电子签名集成通过消除打印、手动签名和扫描文档的需求来简化文档审批流程。此数字化工作流具有几个主要优势：

• 更快的审批：使签名者能够从任何设备远程审阅和签署文档，从而将审批时间从几天缩短到几小时。
• 无缝的 Cost Management 工作流：将签名流程直接集成到预算、变更单和成本文档的现有 Cost Management 工作流中。
• 增强跟踪：实时监控文档状态，并在签署文档或需要跟进时收到自动通知。
• 改进合规性：保留完整的审计追踪记录，包括所有签名的时间戳、IP 地址和身份验证记录。
• 减少管理开销：消除打印、扫描和归档实体文档等手动任务，同时确保安全的文档存储。

凭借对行业领先提供商（包括 SignNow、Adobe Sign、DocuSign 和 Dropbox Sign）的支持，您可以选择最适合您组织现有工作流和安全要求的解决方案。

本文内容：

• 配置帐户级电子签名设置
  • 选择电子签名提供商
  • 选择电子签名帐户
  • 定义和管理签名者角色
    • 添加自定义签名者角色
    • 添加自定义字段类型
  • 为电子签名工作流添加文档模板
• 配置项目级电子签名设置
  • 添加特定于项目的签名者
  • 为项目的电子签名工作流设置文档模板
• 发送文档进行电子签名
  • 准备文档以进行签名
  • 发送文档以进行签名
  • 以签名者身份对文档进行电子签名
  • 执行已签名的文档
• 电子签名集成疑难解答
  • 已发送文档中的布局或格式问题
  • 无法发送文档进行签名
  • 未收到用于签名的电子邮件
  • 超出文件大小限制
  • 在 Adobe Sign 中启用收件人组

配置帐户级电子签名设置

本部分介绍如何集帐户级电子签名设置。它包括：

1. 选择电子签名提供商和帐户：从 SignNow、Adobe Sign、DocuSign 或 Dropbox Sign 中进行选择。
2. 定义和添加自定义签名者角色：为签名者创建和管理角色。
3. 创建自定义字段类型：为每个签名者角色自定义字段。
4. 添加文档模板：为电子签名工作流设置文档模板。

这些步骤有助于对关联到帐户的所有项目顺利地进行电子签名。

请观看视频以查看工作流，或按照以下部分中的步骤进行操作：

 

选择电子签名提供商

要配置电子签名提供商，请导航到电子签名设置。

1. 转至 Hub Admin，单击“库”，然后选择“Cost Management”。

   

2. 单击“设置”。

   

3. 选择您首选的电子签名服务提供商：

   • Adobe Sign
   • DocuSign
   • SignNow
   • Dropbox Sign

   

选择电子签名帐户

选择电子签名服务提供商后，您可以配置电子签名帐户。有两个可用的选项：

• 帐户范围的共享帐户：当中心管理员选择此选项时，系统会提示对电子签名提供商进行一次性登录。登录后，帐户将保持身份验证状态，并且发送文档进行电子签名时不需要再次登录。当主要由一个人来管理和发送文档进行签名时，此选项是理想的选择。

• 项目范围的共享帐户：选择此选项后，单个团队成员可以在项目级别使用其电子签名帐户登录。经过身份验证后，该特定项目中的所有用户都会通过共享的身份验证自动获得对电子签名工作流的访问权限。项目共享一个电子签名帐户，由项目管理员进行管理。此选项提供了项目级控制，同时不再需要在项目内进行单个用户登录。

  提示：在项目创建期间，可以将登录帐户从项目模板复制到新项目。

• 个人帐户：选择此选项后，每个用户每次发送文档进行签名时，都需要登录到电子签名提供商。此选项适用于由多个用户独立管理文档签名的场景。

定义和管理签名者角色

选择电子签名服务提供商后，您将看到默认签名者列表。您可以单击每个签名者以查看详细信息。每个签名者角色都具有：

1. 可编辑且唯一的字段标记键。
2. 默认的字段类型。
3. 字段名称（唯一且仅适用于复选框和文本字段类型，不适用于 SignNow）。
4. 与每个字段类型关联的字段标记。

您可以添加自定义签名者角色或自定义字段类型以自定义电子签名提供商集成。准备就绪后，单击右上角的“保存”。之后，您可以开始在库中添加文档模板。

添加自定义签名者角色

除了使用默认签名者角色外，您还可以在帐户级别创建自定义角色：

1. 单击“添加签名者”。

   

2. 选择“成员”。此选项是默认选项。

3. 从下拉列表中选择用户。

4. 单击“添加”。

若要添加用户，请执行以下操作：

1. 选择“电子邮件”而不是“成员”，然后提供名字、姓氏和有效的电子邮件地址。
2. 单击“添加”。

添加的成员或新用户将显示在签名者列表中。

添加自定义字段类型

您可以管理每个签名者角色具有的字段。还有一个选项用于创建自定义字段类型。对字段所做的任何修改都将应用于所有签名者。

若要添加自定义字段类型，请单击“管理字段”，然后：

1. 单击“添加字段”。
2. 从可用选项（例如“复选框”或“文本字段”）中选择所需的字段类型。
3. 字段名称将自动填充默认的唯一值。您可以编辑此名称以满足自己的要求。
4. 通过切换“必需”设置（默认值为“否”）来指定该字段是否为必填字段。
5. 系统会自动填充标准宽度和高度（以像素为单位）。根据需要调整这些尺寸以符合自己的规范。
6. 如果需要，可以通过单击相应字段类型旁边的图标来删除任何自定义字段。
7. 单击“完成”以保存更改。

为电子签名工作流添加文档模板

若要为电子签名工作流配置文档模板，请执行以下操作：

1. 在“库”的“Cost Management”类别中，单击“创建成本设置”。您现在可以添加文档模板。

   

2. 对于选定的电子签名供应商，请使用下拉列表查看签名者角色及其字段标记。

   注意：要了解有关 Dropbox Sign 的字段标记的详细信息，请参见 Dropbox 中有关文本标记的文章。

3. 将光标悬停在相应的字段标记上，然后单击复制图标以进行复制。

   

完成后，您可以将标记粘贴到文档模板的相应字段中。在下面的示例中，为所有者和承包商添加了“签名”和“全名”标记：

下一步：

1. 将文档上传到指定部分或使用样例文档作为模板。

2. 系统将自动检测文档模板中的签名者列表，并填充上传的文档旁边的“签名者”部分以及日期。

   

   注意：只有变更单、合同（供应商合同）和支付申请支持电子签名签名者映射。主合同不支持自动签名者映射。

3. 单击签名者以配置：

   • 签名者（不能为空）。注意：对于 Dropbox Sign，请从下拉列表中选择每个签名者。它们不能映射到同一签名者或角色。通过这种方式，您最多可以添加 10 个签名者。
   • 签名顺序（可选）。默认情况下，签名顺序处于启用状态。若要更改签名顺序，请取消选择签名者，然后按所需顺序重新选择他们。注意：对于 Dropbox Sign，如果强制执行签名者顺序，则签名者 1 先签名，然后签名者 2 再签名，依此类推。如果没有强制执行签名者顺序，签名者可以按任意顺序签名。
   • 主题行和消息（可选）。
   • 提醒日（单日或多日）和到期日（单日或多日）（可选）。

4. 单击“保存”。

然后，单击右上角的“保存”。

最后一步是将保存的文档模板指定给项目。若要了解如何执行此操作，请参见库中的成本设置主题。

配置项目级电子签名设置

本部分介绍如何在项目级别配置电子签名设置。它包括添加特定于项目的签名者和配置电子签名文档模板的步骤。这些设置仅适用于特定项目，而不会影响与该帐户关联的其他项目。

请观看视频以查看工作流，或按照以下部分中的步骤进行操作：

添加特定于项目的签名者

访问要在其中配置电子签名设置的项目，然后：

1. 导航到“Cost Management”，然后选择“设置”。“常规”选项卡是默认选项卡。
2. 向下滚动到“电子签名”。
3. 单击“管理”。此时将显示已在帐户级别配置的签名者的列表。

要添加特定于项目的签名者，请按照前面概述的步骤进行操作，因为该过程与帐户级别的过程类似。

为项目的电子签名工作流设置文档模板

作为项目管理员或具有完全控制权限的成员，在项目级别为电子签名设置文档模板。转到 Cost Management 中的“设置”，然后向下滚动到相关工具（“预算”、“成本”或“变更单”）的“文档模板”设置。

如果文档已在帐户级别上传，则现在可以在此处使用它，并标有 图标，而且可以通过单击“编辑”进行配置。但是，如果在帐户级别没有可用的文档，则您始终可以在项目级别添加文档（仅适用于特定项目）。若要执行此操作，请单击“编辑”，然后以如前所述的类似方式上传新文档。

发送文档进行电子签名

本部分介绍如何在 Cost Management 中准备和发送文档以进行电子签名。它包括准备文档、发送文档以进行签名、处理登录要求、通知签名者以及确认文档已正确执行和存储的步骤。

请观看视频以查看工作流，或按照以下部分中的步骤进行操作：

准备文档以进行签名

在将文档发送给签名者之前，您需要准备一个文档包。您可以为合同、支付申请或变更单创建一个包。若要执行此操作，请在 Cost Management 中，转至相关工具（“预算”、“成本”或“变更单”）。在此示例中，我们将为合同准备文档：

1. 转到“成本”工具，打开“合同”选项卡。
2. 选择合同以打开其弹出菜单。
3. 在“文档”部分中，转到“文档包”。
4. 单击“添加文档”。
5. 选择“从文档模板生成”。
6. 选择在上述配置过程中上传的文档模板，其标有 图标。

发送文档以进行签名

有两种方式可用来发送文档。您可以单击文档包旁边的“更多” 菜单，然后选择“发送以签名”。

或者您可以：

1. 滚动到弹出菜单顶部，然后单击“发送”。

   

2. 在“向供应商发送电子邮件”窗口中，选择“发送以签名”。

3. 单击“发送”。

   

发送多个文档

当您发送多个生成的文档进行电子签名时，系统会自动将它们合并为一个 PDF，并合并每个模板中的签名设置。下表说明了合并的文档是如何创建的：

设置	如何组合
签名者	所有模板中的签名者按照与合并的 PDF 中的文档相同的顺序合并 如果所有模板都强制执行签名顺序，则合并的文档也会强制执行签名者顺序。否则，将不会强制执行签名者顺序 重复的签名者将被移除 - 如果某个签名者出现多次，仅保留第一次出现的实例
主题	使用合并的 PDF 中第一个模板的主题
抄送名单	所有模板中的抄送收件人组合在一起 移除重复项
消息	使用合并的 PDF 中第一个模板的消息
提醒	使用所有模板中最早的提醒设置
到期日期	使用所有模板中最早的到期日期设置

这种自动合并可确保简化签名流程，同时保留最严格的设置（最早提醒和到期日期）以保持合规性要求。

文档已发送，现在正在等待签名者的操作。

以签名者身份对文档进行电子签名

每个签名者都会收到电子邮件通知，要求对文档进行电子签名。作为签名者，您需要单击“查看文档”、“审阅文档”或“审阅并签名”，具体取决于签名提供商。然后，打开要进行电子签名的文档。

执行已签名的文档

所有签名者都已对文档签名后：

1. 合同状态将更新为“已执行”。
2. 已签名的文档将存储在合同弹出窗口的“附件”部分。

电子签名集成疑难解答

已发送文档中的布局或格式问题

如果文档在 Cost Management 中看起来正确，但在发送进行电子签名后出现压缩、扭曲或错位，则问题通常与文档模板相关。在 LibreOffice 中调整模板以修复布局和间距问题。有关详细信息，请参见 Cost Management 中的文档模板。

无法发送文档进行签名

您可能看到“发送以签名”选项不可见，或者“发送以签名”按钮已禁用。当文档包采用 ZIP 格式而不是 PDF 格式时，会发生这种情况。电子签名提供商不支持 ZIP 文件。

为什么生成 ZIP 而不是 PDF

默认情况下，系统会将文档包中的所有文件合并为一个 PDF。如果 PDF 写入器无法处理一个或多个文件，则系统会改为创建一个 ZIP 文件。常见原因包括：

• 加密或受密码保护的 PDF — 这是最常见的原因。在将文件上传到文档包之前，请移除密码保护。
• 损坏的文件 — 正常显示但包含内部错误的文件可能会阻止 PDF 转换。

如何识别有问题的文件

使用消除过程查找导致问题的文件：

1. 打开合同、支付申请或变更单的文档包。
2. 查看包含的每个文件的特性。检查是否有任何 PDF 文件受密码保护或已加密。
3. 移除可疑文件并再次尝试合并包。
4. 重复上述步骤，直到文档包生成为 PDF。

未收到用于签名的电子邮件

首先，验证文档模板中的标记是否已正确配置并正确映射到指定的签名者。此外，您还可以仔细检查签名者是否已添加并分配给文档设置中的相应角色。按照配置帐户级电子签名设置中的步骤在帐户级进行设置，然后导航到配置项目级电子签名设置以检查每个项目的设置。

超出文件大小限制

如果由于文件大小限制而无法发送文档进行签名，请检查您的文档是否满足电子签名提供程序的文件大小要求。每个提供程序对文档和附件大小都有特定的限制。有关这些限制的完整详细信息，请参见产品限制。

在 Adobe Sign 中启用收件人组

如果您遇到与未在 Adobe Sign 中启用收件人组相关的问题，请按照以下步骤来启用该功能：

1. 以帐户管理员或组管理员身份登录到您的 Adobe Sign 帐户。
2. 导航到“帐户”，然后单击“帐户设置”和“发送设置”。
3. 向下滚动到“收件人组”。
4. 选择“允许发件人在单个签名步骤中添加多个收件人，以便列出的任何收件人都可以代表整个组参与”选项。
5. 单击“保存”。

有关详细信息，请参阅如何启用收件人组一文。