Sie können die auf der Schnellsuchleiste oder im Dialogfeld Suchen eingegebenen Suchkriterien speichern, um den gleichen Suchvorgang wiederholt auszuführen.
Es werden nur die Suchkriterien, nicht jedoch die Suchergebnisse gespeichert. Suchvorgänge werden benutzerkontenspezifisch gespeichert, d. h., auf die von Ihnen gespeicherten Suchvorgänge können auch nur Sie zugreifen. Gespeicherte Suchvorgänge können nur im Dialogfeld Suchen geöffnet werden.
Ein Suchordner ähnelt einem gespeicherten Suchvorgang, da jeder Suchordner einem gespeicherten Suchvorgang zugeordnet ist. Suchordner werden im Navigationsbereich unter Eigene Suchvorgänge aufgeführt. Bei Auswahl eines Suchordners wird der ihm zugeordnete gespeicherte Suchvorgang automatisch durchgeführt und die Ergebnisse in der Hauptansicht angezeigt.
Verteilte Suchvorgänge
Zusätzlich zu den von Ihnen erstellten gespeicherten Suchvorgängen, die im Navigationsbereich unter Eigene Suchvorgänge aufgeführt werden, gibt es verteilte Suchvorgänge, die vom Administrator gespeichert werden und an Ihr Projekt angepasst sind. Dies ist das anfängliche Suchkriterium, das beim Zugriff auf das System festgelegt wird.
Als Administrator können Sie ein Suchkriterium erstellen und als verteilten Suchvorgang zur Verwendung speichern. Der Administrator kann die konfigurierten Einstellungen dann für den Vault Client einrichten, sodass die Benutzer diese für ihre normalen Aktivitäten verwenden können.
Als Benutzer können Sie die vom Administrator erstellten Vorgabesuchkriterien verwenden oder sie nach Bedarf kopieren und ändern.
Suche speichern
Suchordner können aus bereits gespeicherten Suchvorgängen oder direkt im Dialogfeld Suchen erstellt werden.
- Klicken Sie im Dialogfeld Suchen auf
Aktuelle Suche speichern, um die aktuellen Suchkriterien zu speichern.
- Geben Sie den Namen des Suchvorgangs in das Dialogfeld Suche speichern ein.
- Wählen Sie Als Ordner speichern, um den Suchvorgang als Ordner zu speichern. Suchordner werden im Navigationsbereich unter Eigene Suchvorgänge aufgeführt. Vorgabemäßig werden Suchvorgänge als Suchordner gespeichert.
Wenn Sie Administrator sind, können Sie Als verteilten Suchvorgang speichern auswählen, um den Suchvorgang als verteilten Suchvorgang zu speichern, der von den Benutzern verwendet werden kann.
Bei Anzeige der Ergebnisse eines Suchordners in der Hauptansicht kann zur weiteren Eingrenzung über die Schnellsuchleiste ein Suchvorgang innerhalb der Suchergebnisse durchgeführt werden. Die kombinierte Suche lässt sich wiederum speichern, wobei die Suchordnerkriterien UND die Schnellsuchkriterien berücksichtigt werden.
Verwalten von gespeicherten Suchvorgängen
- Als Ordner anzeigen: Listet alle von Ihnen erstellten gespeicherten Suchvorgänge auf. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die gespeicherten Suchvorgänge, die Sie im Vault Client einrichten möchten.
- Verteilt: Listet alle vom Administrator erstellten verteilten Suchvorgänge auf. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die verteilten Suchvorgänge, die Sie im Vault Client einrichten möchten. Diese Option ist nur für die Verwaltung verfügbar.
- Umbenennen: Benennen Sie den ausgewählten gespeicherten Suchvorgang um. Geben Sie den neuen Namen des Suchvorgangs ein.
- Kopieren: Kopieren Sie den ausgewählten gespeicherten Suchvorgang. Geben Sie den Namen des Suchvorgangs ein, und wählen Sie Als Ordner speichern, um den kopierten Suchvorgang unter Eigene Suchvorgänge anzuzeigen.
Für Administratoren: Wählen Sie Als verteilten Suchvorgang speichern, um den Suchvorgang auf dem Server zu speichern, sodass er für alle Benutzer auf dem Vault Client bereitgestellt wird.
- Löschen: Löschen Sie den ausgewählten gespeicherten Suchvorgang.
Wenn Sie als Administrator einen verteilten Suchvorgang mit derselben Namenskonvention wie ein lokaler Suchvorgang erstellen, der von einem Endbenutzer verwendet wird, ersetzt Vault den lokalen Suchvorgang durch den verteilten Suchvorgang, ohne den Benutzer zu benachrichtigen.
Gruppieren gespeicherter Suchvorgänge
Erstellen einer neuen gespeicherten Suchgruppe
- Klicken Sie unter Gespeicherte Suchordner mit der rechten Maustaste auf den Knoten Eigene Suchvorgänge oder Verteilte Suchvorgänge (für die Verwaltung verfügbar), und klicken Sie auf Neue Gruppe.
- Geben Sie im Textfeld einen neuen Namen für die Gruppe ein.
- Wählen Sie eine gespeicherte Suche aus, und ziehen Sie sie in die neue Gruppe. Die gespeicherte Suche wird in die Gruppe verschoben.
- Doppelklicken Sie auf die Gruppe, um sie zu erweitern.
- Ziehen Sie die gespeicherte in der Gruppe an eine neue Position, um deren Reihenfolge innerhalb der Liste zu ändern.
Umbenennen einer gespeicherten Suchgruppe
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Gruppe, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Umbenennen aus. Geben Sie im Textfeld einen neuen Namen für die Gruppe ein.
Entfernen einer gespeicherten Suchgruppe
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Gruppe, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Löschen aus. Die gespeicherte Suchgruppe wird entfernt, und alle in der Gruppe enthaltenen gespeicherten Suchvorgänge werden ebenfalls entfernt.
Öffnen eines gespeicherten Suchvorgangs
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gespeicherten Suchvorgang, und wählen Sie Gespeicherten Suchvorgang öffnen.
- Sie können auch im Dialogfeld Suchen auf
klicken, um das Dialogfeld Gespeicherte Suchvorgänge zu öffnen.
Im Dialogfeld Gespeicherten Suchvorgang öffnen werden alle von Ihnen erstellten gespeicherten Suchvorgänge sowie die vom Administrator erstellten verteilten Suchvorgänge aufgeführt.
- Wählen Sie den gespeicherten Suchvorgang aus, den Sie öffnen möchten.
- Klicken Sie auf Öffnen.