利用整合式 ERP 系統鎖住欄位及動作

當您的 ERP 系統與 Cost Management 整合時，會建立一種連接，以確保整個組織的資料一致性和財務準確性。然而，這種整合也需實施嚴謹的資料治理措施，以避免兩套系統之間發生衝突。

「已整合並鎖住」功能透過明確劃分 Cost Management 可修改的內容與應受 ERP 系統控制的內容，為您的財務資料提供重要保護。此功能可避免相同資料存在於多個系統時產生的常見問題：重複項目、資訊衝突，以及可能危及專案財務完整性的意外覆寫。

為什麼要鎖住欄位和動作？

資料完整性：在 ERP 系統中管理成本項目、預算和合約時，若允許在 Cost Management 中進行不受限制的編輯，則可能會產生難以協調的差異。鎖住可確保 ERP 系統仍然是財務資料的單一事實來源。

保護工作流程：ERP 系統通常具有複雜的核准工作流程和業務規則。透過鎖住已整合項目，可以防止意外變更，這些變更可能繞過這些關鍵控制或干擾既定流程。

防止錯誤：營造專案涉及重大的財務承諾。鎖住可防止發生代價高昂的錯誤，例如意外刪除預算行項、修改合約值或建立重複的付款申請。

合規性：多數組織都設有財務管控機制與稽核要求，這些規範強制要求執行特定的核准流程。鎖住可確保所有財務變更都經過適當的 ERP 工作流程，有助於維持合規性。

如何運作

整合 ERP 系統與「成本管理」之後，帳戶管理員可鎖住欄位及動作，以避免不一致、專案出現意外變更及錯誤。

注意事項: 若要啟用「已整合並鎖住」選項，請聯絡 ERP 系統供應商。

由於已整合 ERP 系統與「成本管理」，狀態將顯示在：

「整合狀態」欄
項目詳細資料面板中的「整合」區段

鎖住欄位和動作

您可以將整合和鎖住項目的欄位和動作變更為唯讀模式。檢閱表格以查看可鎖住的項目。利用表格頂部的搜尋來縮小結果範圍。

整合和鎖定的項目	圖示列面板中鎖住的剖面和欄位	表格視圖中鎖住的欄位	鎖住的動作
預算	「詳細資訊」部分中的「預算代碼」	預算表中鎖定的欄位如下：預算代碼數量單位成本金額	這些動作已鎖住於預算的「更多」功能表中：加入子項目刪除
主合約	詳細資料工作範圍擁有者詳細資料建築師詳細資料稅核准保留額上限主要排程	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	這些動作會在主合約的「更多」功能表中鎖住：加入子項目批次關聯預算匯入計價進度表鎖住計價進度表刪除如果已鎖住主合約，則無法建立「預算」標記中的主合約 SOV
主合約子項目	詳細資料	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	這些動作會鎖住在主合約子項目的「更多」功能表中：加入子項目批次關聯預算刪除如果主合約被鎖定，您將無法在「預算」標記中建立主合約 SOV
預算付款申請	詳細資料擁有者詳細資料變更命令詳細資料稅關聯成本	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	當預算付款申請鎖住時，您將無法繼續執行其工作流程。無法再將先前的申請設定為已核准。在「管理主要排程」對話方塊中，無法刪除申請項目或計費期間。在「合約」頁籤的詳細資料面板中管理計費期間的功能已鎖住。
預算付款申請子項目	詳細資料	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	「標記為已完成」在預算付款申請子項目的「更多」功能表中被鎖定
合約 - 處於「已執行」狀態，或已整合且已鎖住時	「詳細資料」區段中除「類型」之外的所有欄位「供應商詳細資料」區段中的供應商公司工作範圍關聯預算計價進度表	合約表格中鎖定的欄位如下：代碼名稱預算代碼	整合並鎖住合約後，您將無法將其刪除。在「預算」標記中，無法分配預算給合約。
成本付款申請	詳細資料供應商詳細資料變更命令詳細資料稅關聯的預算付款申請	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	當成本付款申請被鎖住時，您無法繼續執行其工作流程。沒有刪除申請項目或計費期間的選項。無法再將先前的申請設定為已接受、已核准或已付款。
成本付款申請子項目	詳細資料	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	「標籤為已完成」已在成本付款應用程式子項目的「更多」功能表中被鎖住
費用	詳細資料供應商詳細資料關聯的預算付款申請核准	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	這些動作在費用項目的「更多」功能表中被鎖定：加入子項目刪除
費用子項目	詳細資料	「刪除」在費用子項目的「更多」功能表中被鎖定
成本項目	詳細資料成本摘要工作範圍核准	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	這些動作會在成本項目的「更多」功能表中被鎖住：定義架構刪除
PCO	詳細資料工作範圍核准	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	鎖住 PCO 後，您無法刪除 PCO、變更其狀態或繼續其工作流程。在「更多」功能表中，這些動作已鎖住：成本變更加入成本項目批次建立成本項目加入標記重新計算標記您無法在「成本項目」頁籤中將成本項目分配給鎖定的 PCO
RFQ	詳細資料工作範圍供應商詳細資料核准	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	當 RFQ 被鎖定時，您無法刪除它、更改其狀態或繼續其工作流程
COR	詳細資料工作範圍擁有者詳細資料核准	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	鎖住 COR 後，您將無法刪除 COR、變更其狀態或繼續其工作流程。PCO 無法指定給鎖住的 COR。
OCO	詳細資料工作範圍擁有者詳細資料核准稅	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	鎖住 OCO 後，您將無法刪除它、變更其狀態或繼續其工作流程。您無法將 PCO 或 COR 指定給鎖住的 OCO。「加入標記」不可用。
SCO	詳細資料工作範圍供應商詳細資料核准稅	除自訂屬性外，所有欄位均被鎖住	鎖住 SCO 後，您將無法刪除 SCO、變更其狀態或繼續其工作流程
預測調整	預算詳細資訊面板中的預測調整	-	鎖定後無法刪除預測調整

範例 - 鎖住合約

若要防止合約發生非預期的變更，請透過您的 ERP 系統供應商啟用鎖住功能。您可以透過 ERP 整合來執行此作業。請求 ERP 系統供應商啟用鎖定功能。

請檢閱表格以查看鎖住的欄位和動作。詳細資料：

在表格的第一欄中，您可以看到可鎖住的內容。在此情況下，合約已鎖住。
在第二欄中，您可以看到此合約圖示列面板的許多區段和欄位已鎖住。從現在起，您只能變更其中少數幾個項目，例如：合約類型、供應商聯絡人、稅、文件、保留額上限。
在第三欄中，您可以看到在「合約」表格視圖中鎖住的欄位。從現在起，您僅可以變更以下幾個欄位：「名稱」、「單位」、「輸入數量」、「位置」。
在「鎖住的動作」欄中，您可以查看在整合後哪些動作不可用。鎖住合約後，您便無法加入子項目或刪除合約。

重要: 若主要項目已鎖住，則架構中的每個子項目也會鎖住。整合之後，請避免編輯及刪除鎖住的項目，以及可能影響鎖住項目的任何動作。

依照整合狀態列來加入、管理和進行篩選

透過將「整合狀態」欄加入至「預算」、「成本」和「變更命令」工具的表格視圖，您將可以看到已鎖住和已整合的項目、區段和動作。

若要將此欄加入至您的視圖：

從左側導覽中選取工具。
切換至要加入「整合狀態」欄的頁籤。
按一下圖示。
勾選「整合狀態」選項。

選取選項後，該欄將顯示在表格視圖中。透過以下方式變更其位置：

利用鎖點圖示
利用拖曳

秘訣: 進一步瞭解「自訂成本管理表格」。

您也可以依整合狀態來篩選表格視圖：