成本設定

專案管理員可從左側導覽的「設定」工具存取「成本管理」的設定。本文重點介紹「成本」設定：

數值格式

您可以定義以下項目的數值格式：

定義代碼格式

專案管理員可控制「成本管理」代碼格式的預設顯示。

若要定義代碼格式設定：

  1. 從左側導覽按一下「設定」。

  2. 切換至「成本」頁籤，定義費用代碼格式。

  3. 按一下「編號格式」下拉式清單。

  4. 選取「合約」或「支出」旁邊的「更多」功能表 「更多」功能表圖示」。

  5. 按一下「編輯」。

  6. 對於「合約」，請選取「手動輸入」或「自動產生」。

    注意事項: 如果合約代碼是自動產生的，則會忽略格式設定。從 ERP 建立或從 Excel 匯入合約代碼時，合約代碼將被視為手動輸入項目。

  7. 針對每種代碼類型，定義以下內容：

    • 最大字元數。
    • 首碼：產生的數值之前的任何內容。
    • 位數和起始號碼。這將設定自動產生數值的方式。
    • 尾碼：產生的數值之後的任何內容。

  8. 按一下「完成」。

「編輯支出編號格式」對話方塊

合約計價進度表

專案管理員可以設定計價進度表的預設行為。在兩個選項之間選擇：

  1. 金額已鎖住。這會鎖住每個預算連結項的金額，並允許進一步分解。
  2. 完全鎖住。這會鎖住金額架構。
秘訣: 您可以隨時變更此設定。

進一步瞭解如何在計價進度表中鎖住數量和階層。

合約概述欄

專案管理元可管理既有欄的名稱、群組和順序。他們也可以建立根據專案值或其他行計算的自訂行。

若要管理既有欄並建立自訂計算的合約欄，請按一下「管理」。

若要變更既有欄的顯示位置 (群組和位置)，請將其重新命名並控制預設顯示的欄。選取欄名稱，然後在清單檢視下選擇所需的選項。

預算概述欄管理介面

若要進一步瞭解如何管理自訂欄，請參閱〈建立自訂欄〉一文。

合約的必填欄位

專案管理員在填寫合約資料時，可以依需要定義一批欄位。

如何執行此動作：

  1. 按一下左側導覽中的「設定」工具。
  2. 切換至「成本」頁籤。
  3. 向下捲動至「必填欄位」，然後按一下該欄位。
  4. 選擇應標記為必填的欄位。也會列示自訂屬性且可供選擇。

合約設定的必填欄位規劃

設定完畢後，建立合約時會將這些欄位標記為必填，必須填寫這些欄位才能繼續執行合約工作流程。按一下「檢視」，即會將您重新導向至遺缺的資料。

合約的必填欄位驗證訊息

合約類型

合約類型可協助您對專案中的合約進行分類和整理。您可以建立自訂類型並控制適用於每種類型的自訂屬性。

按一下「加入」以建立更多類型供選取。按一下「描述」和「首碼」欄位進行編輯。使用「更多」功能表 「更多」功能表圖示 停用預設類型。

按一下「自訂屬性」欄中的下拉式清單，選取適用於每種合約類型的自訂屬性。加入新合約類型時，預設情況下會為該類型啟用所有自訂屬性。

未指定 (無類型)：未指定類型的合約分類為「未指定 (無類型)」。建立或編輯合約時，此預設品類會顯示在「合約類型」表格中，但不會出現在「合約類型」下拉式清單中。在「合約」表格中，沒有類型的合約會在「類型」欄中展示空白儲存格。

秘訣: 您可以依合約類型篩選和分組。若要進一步瞭解，請參閱〈篩選和群組〉。

「合約類型」和「自訂屬性」設定如何交互作用？

「合約類型」與「自訂屬性」中的設定會相互影響。在一個區段中所做的變更會自動更新另一個區段。例如，如果您從某類型取消勾選某自訂屬性，則也會從該自訂屬性設定取消勾選該類型。請參閱〈自訂屬性和合約類型〉，以進一步瞭解這些設定如何互動，以及如何管理不適用於特定合約類型的自訂屬性。

支出類型

按一下「加入」以建立更多類型供選取。按一下「描述」和「首碼」欄位進行編輯。使用「更多」功能表 「更多」功能表圖示 停用預設類型。

秘訣: 您可以依支出類型篩選和分組。若要進一步瞭解，請參閱〈篩選和群組〉。

合約、成本付款申請和費用核准工作流程

專案管理員可以建立合約、成本付款申請和費用的自訂核准工作流程。這可讓您自動傳送檔案以供內部審閱，並可為公司定義的跨專案程序，保有一致性和透明度。進一步瞭解「核准工作流程」。

切換「提交後自動開始」，以在提交成本付款申請後自動開始核准工作流程。切換此選項會影響新申請以及狀態為「草稿」、「待決供應商輸入」和「修訂並重新提交」的申請。進一步瞭解「付款申請狀態」。

秘訣: 您也可以為「預算相關項目」建立核准工作流程。

合規性需求

合規性需求可確保在提交或處理合約和和成本付款申請之前已符合特定文件或條件。這些需求有助於維持專案標準、確保法規遵循，並在進行財務交易前確認所有必要文件均已備妥。

定義合約及成本付款申請的合規性需求：

  1. 從左側導覽選擇「設定」工具。
  2. 切換至「成本」頁籤。
  3. 按一下「合規性需求」下拉式清單。
  4. 您可以按一下「合約或成本付款申請」旁邊的「加入」，以加入合規性需求。按一下「加入」後，對應的需求視窗將會開啟。
  5. 加入該需求的名稱和描述。所加入的內容將顯示在合約詳細資料面板的「合規性需求」區段。
  6. 然後，根據您是為合約還是成本付款申請設置合規性，執行以下步驟：

針對合約：

  1. 選擇基於文件或條件的需求：

    • 如果是基於文件：在「提交合約的需求」中，「需要文件」是預設選項。您可選擇額外選項「需要文件到期日」。如需更多資訊，請參閱〈合規性需求〉一文的〈設定到期日〉一節。

    • 如果是基於條件：設定合規性所基於的條件。例如，您可以建立一個條件，規定僅當「原始承諾」小於「已修訂預算」時，才能傳送合約。

      注意事項: 如果需求不合規，您可以選擇「封鎖合約動作」或「允許合約動作」。

  2. 您可以選擇將需求套用至一種、數種、所有合約類型，還是不將其套用至任何合類型。

  3. 按一下「儲存」。

對於成本付款申請：

  1. 選擇基於文件的需求。您可選取額外選項「需要文件到期日」。如需更多資訊，請參閱〈合規性需求〉一文的〈設定到期日〉一節。

  2. 指定此需求的適用性：

    • 合約類型：您可以選擇將需求套用至一種、數種還是所有合約類型。

    • 保留釋出狀態：在「任何」、「已發行」和「未發行」之間進行選擇。進一步瞭解保留額釋出。

    • 付款申請狀態：選擇適用的階段：「初始」、「進行中」或「最終」。進一步瞭解付款申請階段。

      您可以根據您選擇的選項，為付款申請建立不同的合規性集。將出現一個有用的註釋，解釋您的選擇如何影響申請。例如：

      合規性付款注釋範例

  3. 按一下「儲存」。

在「設定」工具中加入合規性需求後，只要在工作流程期間未滿足合規性需求，您就會看到「以下合規性需求為必填」通知，其後列出未滿足的需求清單。下面是範例：

合規性需求通知

請參閱〈合規性需求〉一文，瞭解如何使用這些類型的文件。

編輯合規性需求

按一下合規性需求旁邊的「更多」功能表 「更多」功能表 後，您可從以下選項選擇：

文件樣板

建立標準合約和成本付款申請樣板格式。樣板的建立方式是利用自動填入資料的欄位。請參閱〈Cost Management 中的文件樣板〉一文，以取得更多資訊。

合約日期、成本付款申請、費用

您可以定義日期的預設值，並選擇將其顯示在首頁。這有助於您在「成本管理」中管理進度表。若要執行此作業，請開啟「更多」功能表 「更多」功能表圖示，然後按一下「編輯」。

注意事項: 沒有「更多」功能表 「更多」功能表 的項目無法顯示在首頁上，也無法編輯。

如果適用，您可以選擇日期的預設值。對於某項活動會與其他活動的日期有所相關的情況 (例如建立採購進度表)，請使用相對日期的選項。只有可編輯的系統產生日期和自訂日期，才能使用相對日期的選項。

秘訣: 您可以建立自訂屬性和自訂欄的相對日期。

按一下「顯示更多」以顯示可用的文件變數範例。您可以使用這些樣板來準備文件樣板。

編輯日期規劃面板

自訂屬性

在以下位置為詳細資料面板建立自訂屬性：

請參閱「建立自訂屬性」，以取得更多資訊。請參閱〈自訂屬性和合約類型〉，以進一步瞭解「合約類型」和「自訂屬性」設定之間如何交互。

預設電子郵件訊息

為提交審閱的合約和成本付款申請自訂預設電子郵件訊息。

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