適用於 Outlook 的 Vault 增益集

適用於 Microsoft Outlook 的 Autodesk Vault 增益集可對 Microsoft Outlook 內的電子郵件及其他非 CAD 資料執行基本的 Vault 功能。

安裝適用於 Microsoft Outlook 的增益集後，會在 Outlook 2007 和 Outlook 2010 應用程式中加入新的功能區頁籤和功能表項目。

基本工作

使用適用於 Outlook 的 Vault 增益集，您可以執行下列基本的 Vault 工作：

• 登入和登出 Vault
• 將檔案入庫納管至 Vault

對映資料夾

將 Outlook 資料夾對映至 Vault 資料夾後，會自動將入庫納管至 Vault 的新電子郵件項目儲存到相應的 Vault 資料夾中。

在「Outlook 資料夾對映」對話方塊中，可以建立新對映和移除既有的對映。

瞭解「Outlook 資料夾對映」對話方塊

在「Outlook 資料夾對映」對話方塊中，可以執行以下工作：

• 按一下「加入」以開啟「選取資料夾」對話方塊，然後指定資料夾對映偏好。
• 按一下「移除」以移除既有對映。
• 按一下「確定」以結束對話方塊並套用變更。
• 按一下「取消」以結束對話方塊，而不套用變更。

「Outlook 資料夾對映」對話方塊中，有兩個選項可協助您簡化工作環境。

• 在 Outlook 資料夾中收到項目後展示入庫納管對話方塊 - 如果選取該選項，則每當收到新的電子郵件項目後，都會顯示「入庫納管」對話方塊。如果未選取該選項，則會自動將電子郵件項目入庫納管至 Vault。
  註: 依預設，「在 Outlook 資料夾中收到項目後展示入庫納管對話方塊」選項處於未勾選狀態。
• 從 Outlook 資料夾中移除項目後展示提示訊息 - 如果選取該選項，將顯示一個訊息方塊，提醒您「已從 Outlook 中移除一個郵件項目。請手動從 Vault 中移除該項目。」如果未選取該選項，則從 Outlook 資料夾中刪除或移除電子郵件項目時，將不顯示訊息。
  註: 依預設，「從 Outlook 資料夾中移除項目後展示提示訊息」選項處於勾選狀態。

新增資料夾對映

1. 在「Outlook 資料夾對映」對話方塊中按一下「加入」。
2. 選取 Outlook 資料夾，然後按一下「確定」。按一下「新建」按鈕將建立新的 Outlook 資料夾。
3. 從 Vault 資料夾清單中選取既有位置，或按一下「加入資料夾」以建立新的 Vault 資料夾，然後按一下「確定」。 
4. 在「Outlook 資料夾對映」對話方塊中按一下「確定」以儲存變更。 

註: 如果您將日曆資料夾對映至一個 Vault 資料夾，當您接受或拒絕請求時，系統可能會向您發出通知，指示已移除 Outlook 中的一個電子郵件項目，應將其從 Vault 中移除。

規劃性質萃取

對映完成後，要建置可在「已使用」頁籤中查看的交談結構，管理員可以按「設定」按鈕，呼叫必須於其中選取兩個使用者定義的性質的對話方塊。按「確定」後，會將這兩個性質設定為一個 Vault 選項，該選項將由所有連接到該 Vault 的用戶端使用。

註: 只有擁有管理權限的使用者才能看到「設定」按鈕。

規劃

1. 在使用 Autodesk Vault 增益集之前，擁有管理權限的使用者必須在 Vault 中建立兩個性質，並將它們對映至「料件名稱」和「傳送日期」Outlook 性質。請參閱下一節中的〈設定的先決條件〉。
2. 對映完成後，管理員可以按「設定」按鈕，呼叫必須於其中選取兩個使用者定義的性質的對話方塊。按「確定」後，會將這兩個性質設定為一個 Vault 選項，該選項將由所有連接到該 Vault 的用戶端使用。
3. 完成此設定後，入庫納管檔案時，增益集會將電子郵件執行緒做為檔案關聯進行處理。

設定的先決條件

1. 安裝 Microsoft Windows 桌面搜尋：適用於 Outlook 的增益集儲存的郵件 (.msg 檔案) 索引 (MsgFilt.dll)。
2. 在 Vault 用戶端中，選取「工具」>「管理」>「Vault 設定」>「行為」頁籤，然後按一下「性質」按鈕。
3. 選取「新建」以建立兩個新的使用者定義的性質 (UDP)
4. 輸入 UDP 名稱，例如「電子郵件交談主題」和「電子郵件傳送日期」，為這兩個 UDP 分別選取「文字」和「日期」資料類型。建立適當的關聯
5. 選取「對映」頁籤，在「檔案性質」下的空白處按一下，然後選取「匯入性質」。
6. 選取「從 Vault 匯入」或「從檔案匯入」，然後相應地從 Vault 或本端磁碟上選取範例檔案。
7. 選取所需的 MSG 性質。「料件名稱」與「電子郵件交談主題」對映，「傳送日期」與「電子郵件傳送日期」對映。
8. 如果選取「從 Vault 匯入」，則必須對性質重新建立索引或將新 MSG 檔案加入至 Vault 以執行性質萃取，然後才會顯示 MSG 性質。

註: 對磁碟區建立索引的作業可能會影響系統效能，特別是當建立索引的磁碟區是系統磁碟區時。為取得最佳結果，可執行以下步驟來提高系統效能：

在 Windows Server 2008 中規劃 Vault 伺服器

1. 啟動「伺服器管理員」。
2. 在「角色」上按一下右鍵，然後選取「新增角色」
3. 在「新增角色精靈」中，勾選「檔案服務」，然後按一下「下一步」
4. 取消勾選「檔案伺服器」，勾選「Windows Search 服務」，然後按一下「下一步」。
5. 不要勾選「本端磁碟 (C:)」
6. 按一下「安裝」。