專案管理員可從左側導覽的「設定」工具存取「成本管理」的設定。此文章將著重介紹「變更命令」設定：

• 數值格式
• 財務標記公式
  • 建立變更命令的財務標記公式
  • 刪除或停用財務標籤公式
• 變更命令的必填欄位
• 變更命令類型
  • 核准前的變更命令付款
• 成本項目類型
• 潛在變更命令和成本項目範圍
• 變更命令來源類型
• COR 核准工作流程
• OCO 核准工作流程
• SCO 核准工作流程
• 合規性需求
  • 編輯合規性需求
• 文件樣板
• 報價請求、變更命令請求、擁有者變更命令、供應商變更命令的日期
• 自訂屬性
• 預設電子郵件訊息

數值格式

變更在建立變更命令和成本項目時產生的數值格式。

1. 按一下左側導覽中的「設定」工具。
2. 選取「變更命令」頁籤。
3. 展開「數值格式」區段。
4. 為要定義的數值格式選取「更多」功能表 。

您可以定義：

• 最大字元數。
• 首碼：產生的數值之前的任何內容。
• 位數和起始號碼。這將設定自動產生數值的方式。
• 尾碼：產生的數值後的任何內容。

財務標記公式

您可以將財務標記加入變更命令。財務標記的範例為附加元件，例如債券、預備金或費用。這些財務標記可以加入變更命令，以提交給擁有者。請參閱〈潛在變更命令〉一文，進一步瞭解財務標記套用方式的範例。

在您套用財務標記之前，專案管理員必須在「變更命令」設定頁籤中建立財務標記公式。

建立變更命令的財務標記公式

專案管理員需要建立財務標記公式：

1. 按一下左側導覽中的「設定」工具。

2. 切換至「變更命令」頁籤。

3. 在「財務標記公式」區段中按一下「加入」。

4. 命名新的財務標記公式。您也可以按一下鉛筆圖示，加入選擇性的描述。

5. 從左側面板按一下「標記」，即可加入公式。

6. 在右側的編輯器中輸入新標記的名稱。

7. 選取標記類型和數量。可用選項包括：

   • 百分比：以成本基礎的百分比計算標記。
   • 統一：在 PCO 層級套用為標記總數的固定金額。

8. 選取標記的成本基礎。僅可用於以百分比為基礎的標記。

   • 目前成本基礎：將百分比與成本相乘。
   • 淨總計：淨總金額的乘積。
   • 修訂成本基礎：將以下小計和百分比相乘。
   • 之前的標記小計：等於所選標記上方所有之前標記的總和，不包括淨總計。
   • 總計：將計算的總計與百分比相乘。
   • 之前的總計：根據淨總計和所有之前標記的總數計算。

9. 切換在套用公式時是否可以編輯變數。

10. 提供標記的選擇性描述。

11. 依預設，會對所有預算項目計算標記。按一下「將標記對映至預算代碼」下拉式清單，可將標記設定為僅套用至特定預算代碼。

12. 按一下「在一般成本項目上計算，其中」，可選取要套用標記的欄、運算子和值組合。依預設，會對所有預算項目計算標記。

若要將小計加入財務標記公式，請執行下列操作：

1. 從左側面板中按一下「小計」。

2. 選取適當的成本基礎修訂版本。可用選項包括「修訂成本基礎」或「僅資訊」：

   • 「修訂成本基礎」會建立小計，並重新計算後續腰際的範例成本基礎。
   • 「僅資訊」會建立小計以供參考，但不會重新計算後續標記的成本基礎。

您可以依需要加入更多標記或小計。所有內容就緒後，請按一下「儲存」。

建立財務標記公式後，可以決定在「成本管理」中使用該公式的時機。在兩個選項之間選擇：

• 預算變更：計算 PCO、COR (變更命令請求) 和 OCO (擁有者變更命令) 表格中擁有者的標記。這是預設選項。

• 成本變更：此工作流程適用於要計算潛在變更命令、報價請求和供應商變更命令表格中供應商標記的「擁有者」。選取此選項後，潛在變更命令、報價請求和供應商變更命令將具有一對一關係，並與同一合約建立關聯。在「專案進度」的下列情況，此選項會設為預設：

  • 擁有者具有主要角色，
  • 「變更命令請求」選項已關閉，
  • 「針對變更命令請求使用潛在變更命令」選項已關閉，
  • 「擁有者變更命令」選項已關閉。

刪除或停用財務標籤公式

如要刪除或停用財務標籤公式，請執行以下操作：

1. 按一下左側導覽列中的「設定」工具。
2. 切換至「變更命令」頁籤。
3. 在「財務加成公式」區段中，按一下「停用」或「刪除」。

按一下「停用」，可暫時將其關閉，現在起不會用於變更命令。按一下「刪除」，永久移除的財務加成公式。

變更命令的必填欄位

專案管理員可以視需要定義一組欄位。若要使用變更命令工作流程來避免遺失重要資訊，此設定可派上用場。若要執行此作業：

1. 按一下左側導覽中的「設定」工具。
2. 切換至「變更命令」頁籤。
3. 向下捲動至「必填欄位」。
4. 選取變更命令旁邊的下拉式清單。
5. 選擇變更命令的必填欄位，自訂屬性也會展示在清單中。

必填欄位設定會套用至所有既有項目，也會套用到未來建立的項目。

設定後，更動變更命令的狀態時，這些欄位會標記為必填欄位，必須填寫這些欄位才能繼續執行變更命令工作流程。按一下「檢視」，即會將您重新導向至遺缺的資料。

具有協作存取權的成員在提交 RFQ (報價請求) 時，也會看見必填欄位。請參閱〈協同合作潛在變更命令工作流程〉一文，瞭解如何在「成本管理」中與供應商協同合作。

變更命令類型

變更命令類型可用於篩選預算和合約表格，並成為變更命令代碼的一部分。您可以停用預設類型或加入您自己的類型。

若要加入變更命令類型：

1. 從「設定」工具中選取「變更命令」頁籤。

2. 展開「變更命令類型」區段。

3. 按一下「加入」。

4. 輸入類型名稱。

5. 輸入描述。

6. 選擇套用類型的變更命令模組。開啟變更命令的圖示列面板時，您會看到此資訊顯示在「類型」欄位中，做為選項供您為特定變更命令進行選擇。

   

7. 選取是否應將特定變更命令類型設定為指定變更命令的預設選項。如果將某類型指定為變更命令的預設類型，則在「適用於」區段中會一直選取該類型。

   

選取「更多」功能表 ，以停用不需要的預設類型。

核准前的變更命令付款

在核准訂單之前，管理員可以選取要手動加入至預算和成本付款申請的任何 OCO/SCO 變更命令類型。這樣便可在付款申請之間編輯變更命令值。

若要在付款申請至少具有「開啟」狀態時，在最終核准之前加入可包括在這些申請中的變更命令類型，請執行以下作業：

1. 從「設定」工具中選取「變更命令」頁籤。

2. 展開「變更命令類型」區段。

3. 移往「核准前付款」。

4. 從下拉式功能表中選取所需的擁有者變更命令和供應商變更命令類型。

   

成本項目類型

成本項目類型可協助分類和組織變更命令中使用的不同類型的成本項目。這些類型可讓專案團隊依成本項目的性質或用途 (例如，欠付費用、預算轉移、擁有者指令等) 對成本項目進行分類。您可以加入新的成本項目類型以滿足專案的特定需求，或停用與工作流程無關的現有預設類型。

成本項目類型與成本項目搭配使用，後者是變更命令中的個別行項，在變更命令工作流程從潛在變更命令到最終執行的過程中，追蹤估算、建議、提交、核准和已確定的價值。

潛在變更命令和成本項目範圍

自訂變更命令範圍的名稱，以符合您公司的需求。

若要變更名稱：

1. 從「設定」工具中選取「變更命令」頁籤。
2. 展開「潛在變更命令和成本項目範圍」區段。
3. 您可以為原始範圍加入自訂名稱，或變更其描述。

在此範例中，「預備金」將變更為「轉移」：

變更命令來源類型

變更命令來源類型可用於篩選預算和合約表格，並成為變更命令代碼的一部分。您可以停用預設類型或加入您自己的類型。

加入變更命令來源類型的步驟：

1. 從「設定」工具中選取「變更命令」頁籤。
2. 展開「變更命令來源類型」區段。
3. 按一下「加入」。
4. 輸入類型名稱。
5. 輸入類型描述。

選取「更多」功能表 ，以停用不需要的預設類型。

COR 核准工作流程

透過在提交之前自動執行所涉及的工作流程，簡化變更命令請求 (COR) 程序。請建立多個工作流程，以確保在正式提交變更命令請求之前，包括總承包商 (GC) 和擁有者在內的所有相關方，都經過徹底的審閱與核准。

按一下「提交」或「設定為『已提交』」後，COR 會進入「審閱中」狀態。在此階段，審閱者可以參與 COR 的審閱過程，並選取一種回應 (「繼續」、「修訂」或「拒絕」)。

在審閱程序結束後，將 COR 標記為「已提交」以進行內部審閱，或標記為「已接受」(如果涉及擁有者)。進一步瞭解核准工作流程。

OCO 核准工作流程

自動執行 OCO (擁有者變更命令) 在提交給擁有者之前所經過的工作流程。您可以建立多個工作流程，以確保在擁有者參與此程序之前，正確的人員可以查看 OCO。例如，如果 OCO 的值高於特定門檻，則可能需要管理員的核准。進一步瞭解核准工作流程。

SCO 核准工作流程

自動執行 SCO (供應商變更命令) 在提交給供應商之前所經過的工作流程。您可以建立多個工作流程，以確保在供應商參與此程序之前，正確的人員可以查看 SCO。例如，如果 SCO 的值高於特定門檻，則可能需要管理員的核准。進一步瞭解核准工作流程。

合規性需求

合規性需求可確保在提交或處理變更命令之前已符合特定文件或條件。您可以為報價請求 (RFQ) 和供應商變更命令 (SCO) 設定不同的合規性需求，以維持專案標準並確保符合法規。

定義變更命令的合規性需求：

1. 從左側導覽選擇「設定」工具。
2. 切換至「變更命令」頁籤。
3. 按一下「合規性需求」下拉式清單。
4. 您可以按一下所需變更命令類型 (報價請求或供應商變更命令) 旁邊的「加入」，以加入合規性需求。按一下「加入」後，對應的需求視窗將會開啟。
5. 加入需求的名稱及描述 - 這些內容將顯示在變更命令詳細資料面板的「合規性需求」區段。
6. 在「提交報價請求的需求」或「傳送供應商變更命令的需求」中，預設選項為「需要文件」。您可選擇額外選項「需要文件到期日」。如需更多資訊，請參閱〈合規性需求〉一文的〈設定合規性需求的到期日〉一節。

然後，對於報價請求：

7. 您可以選擇合規性需求適用的合約類型。
8. 如果合規性需求處於待決狀態，專案管理員可以阻止報價請求動作。如果您的工作流程要求必須先提交文件，然後才能傳送報價請求或潛在變更命令即報價請求以供審閱或核准，則此選項非常有用。只有具有完全控制權限的總承包商或成員才能取代這些合規性條件。如果設定為「允許報價請求動作」，則合規性為選擇性。

對於供應商變更命令：

7. 設定合規性所基於的條件。例如，您可以建立一個條件，規定僅當合約處於「已執行」狀態時，才能建立供應商變更命令 (SCO)。
8. 您可以選擇合規性需求適用的合約類型。

完成後按一下「儲存」。

在「設定」工具中加入合規性需求後，只要在工作流程期間未滿足合規性需求，您就會看到「未滿足以下合規性需求」通知，其後列出未滿足的需求清單。

請參閱〈合規性需求〉一文，瞭解如何使用這些類型的文件。

編輯合規性需求

按一下合規性需求旁邊的「更多」功能表 後，您可從以下選項選擇：

• 編輯：開啟「加入需求」視窗，可在其中進行編輯
• 上移或下移：在圖示列面板內的清單中將項目上移或下移
• 停用：隨時停用項目，即使存在需求例證
• 刪除：刪除項目，但僅當無需求例證時啟用

文件樣板

建立樣板，用來為各種變更命令產生文件。瞭解如何設定文件樣板。瞭解可在文件樣板中使用的變數。

報價請求、變更命令請求、擁有者變更命令、供應商變更命令的日期

您可以定義日期的預設值，並選擇將其顯示在首頁。這有助於您在「成本管理」中管理進度表。若要執行此作業，請開啟「更多」功能表 ，然後按一下「編輯」。

如果適用，您可以選擇日期的預設值。對於某項活動會與其他活動的日期有所相關的情況 (例如建立採購進度表)，請使用相對日期的選項。只有可編輯的系統產生日期和自訂日期，才能使用相對日期的選項。例如，您可以在此處選取需在幾天內回應報價請求。

按一下「顯示更多」便會顯示可用的文件變數範例，可用於準備文件樣板。

自訂屬性

將自訂屬性加入至不同的變更命令類型。瞭解如何建立自訂屬性。

預設電子郵件訊息

為不同的變更命令通訊編寫預設電子郵件樣板。

1. 從「設定」工具中選取「變更命令」頁籤。
2. 展開「預設電子郵件訊息」區段。
3. 輸入每個電子郵件通訊所需的文字。