处理 RFI

RFI 会经历由状态更改驱动的动态审阅过程。工作方式如下：

1. 创建：创建默认状态为“已提交”的 RFI。如果无法立即完成，则创建者可将状态设置为“草稿”。
2. 提交（仅管理者）：创建者提交 RFI，将其所有权转移给管理者。
3. 审阅：管理者现在可以分配最多 10 个审阅者，将状态更改为“待解决”。在 RFI 类型设置中设置默认审阅者。
4. 答复：审阅者提供其答复，这些答复将单独进行跟踪。审阅者可以在 RFI 处于“待审阅”状态且他们仍为被分配者时编辑其答复。管理者还可以指示是否应跳过这些内容。
5. 正式答复：管理者审阅答复，从列表中选择正式答复，添加注释和附件（如果已启用），并将状态更改为“已回答”。
6. 关闭：在答复后，管理者将状态设置为“已关闭”，并将 RFI 分发给所有项目成员。已关闭的 RFI 可以保存到文件。

如果在任何时候 RFI 变得不相关，则可以从状态下拉菜单中将其标记为“作废”。

请考虑以下示例：总承包商（创建者）启动 RFI。Global Construction（经理）接收该 RFI，并将其指定给 Elegant Design、City Permitting 和 Regional Utilities（审阅者）以获得答复。管理者审阅答复，选择正式答复，然后将其返还给总承包商。

RFI 审阅表

审阅表是 RFI 工具的一项重要功能。对于每个 RFI 条目，通过审阅表可以轻松访问使所有负责方（被分配者）、其答复和答复信息（如日期和答复类型）。

RFI 答复和操作按时间顺序列出。审阅 RFI 时，所有先前的答复按回答的先后顺序从上到下列出，这样很容易跟踪对话并快速采取行动。

RFI 活动日志

活动日志是 RFI 工具的一项基本功能，可全面记录与信息请求 (RFI) 相关的所有活动。它提供所有交互的时间顺序帐户，包括状态更改、答复、文档上传、编辑和其他相关活动。

除了跟踪状态更改和其他重要操作外，RFI 工具的活动日志还通过使用注释促进项目参与者之间的沟通。此交互式功能使您可以直接在日志中添加上下文注释、提出问题或提供其他信息。

关闭并分发 RFI

在以下情况下关闭并分发 RFI：

• 仅有审阅者的工作流：在这种情况下，“关闭并分发”向导始终由 RFI 管理者在关闭 RFI 时使用。
• 有协调员的工作流：只有在启用“编辑正式答复”高级设置时，RFI 管理者才会使用“关闭并分发”向导，允许管理者编辑协调员的正式答复。

关闭和分发包含两个步骤：

第 1 步：

• 向导的左侧显示审阅者提供的先前答复。RFI 管理者可以选择一个或多个要包含在正式答复中的答复。
• 右侧显示将提交的正式答复。如果 RFI 管理者有权编辑正式答复（基于“编辑正式答复”高级设置），则他们可以选择将附件添加到答复或删除以前添加的附件。

第 2 步：

• 左侧提供了将分发的正式答复（包括任何附件）的不可编辑预览。
• 右侧主要是分发设置，例如选择监察员、添加注释以及选择是否将 RFI 详细报告保存在项目文件夹中。

RFI 附加信息

RFI 工具的“附加信息”部分可提供额外的灵活性和自定义，以更好地满足项目或组织的特定需求。本部分包含您可以根据独特项目要求定义的所有自定义 RFI 字段。

通过自定义字段，您可以捕获和存储 RFI 表单中标准字段可能未容纳的数据。这些字段可能包含特定代码、标识符、类别或与项目 RFI 相关的任何其他数据的字段。

从本质上讲，“附加信息”部分增强了 RFI 工具捕获、存储和报告有效项目管理所需的所有信息的能力。

RFI 参考

RFI 工具中的“参考”功能可显著增 RFI 的清晰性和全面性。此功能使您可以将各种类型的相关内容直接链接或参考到 RFI。这可能包括：

1. 文件和图纸：这些文件和图纸可以包含提供 RFI 的必要上下文或详细信息的相关文档、图形或电子表格。
2. 照片：图像可以提供视觉上的澄清，帮助说明当前的问题。
3. 提交资料：提交资料参考可以帮助将 RFI 链接到与项目相关的特定材料、产品或设备。
4. 规格部分：对特定规格部分的参考提供了对适用于 RFI 的相关技术要求或标准的直接链接。
5. 问题：参考相关问题可以提供其他上下文，并显示 RFI 如何与更广泛的项目难题或问题相关联。
6. 其他 RFI：有时，RFI 是互连的。参考其他 RFI 有助于避免冗余并确保所有相关查询都一起处理。
7. 明细表：链接到项目明细表可以强调 RFI 对项目时间表的影响或突出依存关系。
8. 资产：当 RFI 与这些元素相关时，参考特定资产（如设备或设施）可能至关重要。
9. 潜在变更单 (PCO)：RFI 通常会导致项目发生更改。参考潜在变更单有助于跟踪这些变更及其含义。
10. 表单：与 RFI 关联的表单（例如检查表单或核对表）可以作为参考附着。

在创建 RFI 条目时，或稍后在 RFI 条目的页面上，可以添加参考。要添加对 RFI 条目的参考，请执行以下操作：

1. 在“参考”部分中单击“添加参考”按钮。
2. 选择参考类型。
3. 选择一个或多个参考。
4. 单击“添加”按钮。

RFI 附件

附件在 RFI 流程中起着重要作用，可提供其他上下文、说明和支持文档。RFI 工具允许用户在 RFI 生命周期的各个阶段附加相关文件，从而增强项目利益相关方之间的沟通和协作。

正式答复附件

“正式答复附件”功能允许协调员和管理者角色在提交 RFI 的正式答复时添加附件。

哪些人员可以向 RFI 正式答复中添加附件？

• 协调员在 RFI 处于“待解决审阅中”状态（在移至审阅者之前）或处于“待解决已回答”状态（审阅者回答之后）时提交正式答复
• RFI 管理者关闭处于待解决等待提交状态的 RFI
• 只有 RFI 管理者启用“编辑正式答复”高级设置，才能关闭处于“待解决已回答”状态的 RFI

谁可以查看 RFI 正式答复附件？

任何有权访问相关 RFI 条目的 Build 成员都将能够在 Web 和移动设备上查看正式答复附件。

RFI 状态