Edición de transiciones de estado de ciclo de vida

Configure los criterios de transición de un objeto en un determinado estado de ciclo de vida para pasarlo a un nuevo estado de ciclo de vida. También puede determinar las acciones que se activan automáticamente con el cambio de estado.

Cuando un objeto se mueve de un estado de ciclo de vida al siguiente, se invoca una transición. Por ejemplo, cuando un archivo en estado de Trabajo en curso se cambia a un estado Lanzado, se trata de una transición de estado.

Para cada transición de estado de ciclo de vida, puede configurar:

• Criterios de transición: permite configurar los criterios de propiedad que determinan cuándo se puede producir una transición de estado. Por ejemplo, los administradores pueden hacer que no se pueda realizar la transición de un archivo al siguiente estado sin que la propiedad Aprobador inicial tenga un valor.
• Acciones que se producen cuando se realiza la transición: permite configurar los eventos que se llevarán a cabo de manera automática cuando se produzca una transición correctamente. Por ejemplo, si se mueve un archivo a un estado nuevo, se produce una revisión adicional automática.
• Permisos de control de acceso: permite determinar los grupos o usuarios que pueden ejecutar una transición.
• Lanzar restricciones: en la ficha Transiciones del cuadro de diálogo Definición de ciclo de vida, puede ver las transiciones disponibles entre cada estado y editar la configuración para cada transición.

Acceso de transiciones de estado de ciclo de vida

1. Haga clic en Herramientas > Administración > Configuración de Vault.

2. En el cuadro de diálogo Configuración de Vault, haga clic en la ficha Comportamientos > Ciclos de vida.

3. En el cuadro de diálogo Definición de ciclo de vida, seleccione el nombre de la definición de ciclo de vida para el que desee configurar transiciones de estado y haga clic en Editar. El nombre de definición seleccionado aparece en la barra de título.

4. En la lista Estados de ciclo de vida, seleccione el estado de ciclo de vida para editar y haga clic en la ficha Transiciones.

5. En la ficha Transiciones, las transiciones de estado se muestran en las columnas Del estado y Al estado. Seleccione la transición que desea modificar y haga clic en Editar.

   Existen tres opciones en el cuadro de diálogo Transición: Criterios, Acciones y Seguridad.

Configuración de criterios de transición

Utilice los criterios de transición para determinar cuándo se produce una transición. La transición no se producirá hasta que se cumplan los criterios.

Adición de criterios de transición

1. En el cuadro de diálogo Transición, seleccione la ficha Criterios. En la ficha Criterios, defina los criterios bajo los que se puede producir la transición:

   1. Si lo desea, filtre las propiedades que se muestran en función de una determinada clase de entidad. Por ejemplo, puede definir la configuración para que solo se muestren las Propiedades de archivo en el menú desplegable Propiedades.
   2. En el campo Propiedad, seleccione la propiedad.
   3. En el campo Condición, seleccione la condición.
   4. Si procede, seleccione un valor en el campo Valor. No todas las definiciones de criterio requieren una entrada en el campo Valor.

2. Haga clic en Añadir. La regla se añade a la lista en el cuadro de texto que se encuentra bajo el botón Añadir.

Eliminación o reemplazo de los criterios de transición

1. En la ficha Transiciones, seleccione la transición que desea modificar y haga clic en Editar.

2. En el cuadro de diálogo Transición, seleccione la ficha Criterios y, a continuación, realice una de las siguientes acciones:

   • Seleccione el criterio definido en el cuadro de texto y haga clic en Eliminar.
   • Seleccione el criterio definido en el cuadro de texto, seleccione los criterios nuevos en los cuadros Propiedad, Condición y Valor, y haga clic en Reemplazar.

Operadores booleanos (no distinguen entre mayúscula y minúscula )

Se pueden utilizar los siguientes operadores booleanos al definir el valor de los criterios de transición.

Edición de acciones de transición

Las acciones de transición son eventos que se producen cuando la transición se realiza correctamente. Si se produce algún error durante la transición al estado siguiente, la acción no se llevará a cabo.

Acceso a la ficha Transiciones

1. En el cuadro de diálogo Transiciones, haga clic en la ficha Acciones.
2. Seleccione una clase de entidad en el menú desplegable Filtrar para mostrar solo las acciones disponibles para esa clase de entidad (p. ej., seleccione Carpetas para ver solo las acciones disponibles para las transiciones de estado de carpetas).

Revisión adicional

1. Si desea que se realice una revisión adicional cuando se produce la transición, seleccione una de las siguientes acciones:

   • Revisión primaria adicional
   • Revisión secundaria adicional
   • Revisión terciaria adicional
   Nota: Utilice la flecha desplegable que se encuentra junto a Revisión primaria adicional para elegir niveles de revisión secundarios o terciarios.

   O bien desactive la casilla de verificación para excluir la acción para esta transición.

Sincronizar propiedades

1. Si desea sincronizar las propiedades con el servidor de tareas,

   • seleccione Sincronizar propiedades y actualice los tipos de archivo seleccionados mediante el servidor de tareas.
   • Haga clic en el botón de puntos suspensivos (…) y seleccione el tipo de archivo.

   O bien desactive la casilla de verificación para excluir la acción para esta transición.

Lanzar restricciones

El administrador puede elegir si desea restringir la transición al estado Lanzado de los objetos de Vault en función del estado de los hijos dependientes, el contenido y los datos vinculados. Todos los datos que no se encuentra en un estado Lanzado (consumible) provocan una restricción e impiden la transición de los objetos seleccionados.

limpiar

Si quiere activar la limpieza de archivos y artículos durante la transición de estado, seleccione la acción Limpiar. Todos los archivos, carpetas y elementos modificados durante el cambio de estado correspondiente se limpiarán con la tarea de limpieza selectiva del servidor.

Crear un trabajo personalizado

Asocie un trabajo personalizado con una transición de ciclo de vida. Hay dos pasos necesarios para crear un trabajo personalizado. En primer lugar, un administrador debe añadir un trabajo personalizado a un ciclo de vida. En segundo lugar, un programador debe crear el trabajo.

Más información: Crear un trabajo personalizado

Edición de la seguridad de transición

Para determinar quién puede realizar una transición, configure Seguridad de transacciones. Cualquier usuario con acceso de modificación puede invocar el comando Cambiar estado en el objeto.

Administración de restricciones de transiciones

1. En el cuadro de diálogo Transiciones, haga clic en la ficha Seguridad.
2. Cuando la casilla de verificación No hay restricciones en esta transición está seleccionada, no se pueden definir opciones de seguridad para la transición. Para añadir restricciones de transiciones, desactive la casilla de verificación No hay restricciones en esta transición si está seleccionada. Haga clic en Añadir.

Adición de miembros

Se debe hacer que los miembros o grupos estén disponibles y, a continuación, se añaden a la lista Miembros actuales para activar el permiso de transiciones.

1. En el cuadro de diálogo Añadir miembros, seleccione los miembros o grupos en la lista Seleccionar miembros de para añadirlos a la lista Miembros disponibles.
2. En la lista Miembros disponibles, seleccione los miembros o grupos que se añadirán a la lista Miembros actuales y, a continuación, haga clic en Añadir.

Eliminación de miembros

• En el cuadro de diálogo Añadir miembros, seleccione los miembros y grupos en la lista Miembros actuales y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Modificación de permisos de los miembros existentes

• En el cuadro de diálogo Añadir miembros, seleccione el permiso que se encuentra junto al miembro para el que desea permitir o impedir el acceso y seleccione el permiso nuevo en la lista desplegable.

Configurar el control de revisión entre iguales

Defina una revisión entre iguales en un archivo durante una transición de estado. El mecanismo de control comprueba si el usuario actual no es el mismo usuario que ha ejecutado el cambio de estado anterior.

Por ejemplo, al pasar un archivo del estado Trabajo en curso a Lanzado, el usuario que trabaja en el archivo en el estado Trabajo en curso no puede mover el archivo al estado Lanzado.

Bajo el control de revisión entre pares, puede definir varios criterios de transición que determinen cuándo puede producirse una transición de estado. Una vez que se cumplen los criterios, el sistema comprueba el usuario en los estados "Desde" y "Hasta". El usuario que establece el archivo en el estado "Desde" de la transición no podrá cambiar el estado a "Hasta". Esta función se puede utilizar para facilitar la delegación de autoridad y aumentar la transparencia.

• La comprobación de revisión entre iguales solo se puede aplicar en archivos y funciona en un ciclo de vida.
• Todas las reglas de un conjunto de reglas se ejecutan en orden de prioridad de arriba abajo.

Añadir reglas

1. En el cuadro de diálogo Transiciones, haga clic en la ficha Revisión entre iguales.

2. En la ficha Revisión entre iguales, defina la regla en la que se puede producir el cambio de estado. Una regla puede incluir varios criterios.

   • En el campo Nombre de regla, defina el nombre de la regla.
   • En el campo Propiedad, seleccione la propiedad.
   • En el campo Condición, seleccione la condición.
   • Si procede, seleccione un valor en el campo Valor. No todas las definiciones de criterio requieren una entrada en el campo Valor.

3. Haga clic en Añadir. La regla se añade al campo Criterios de regla.

   Puede añadir varios criterios a una regla. Una vez que se hayan añadido todos los criterios, haga clic en Aceptar.

Eliminar reglas

1. En la ficha Transiciones, seleccione la transición que desea modificar y haga clic en Editar.
2. En el cuadro de diálogo Transición, seleccione la ficha Revisión entre iguales.
3. Seleccione la regla definida en el cuadro de texto y haga clic en Eliminar.