Per qualsiasi team di progetto, in particolare per quelli di grandi dimensioni, è possibile proteggere i dati creando un sistema organizzato di autorizzazioni di accesso alle cartelle di progetto. In genere, si assegna l'accesso in lettura e scrittura a livello di progetto, quindi si applicano limitazioni alle sottocartelle all'interno di un progetto. Risulta normalmente più efficiente applicare le autorizzazioni a gruppi di utenti anziché ai singoli individui. Ad esempio, il team di un progetto può includere topografi, ingegneri civili e tecnici CAD.
Figura 4: Esempio di autorizzazioni di gruppo
Nella figura 4 vengono utilizzate le frecce bidirezionali per indicare l'accesso in lettura e scrittura e quelle unidirezionali per indicare l'accesso in sola lettura:
- I topografi sono gli unici a disporre di accesso in scrittura alla cartella contenente superfici di terreno. Dispongono inoltre di accesso in sola lettura alla cartella contenente le Carte di tracciati, particelle e altri oggetti per progetti civili.
- Gli ingegneri civili dispongono di accesso in sola lettura alle superfici di terreno e alle Carte di produzione e di accesso in scrittura agli oggetti per progetti civili.
- I tecnici CAD dispongono di accesso in sola lettura alla cartella di progettazione e di accesso in scrittura alla cartella delle Carte di produzione.
Un controllo dell'accesso di questo tipo è una funzione amministrativa standard in Autodesk Vault e può essere configurato utilizzando lo strumento di amministrazione Autodesk Vault. Se non si utilizza Vault, è possibile impostare le autorizzazioni nel sistema NTFS (New Technology File System) Microsoft®, tramite le impostazioni di condivisione e protezione a livello di cartella. Contattare l'amministratore del sistema per impostare una strategia efficace. Per qualsiasi strategia, è consigliabile creare vari gruppi di utenti o ruoli e configurare l'accesso alle cartelle per tali gruppi. È possibile aggiungere singoli utenti ad un gruppo per concedere le autorizzazioni appropriate e spostare un utente in un altro gruppo, se necessario.