Zmiany, cykle rozwojowe, stany i kategorie to metadane, które można skonfigurować, aby sprawniej zarządzać danymi. Te metadane mogą być związane z niektórymi zachowaniami programu Vault, które automatycznie wyzwalają zdarzenia zarządzania usprawniające proces roboczy. Aby maksymalnie wykorzystać te elementy, należy rozumieć, jak działają zmiany, cykle rozwojowe i stany oraz kategorie, a także jak można ich używać razem.