合規性需求

在提交成本付款申請、合約、報價請求或變更命令期間，分包商通常必須向總承包商提供大量支援文件。利用合規性需求工作流程，您可追蹤並儲存留置權放棄或保險與保證的憑證。

快速導覽：

合規性需求入門

合規性需求工作流程涉及兩個主要成員群組，這兩個群組具有不同的職責：

針對專案管理員

  1. 初始設定：在專案設定中建立合規性需求樣板 → 步驟 1：設定需求
  2. 規劃：將需求設定為可選/必要，並規劃到期日 → 步驟 2：規劃需求
  3. 持續管理：監控合規性狀態並在必要時進行取代 → 步驟 4：追蹤合規性

針對專案成員

  1. 瞭解需求：瞭解提交需要哪些文件並上載文件 → 步驟 3：上載文件
  2. 狀態監控：追蹤合規性狀態和到期日 → 步驟 4：追蹤合規性

步驟 1：設定合規性需求 (管理員)

誰可以執行此作業：僅限專案管理員

管理員必須先在專案設定中建立需求樣板，之後團隊成員才可以使用合規性需求。

建立需求樣板

根據您建立需求的用途選擇適當的設定位置：

此功能可用於建立以下樣板：保險證明書、留置權放棄書、安全證明文件、保證金證明書。

快速設定摘要

  1. 導覽至「設定」，然後選擇「成本」或「變更命令」頁籤。
  2. 展開「合規性需求」區段。
  3. 按一下項目類型 (「合約」、「付款」、「報價請求」或「供應商變更命令」) 旁邊的「加入」。
  4. 定義需求名稱、描述和條件。
  5. 設定基於文件或條件的需求。
  6. 儲存您的樣板。
秘訣: 從您的專案需要的最常見需求開始，然後視需要加入其他需求。

步驟 2：設定合規性需求 (管理員)

建立樣板後，管理員可以在其詳細資料面板中自訂特定項目的需求。

將需求設定為可選或必要

導覽至任何項目的詳細資料面板，然後找到「合規性需求」區段：

  1. 按一下任何需求旁邊的「更多」功能表 「更多」功能表圖示。
  2. 選擇「設為可選」或「設為必要」。
注意事項: 如果所有需求皆為可選，則項目被視為合規。

合規性需求可選或必要規劃選項

設定到期日

對於保險證明書等時間敏感文件：

  1. 在需求詳細資料中，啟用「需要文件到期日」。
  2. 上載時，系統會提示成員設定到期日。
  3. 到期的文件將顯示在日曆檢視和通知中。

合規性需求到期日規劃對話方塊

步驟 3：上載所需文件 (所有成員)

誰可以執行此作業：具有協同合作權限的成員

當合規性需求處於作用中狀態時，您會在項目的詳細資料面板中看到這些需求。

瞭解需求

當需求為必要時，你將看到：

上載程序

  1. 移至項目詳細資料中的「合規性需求」區段。

  2. 按一下需求旁邊的「加入文件」。

  3. 選擇您的上載方式：

    • 選取既有文件：從專案已有的文件中選擇
    • 從您的電腦上載：瀏覽並上載新檔案
    • 從 Autodesk Docs 附加：從連接的 Autodesk Docs 選取

合規性需求文件上載工作流程展示

Document Management

秘訣: 文件會變成「合規性需求中已參考」狀態，並且為了保留稽核記錄只能進行有限的編輯。

步驟 4：追蹤和監控合規性

監控合規性狀態

概述表中的「合規性」欄顯示即時狀態：

概述表中的「合規性」狀態欄

注意事項: 即使合規性處於待決狀態，您也可以解除封鎖並允許提交動作。

在表格中檢視合規性狀態

加入「合規性文件到期日」欄，用於追蹤到期日：

  1. 在「成本」或「變更命令」工具中，移至相關頁籤 (「合約」、「成本付款申請」、「報價請求」或「供應商變更命令」)。
  2. 按一下 「設定」齒輪圖示 圖示。
  3. 尋找並選取「合規性文件到期日」欄。

該欄會顯示在「日期」區段中。依日期分組可快速識別即將到來的到期日。

將「合規性文件到期日」欄加入至表格檢視

日曆整合

到期日會自動顯示於：

注意事項: 當多個需求具有不同的到期日時，日曆和清單檢視中僅會顯示最近的日期。

常見疑難排解問題

問題 解決方法
即使已上載文件也無法提交 檢查是否所有必要合規性項目都包含文件
文件未顯示在合規性區段中 確保將文件上載到正確的需求
「合規性」欄不顯示 透過表格設定 (齒輪圖示) 加入該欄
無法修改已上載的文件 為了保留檢核記錄，合規性需求中的文件只能進行有限的編輯
顯示的到期日不正確 如果有多個需求，系統會顯示最近的到期日

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