Come descritto nelle sezioni riportate di seguito, è possibile configurare cartelle di lavoro su ogni client o in rete.
Cartelle di lavoro locali
Figura 7: Cartelle di lavoro locali
Quando le cartelle di lavoro vengono mantenute nei computer locali, come illustrato nella figura 7, il traffico di rete viene ridotto al minimo e i membri del team possono lavorare non in linea fuori sede o da casa. Gli utenti creano traffico di rete solo quando archiviano o estraggono i file dal Vault.
Lo svantaggio di questa opzione sta nel fatto che i file di progetto sono memorizzati nel computer locale e pertanto non risultano disponibili per il sistema di backup. Inoltre, l'utilizzo di riferimenti esterni (xrif) e di Gestione gruppo di fogli per condividere i file richiede un numero di operazioni manuali maggiore. Per questa impostazione è inoltre necessario che su ogni computer locale sia disponibile una capacità di memorizzazione adatta alle dimensioni della cartella di lavoro.
Singole cartelle di lavoro di rete
Figura 8: Cartelle di lavoro individuali in rete
La gestione di singole cartelle di lavoro sul server, come illustrato nella figura 8, consente di proteggere il lavoro in corso di ciascun utente dalle modifiche apportate da altri utenti. La presenza di tali cartelle sul server permette inoltre di eseguire backup notturni dei dati.
Lo svantaggio dell'impostazione di cartelle di lavoro individuali sul server è rappresentato da un aumento del traffico di rete. Inoltre, se si esegue un backup notturno delle cartelle, è possibile che i dati risultino molto più numerosi del necessario, in quanto viene eseguito il backup di più copie degli stessi file in ogni cartella.
Cartelle di lavoro di rete condivise
Figura 9: Cartella di lavoro condivisa in rete
Più utenti possono condividere una singola cartella di lavoro, come illustrato nella figura 9. Questa configurazione può risultare più familiare, in quanto molte organizzazioni utilizzano già una cartella centralizzata di dati o progetti per le proprie Carte. È possibile eseguire regolarmente il backup di singole cartelle di lavoro posizionate sul server nello stesso modo in cui si esegue il backup di una cartella di lavoro condivisa, assicurando la protezione dei dati del progetto. Tuttavia, poiché si tratta di un percorso comune, i backup avranno dimensioni più piccole rispetto a quelli delle singole cartelle di lavoro.
Il vantaggio di questa configurazione sta nel fatto che le Carte che contengono riferimenti ai dati o riferimenti esterni vengono segnalate e aggiornate ad ogni salvataggio, non solo quando vengono archiviate nuovamente nel Vault, come nel caso delle altre due opzioni. Lo svantaggio della cartella di lavoro comune è che le modifiche accidentali possono verificarsi più facilmente quando gli utenti utilizzano file appartenenti alla stessa serie di cartelle. Questo approccio è consigliato solo per i team di piccole dimensioni i cui membri comunicano tra loro e non dovrebbero lavorare sulle stesse Carte.