Die folgenden Vorgehensweisen werden für jedes Projektmanagementsystem empfohlen:
- Erstellen Sie eine Struktur aus Projektordnern und -dateien, sodass jedes Teammitglied die benötigten Datendateien problemlos auffinden kann und alle Zeichnungen immer am richtigen Ort gespeichert werden.
- Weisen Sie allen Dateien und Objekten, die in der Projektumgebung von mehreren Personen verwendet werden, aussagekräftige und spezifische Namen zu. Standardnamen wie "Achse - (1)" sind besonders gefährlich, da sie in mehreren Dateien auftauchen können und keinen Bezug zu einem echten Objekt haben.
- Legen Sie schriftlich Prozeduren für Teammitglieder fest, die regelmäßig auf Projektdateien zugreifen. Dies ist besonders dann wichtig, wenn Sie Autodesk Vault nicht verwenden. Prozeduren können Anweisungen zur Verwendung von Vorlagen, Benennungskonventionen für Dateien und Ordner und Anmerkungen bei der Bearbeitung von Zeichnungen enthalten. Fordern Sie Teammitglieder auf, alle Ereignisse zu kommunizieren, die andere Benutzer betreffen könnten.
- Speichern Sie bei grundlegenden Entwurfsobjekten wie DGMs und Achsen ein Objekt pro Zeichnung, um optimale Flexibilität zu gewährleisten. Bei einer solchen Zeichnungsstruktur kann ein Teammitglied eine Zeichnung zum Bearbeiten öffnen, während andere Benutzer mit schreibgeschützten Kopien arbeiten. Es kann jedoch auch Ausnahmen von dieser Vorgehensweise geben. Bei kleinen Projekten können auch mehrere Objekte in einer Zeichnung gespeichert werden, wenn diese immer von derselben Person bearbeitet werden. Es ist beispielsweise häufig sinnvoll, mehrere voneinander abhängige Achsen in einer einzelnen Zeichnung zu speichern.