電子簽章整合消除了列印、手動簽署和掃描文件的需要，從而簡化了文件核准程序。此數位工作流程具有以下幾個主要優勢：

• 更快核准：讓簽署者可以從任何裝置遠端審閱和簽署文件，將核准時間從幾天縮短到幾小時。
• 無縫 Cost Management 工作流程：將簽署程序直接整合到預算、變更命令和成本文件的現有 Cost Management 工作流程中。
• 增強的追蹤：實時監控文件狀態，並在文件已簽署或需要跟進時接收自動通知。
• 改進合規性：維護完整的檢核記錄，在其中包含所有簽章的時間戳記、IP 位址和身分驗證記錄。
• 減少管理開銷：消除列印、掃描和歸檔實體文件等手動工作，同時確保安全儲存文件。

支援業界領先供應商 (包括 SignNow、Adobe Sign、DocuSign 和 Dropbox Sign)，讓您可以選擇最適合貴組織現有工作流程和安全性需求的解決方案。

本文內容：

• 規劃帳戶層級電子簽章設定
  • 選取電子簽章提供者
  • 選取電子簽章帳戶
  • 定義和管理簽署者角色
    • 加入自訂簽署者角色
    • 加入自訂欄位類型
  • 為電子簽章工作流程加入文件樣板
• 規劃專案層級電子簽章設定
  • 新增專案特定的簽署者
  • 為專案的電子簽章工作流程設定文件樣板
• 傳送文件以進行電子簽署
  • 準備要簽署的文件
  • 傳送文件以供簽署
  • 以簽署者身分對文件進行電子簽署
  • 執行已簽署的文件
• 電子簽章整合疑難排解
  • 無法傳送文件以供簽署
  • 未收到通知簽署的電子郵件
  • 超過檔案大小限制
  • 在 Adobe Sign 中啟用收件者群組

規劃帳戶層級電子簽章設定

本節介紹如何規劃帳戶層級電子簽章設定。其中包括：

1. 選取電子簽章提供者和帳戶：選擇 SignNow、Adobe Sign、DocuSign 或 Dropbox Sign。
2. 定義和加入自訂簽署者角色：建立和管理簽署者角色。
3. 建立自訂欄位類型：為每個簽署者角色自訂欄位。
4. 加入文件樣板：為電子簽章工作流程設定文件樣板。

這些步驟有助於為連結到帳戶的所有專案，實現流暢的電子簽章程序。

請觀看影片以檢視工作流程，或按照以下各節中的步驟操作：

 

選取電子簽章提供者

若要設定電子簽章提供者，請導覽至電子簽章設定。

1. 移往「Account Admin」，按一下「資源庫」，然後選擇「成本管理」。

   

2. 按一下「設定」。

   

3. 選取您偏好的電子簽章服務提供者：

   • Adobe Sign
   • DocuSign
   • SignNow
   • Dropbox Sign

   

選取電子簽章帳戶

選取電子簽章服務提供者後，您可以規劃電子簽章帳戶。有兩個選項：

• 帳戶範圍共用的帳戶：當帳戶管理員選取此選項時，系統會提示登入電子簽章提供者帳戶一次。登入後，帳戶將保持驗證狀態，並且傳送文件以供電子簽署時不需要再次登入。主要由一個人管理和傳送文件供簽署時，此選項是理想的選擇。

• 專案級共用帳戶：選取此選項後，單一團隊成員可以使用其專案層級的電子簽章帳戶登入。完成身分驗證後，該特定專案內的所有使用者均會透過該共用驗證，自動取得電子簽章工作流程的存取權。整個專案會共用由專案管理員管理的一個電子簽章帳戶。此選項提供專案層級的控制，以便無需在專案中進行個別使用者登入。

  秘訣: 在建立專案時，登入的帳戶可從專案樣板複製到新專案。

• 個人帳戶：選取此選項後，每位使用者每次傳送文件以供簽署時，都必須登入電子簽章提供者帳戶。此選項適用於多個使用者獨立管理文件簽署的情形。

定義和管理簽署者角色

選擇電子簽章服務提供者後，您將看到預設簽署者清單。您可以按一下每個簽署者，以查看詳細資料。每個簽署者角色都具有：

1. 可編輯的唯一欄位標籤鍵。
2. 預設欄位類型。
3. 欄位名稱 (唯一且僅適用於「勾選方塊」和「文字欄位」類型，不適用於 SignNow)。
4. 每個欄位類型關聯的欄位標籤。

您可以加入自訂簽署者角色或自訂欄位類型，以自訂電子簽章提供者整合。準備就緒後，按一下右上角的「儲存」。之後，您便可以開始在「資源庫」中加入文件樣板。

加入自訂簽署者角色

除了使用預設簽署者角色外，您還可以在帳戶層級建立自訂簽署者角色：

1. 按一下「加入簽署者」。

   

2. 選擇「成員」。此為預設選項。

3. 從下拉式清單中選取一個使用者。

4. 按一下「加入」。

加入使用者的步驟：

1. 不選取「成員」，而是選取「電子郵件」並提供名字、姓氏和有效的電子郵件地址。
2. 按一下「加入」。

加入的成員或新使用者會顯示在簽署者清單中。

加入自訂欄位類型

您可以管理每個簽署者角色具有的欄位。還有一個選項可以建立自訂欄位類型。對欄位所做的任何修改都將套用至所有簽署者。

若要加入自訂欄位類型，請按一下「管理欄位」，然後：

1. 按一下「加入欄位」。
2. 從可用選項中選擇所需的欄位類型，例如「勾選方塊」或「文字欄位」。
3. 欄位名稱將自動填充預設唯一值。您可以編輯此名稱，以滿足您的需求。
4. 切換「必要」設定 (預設值為「否」)，以指定欄位是否為必填欄位。
5. 標準寬度和高度 (以像素為單位) 會自動填充。根據需要調整這些尺寸，以滿足您的規格需求。
6. 如果需要，您可以按一下任何自訂欄位類型旁邊的圖示，刪除相應欄位。
7. 按一下「完成」儲存變更。

為電子簽章工作流程加入文件樣板

為電子簽章工作流程規劃文件樣板的步驟：

1. 在「資源庫」的「成本管理」品類中，按一下「建立成本設定」。您現在可以加入文件樣板。

   

2. 針對所選電子簽章提供者，使用下拉式清單檢視簽署者角色及其欄位標籤。

   注意事項: 若要進一步瞭解 Dropbox Sign 的欄位標籤，請參閱 Dropbox 關於文字標籤的文章。

3. 將游標懸停在對應的欄位標籤上，然後按一下複製圖示將其複製。

   

完成後，您可以將標籤貼到文件樣板中的適當欄位中。在以下範例中，為擁有者和承包商加入了簽章和全名標籤：

下一步：

1. 將文件上載到指定區段，或使用範例文件做為樣板。

2. 系統將自動偵測文件樣板中的簽署者清單，並填充所上載文件旁邊的「簽章簽署者」區段及日期。

   

3. 按一下簽署者可規劃下列各項：

   • 簽署者 (不能為空)。注意事項: 對於 Dropbox Sign，請從下拉式清單中選擇每位簽署者。他們無法對映至相同的簽署者或角色。您最多可以透過這種方式加入十位簽署者。
   • 簽署順序 (可選)。依預設，簽署順序處於啟用狀態。若要變更簽署順序，請取消選取簽署者，然後按所需順序重新選取簽署者。注意事項: 對於 Dropbox Sign，如果強制簽署者順序，則簽署者 1 先簽署，簽署者 2 次之，依此類推。如果不強制簽署者順序，則簽署者可以按任何順序簽署。
   • 主旨行和訊息 (可選)。
   • 提醒日 (或天數) 和到期日 (或天數) (可選)。

4. 按一下「儲存」。

然後，按一下右上角的「儲存」。

最後一步是將儲存的文件樣板指派給專案。若要瞭解如何執行此作業，請參閱〈資源庫中的成本設定〉主題。

規劃專案層級電子簽章設定

本節介紹如何在專案層級規劃電子簽章設定。其中包括加入特定於專案的簽署者，以及為電子簽章規劃文件樣板的步驟。這些設定僅會套用至特定專案，而不會影響與帳戶關聯的其他專案。

請觀看影片以檢視工作流程，或按照以下各節中的步驟操作：

新增專案特定的簽署者

存取您要規劃電子簽章設定的專案，然後：

1. 導覽至「Cost Management」>「設定」。預設會顯示「一般」頁籤。
2. 向下捲動至「電子簽章」。
3. 按一下「管理」。隨即顯示已在帳戶級別規劃的簽署者清單。

若要加入特定於專案的簽署者，請遵循前面概述的步驟，因為該程序與帳戶層級的程序類似。

為專案的電子簽章工作流程設定文件樣板

身為專案管理員或擁有完整控制權限的成員，您可以在專案層級設定電子簽章的文件樣板。移往「Cost Management」中的「設定」，然後向下捲動至相關工具 (「預算」、「成本」或「變更命令」) 的「文件樣板」設定。

如果已在帳戶層級上載文件，則文件現在會顯示在此處且標有 圖示，並準備好按一下「編輯」進行規劃。但是，如果帳戶層級沒有可用的文件，則一律可以在專案層級加入文件 (僅適用於特定專案)。若要執行此作業，請按一下「編輯」，然後按前面所述的類似方式上載新文件。

傳送文件以進行電子簽署

本節說明如何在 Cost Management 中準備並傳送文件以進行電子簽署。其中包括以下步驟：準備文件、傳送文件以供簽署、處理登入需求、通知簽署者，以及確認文件已正確執行並儲存。

請觀看影片以檢視工作流程，或按照以下各節中的步驟操作：

準備要簽署的文件

在將文件傳送給簽署者之前，您需要準備文件套件。您可以為合約、付款申請或變更命令建立套件。若要執行此作業，請在 Cost Management 中，移往相關工具 (「預算」、「成本」或「變更命令」)。在此範例中，我們將為合約準備文件：

1. 移往「成本」工具，並開啟「合約」頁籤。
2. 選取一個合約，以開啟其圖示列。
3. 在「文件」區段中，移往「文件套件」。
4. 按一下「加入文件」。
5. 選取「從文件樣板產生」。
6. 選取在上述規劃程序中上載的文件樣板 (標有 圖示)。

傳送文件以供簽署

有兩種傳送文件的方法。您可以按一下文件套件旁邊的「更多」 功能表，然後選取「傳送以供簽署」。

或者，您可以：

1. 捲動至圖示列頂端，然後按一下「傳送」。

   

2. 在「傳送電子郵件給供應商」視窗中，選擇「傳送以供簽署」。

3. 按一下「傳送」。

   

文件已傳送，現在正在等待簽署者的行動。

以簽署者身分對文件進行電子簽署

每個簽署者將收到電子郵件通知，讓其對文件進行電子簽署。身為簽署者，您需要按一下「檢視文件」、「審閱文件」或「審閱並簽署」，具體取決於簽章提供者。然後，開啟要電子簽署的文件。

執行已簽署的文件

所有簽署者簽署文件後：

1. 合約狀態會更新為「已執行」。
2. 已簽署的文件會儲存在合約圖示列的「附件」區段。

電子簽章整合疑難排解

無法傳送文件以供簽署

例如，您發現「傳送以供簽署」選項不可見，或「傳送以供簽署」按鈕已停用。請確保產生的文件套件為 PDF 格式。ZIP 檔案格式不受支援。

未收到通知簽署的電子郵件

首先，確認文件樣板中的標籤是否已正確規劃，並已正確對映到指定的簽署者。此外，您可以在文件設定中仔細檢查，確認已加入簽署者並將其指派給其各自的角色。按照〈規劃帳戶層級電子簽章設定〉中的步驟進行帳戶層級設定，然後導覽至〈規劃專案層級電子簽章設定〉，以檢查每個專案的設定。

超過檔案大小限制

如果由於檔大小限制而無法傳送文件進行簽署，請檢查文件是否滿足電子簽章提供者的檔案大小要求。每個提供者對文件和附件大小都有特定的限制。若要取得有關這些限制的完整詳細資料，請參閱〈產品限制〉。

在 Adobe Sign 中啟用收件者群組

如果您遇到與未在 Adobe Sign 中啟用收件者組相關的問題，請按照以下步驟啟用該功能：

1. 以帳戶管理員或群組管理員身分登入您的 Adobe Sign 帳戶。
2. 依次導覽至「帳戶」、「帳戶設定」和「傳送設定」。
3. 向下捲動至「收件者群組」。
4. 選取選項「允許寄件者在單一簽署步驟中包括多個收件者，以便列出的任何收件者都可以代表整個群組參與簽署」。
5. 按一下「儲存」。

如需詳細資訊，請參閱〈如何啟用收件者群組〉一文。