Krav til overholdelse

Under indsendelsen af betalingsanmodninger fra leverandører, kontrakter, RFQ'er eller ordreændringer skal underentreprenører ofte sørge for en stor mængde understøttende dokumentation til hovedentreprenører. Takket være arbejdsgangen til overholdelse af lovmæssige krav kan du spore og gemme dispensationer for retentionsret eller certifikater til forsikring og andele.

Hurtig navigation:

Kom i gang med krav til overholdelse

Arbejdsgangen for krav til overholdelse omfatter to primære medlemsgrupper med forskellige ansvarsområder:

For projektadministratorer

  1. Indledende opsætning: Opret skabeloner for krav til overholdelse i projektindstillinger → Trin 1: Opsæt krav
  2. Konfiguration: Indstil krav til at være valgfri eller påkrævet, og konfigurer udløbsdatoer → Trin 2: Konfigurer krav
  3. Løbende styring: Overvåg status for overholdelse, og tilsidesæt, når det er nødvendigt → Trin 4: Spor overholdelse

For projektmedlemmer

  1. Forstå krav: Find ud af, hvilke dokumenter der skal bruges til en indsendelse, og upload dokumenterne → Trin 3: Upload dokumenter
  2. Statusovervågning: Spor overholdelsesstatus og udløbsdatoer → Trin 4: Spor overholdelse

Trin 1: Opsæt krav til overholdelse (administratorer)

Hvem der kan gøre dette: kun projektadministratorer

Før teammedlemmer kan bruge krav til overholdelse, skal administratorer først oprette kravskabelonerne i projektindstillinger.

Opret kravskabeloner

Vælg den relevante placering med indstillinger ud fra, hvad du skal oprette krav for:

Dette giver dig mulighed for at oprette skabeloner som f.eks. forsikringscertifikat, afkald på retentionsret, sikkerhedsdokumentation og obligation.

Oversigt til hurtig opsætning

  1. Naviger til Indstillinger, og vælg derefter fanen Omkostning eller Ordreændring.
  2. Udvid afsnittet Krav til overholdelse.
  3. Klik på Tilføj ud for elementtypen (kontrakt, betaling, RFQ eller SCO).
  4. Angiv navn, beskrivelse og betingelser for krav.
  5. Angiv dokumentbaserede eller betingelsesbaserede krav.
  6. Gem din skabelon.
Tip: Start med de mest almindelige krav, som dit projekt har brug for, og tilføj derefter andre efter behov.

Trin 2: Konfigurer krav til overholdelse (administratorer)

Efter oprettelse af skabeloner kan administratorer tilpasse kravene til bestemte elementer i et elements detaljepanel.

Gør krav valgfri eller påkrævet

Gå til detaljepanelet for et element, og find afsnittet Krav til overholdelse:

  1. Klik på menuen Mere Ikon for menuen Mere ud for et krav.
  2. Vælg Gør valgfrit eller Gør påkrævet.
Bemærk: Hvis alle krav er valgfri, anses elementet for at overholde kravene.

Mulighed for at konfigurere krav til overholdelse som valgfri eller påkrævet

Angiv udløbsdatoer

For tidsfølsomme dokumenter som f.eks. forsikringscertifikater:

  1. Aktiver Kræver udløbsdato for dokument i kravdetaljerne.
  2. Medlemmer bliver bedt om at angive udløbsdatoer, når de uploader.
  3. Udløbne dokumenter vises i kalendervisninger og notifikationer.

Dialogboks for konfiguration af udløbsdato for krav til overholdelse

Trin 3: Upload påkrævede dokumenter (alle medlemmer)

Hvem der kan gøre dette: medlemmer med samarbejdstilladelse

Når krav til overholdelse er aktive, vises de i elementets detaljepanel.

Forstå krav

Når der er behov for krav, kan du se følgende:

Uploadproces

  1. Gå til afsnittet Krav til overholdelse i elementdetaljerne.

  2. Klik på Tilføj dokument ud for kravet.

  3. Vælg uploadmetode:

    • Vælg eksisterende dokumenter: Vælg mellem dokumenter, der allerede findes i projektet
    • Upload fra din computer: Gennemse og upload nye filer
    • Vedhæft fra Autodesk Docs: Vælg fra Autodesk Docs-placering, der er oprettet forbindelse til

Demonstration af arbejdsgang med upload af dokument i forbindelse med krav til overholdelse

Document Management

Tip: Dokumenter markeres som Refereret i krav til overholdelse og kan kun redigeres i begrænset omfang for at bevare revisionsspor.

Trin 4: Spor og overvåg overholdelse

Overvåg overholdelsesstatus

Kolonnen Overholdelse i oversigtstabeller viser status i realtid:

Statuskolonnen Overholdelse i oversigtstabel

Bemærk: Du kan fjerne blokeringen og tillade indsendelseshandlinger, selv når overholdelsesstatussen er Afventer.

Se overholdelsesstatus i tabeller

Tilføj kolonnen *Udløbsdato for overholdelsesdokument * for at spore udløbsdatoer:

  1. Gå til den relevante fane (Kontrakt, Betalingsanmodninger fra leverandør, RFQ'er eller SCO'er) i værktøjet Omkostning eller Ordreændring.
  2. Klik på tandhjulsikon for indstillinger-ikonet.
  3. Find og vælg kolonnen Udløbsdato for overholdelsesdokument.

Kolonnen vises i afsnittet Datoer. Brug gruppering efter datoer til hurtigt at identificere kommende udløb.

Tilføjelse af kolonnen med udløbsdato for overholdelsesdokument til tabelvisning

Kalenderintegration

Udløbsdatoer vises automatisk i:

Bemærk: Når flere krav har forskellige udløbsdatoer, vises kun den seneste dato i kalender- og listevisninger.

Almindelige fejlfindingsproblemer

Problem Løsning
Kan ikke indsende, selv når dokumenter er uploadet Kontrollér, om alle påkrævede overholdelseselementer har dokumenter
Dokumenter vises ikke i afsnittet for overholdelse Sørg for, at dokumenter uploades til det korrekte krav
Kolonnen Overholdelse er ikke synlig Tilføj kolonnen gennem tabelindstillingerne (tandhjulsikon)
Det uploadede dokument kan ikke ændres Dokumenter tilknyttet krav til overholdelse kan kun redigeres i begrænset omfang af hensyn til revisionsformål
Der vises en forkert udløbsdato Hvis der findes flere krav, viser systemet viser den seneste udløbsdato

Relaterede artikler

Opsætning og konfiguration:

Brug og arbejdsgange:

Overordnet side: Administrer dokumenter i Cost Management