Cashflow-Prognosen

Greifen Sie auf eine projektbezogene Cashflow-Analyse zu, und visualisieren Sie mithilfe integrierter dynamischer Diagramme schnell die Differenz zwischen Planung, Ist-Zustand und Prognose.

Wenn alle Budget-Auftragspositionen prognostiziert sind, können Sie zur Registerkarte Cashflow wechseln, um eine projektbezogene Cashflow-Analyse sowie die geplante und die tatsächliche Prognose anzuzeigen. Auf dieser Grundlage können Sie die Details prüfen. Die Registerkarte Cashflow ist ein zentraler Ort für die Erstellung und Verwaltung aller Cashflow-Verteilungen.

Schnellnavigation

• Zum ersten Mal hier? Beginnen Sie mit Erstellen einer Verteilungsposition, um Ihre Cashflow-Analyse einzurichten.
• Müssen Anpassungen vorgenommen werden? Wechseln Sie zu Erstellen von Prognoseanpassungen oder Automatisierte Prognoseanpassungen.
• Arbeiten Sie mit Mengen? Informationen zu zeitbasierten Prognosen finden Sie unter Mengenverteilung.
• Verwalten Sie vorhandene Daten? Wechseln Sie zu Aktualisieren einer Verteilung oder Navigieren in der Cashflow-Tabelle.

In diesem Artikel:

• Festlegen des bevorzugten Prognosezeitraums
• Erstellen einer Verteilungsposition
• Erstellen einer Verteilung
  • Erstellen einer Verteilung aus mehreren Verteilungspositionen
• Automatisierte Prognoseanpassungen
  • Optionen für die Umverteilung
  • Funktionsweise der verschiedenen Szenarien
  • Beibehalten der Endkostenprognose
  • Neuberechnen der Endkostenprognose
  • Manuelles Bearbeiten jedes Zeitraums
  • Tipps für die Umverteilung
• Erstellen von Prognoseanpassungen
• Mengenverteilung
  • Anzeigen der Mengenverteilung
  • So funktioniert die Mengenverteilung
  • Vorgabeeinheiten und deren Änderung
• Aktualisieren einer Verteilung
• Löschen einer Verteilung
• Löschen einer Verteilungsposition
• Verteilungsposition im Arbeitsablauf für die Zusammenarbeit
• Navigieren in der Cashflow-Tabelle
  • Konsolidierte Ansicht
• Verwandte Artikel

Festlegen des bevorzugten Prognosezeitraums

In den Diensten können Projektadministratoren bevorzugte Prognosezeiträume auf wöchentlich oder monatlich festlegen. Nachdem eine geschätzte Verteilung für ein Budget-Element erstellt wurde, kann diese Einstellung nicht mehr geändert werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Prognoseeinstellungen.

Erstellen einer Verteilungsposition

Sie können Verteilungspositionen erstellen, um die Leistung Ihres Budgets auf Projektebene anhand von vier integrierten Kurven zu überprüfen.

So erstellen Sie eine Verteilungsposition:

1. Wechseln Sie zur Unterregisterkarte Cashflow auf der Registerkarte Prognose.

2. Wenn noch keine Verteilungspositionen erstellt wurden, wird Verteilungsposition hinzufügen hier angezeigt:

   

   Wenn jedoch Positionen vorhanden sind, wird die Schaltfläche Verteilungsposition hinzufügen oben angezeigt:

   

3. Jetzt können Sie wählen, worauf eine Verteilungsposition basieren soll: Budget, Budget-Code-Segment oder Vertrag.

   

4. Wählen Sie Verteilungspositionen aus, und klicken Sie auf Hinzufügen.

   Tipp: Möglicherweise benötigen Sie eine Berechtigung zum Anzeigen von Positionen in diesen Listen. Wenden Sie sich an einen Projektadministrator, um entsprechende Berechtigungen zu erhalten. Für die Registerkarte Budget benötigen Sie die Berechtigungen Alle anzeigen oder Vollständige Kontrolle. Für die Registerkarte Vertrag benötigen Sie die Berechtigungen Zusammenarbeiten, Alle anzeigen oder Vollständige Kontrolle. Erfahren Sie mehr über Berechtigungen in Cost Management.

Verteilungspositionen werden zur Liste Überarb. Budget hinzugefügt, der Detailansicht der Registerkarte Cashflow. Auf der Registerkarte Kosten und Zeit können Sie Budgets verknüpfen, um Aufgaben zu planen, die tatsächliche Verteilung erfolgt jedoch in der Cashflow-Ansicht. Um eine Verteilung zu erstellen, müssen Sie geplante Aufgaben erstellt haben.

Erstellen einer Verteilung

Nachdem Sie eine geplante Aufgabe und eine Verteilungsposition erstellt haben, können Sie eine Cashflow-Verteilung erstellen, um eine projektbezogene Cashflow-Analyse sowie die geplante und tatsächliche Prognose anzuzeigen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie zur Unterregisterkarte Cashflow auf der Registerkarte Prognose.

2. Öffnen Sie die Listenansicht der Verteilungsposition von Überarbeitetes Budget oder Endkostenprognose. In unserem Szenario haben wir auf Überarbeitetes Budget geklickt. Die Detailansicht von Überarb. Budget wird geöffnet. Wenn der Projektadministrator die Budget-Prognose zulässt, sehen Sie hier die Prognose für das endgültige Budget.

   

3. Sie sehen die Liste der Verteilungspositionen. Klicken Sie auf das Menü Mehr neben der Position, für die Sie eine Verteilung erstellen möchten.

   

4. Wählen Sie das Start- und Enddatum der Verteilung. Wählen Sie den Stil der Cashflow-Kurve.

   Anmerkung: Datumsbereichsressourcen stehen in der Cashflow-Ansicht für die Verteilung zur Verfügung. Sie können Mengen pro Zeitraum als Alternative zu Dollar anzeigen und Ressourcen bidirektional zwischen Verteilungspositionen und Cashflow-Ansichten hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Mengenverteilung. Informationen zum Konfigurieren der Einstellungen für die Ressourcenhäufigkeit für Datumsbereiche finden Sie unter Auf einem Datumsbereich basierende Ressourcen.

Die Verteilung wird erstellt. Sie sehen die Tabelle mit der erstellten Verteilung, unterteilt in Monate und Jahre, und Sie können mehr Zeiträume laden, falls verfügbar.

Sie können Datumsangaben bei Bedarf überschreiben.

Erstellen einer Verteilung aus mehreren Verteilungspositionen

Um eine Verteilung auf Grundlage mehrerer Verteilungspositionen zu erstellen, wählen Sie die Verteilungspositionen aus und klicken oben auf der Seite auf Verteilen.

Automatisierte Prognoseanpassungen

Sie können Ihre Prognose jederzeit neu verteilen, unabhängig davon, ob Ist-Kosten vorliegen oder nicht. Dank dieser Flexibilität können Sie Ihre Cashflow-Prognose an die Entwicklung Ihres Projekts anpassen.

Wenn Sie Ist-Kosten haben: Wenn der Wert eines bestimmten Zeitraums auf der Kurve Endkostenprognose (oder Prognose für endgültiges Budget) nicht mit dem entsprechenden Zeitraum auf der Kurve Ist-Kosten übereinstimmt, wird ein Indikator in der Verteilungsposition-Listenansicht angezeigt.

Neuverteilung wird gestartet: Wählen Sie Umverteilen aus dem Kontextmenü, um das Dialogfeld Umverteilung zu öffnen.

Ein Kontextmenü bietet die Option Auf Basis der Ist-Kosten umverteilen.

Optionen für die Umverteilung

Das Dialogfeld Umverteilung zeigt verschiedene Optionen an, je nachdem, ob Sie Ist-Kosten haben:

Schalter Aktuelle Ist-Kosten für vergangene Zeiträume verwenden:

• Aktivieren: Frühere Zeiträume den Ist-Kosten zuordnen (sofern verfügbar), dann Restzeiträume neu verteilen
• Deaktivieren: Ist-Kosten ignorieren und alle Zeiträume mithilfe von Prognoseberechnungen neu verteilen

Wenn der Schalter aktiviert ist und die Ist-Kosten vorhanden sind, werden drei Optionen für den Umgang mit verbleibenden Zeiträumen angezeigt:

• Endkostenprognose beibehalten: Verteilen Sie die Varianz gleichmäßig auf die verbleibenden Zeiträume.
• Endkostenprognose neu berechnen: Verwenden Sie die durchschnittlichen Kosten, den manuellen Trend oder % abgeschlossen zur Neuberechnung
• Jeden Zeitraum manuell bearbeiten: Passen Sie jeden verbleibenden Zeitraum manuell an

Funktionsweise der verschiedenen Szenarien

Beibehalten der Endkostenprognose

Wenn Sie diese Option auswählen und Ist-Kosten haben:

• Vergangene Zeiträume werden an die Ist-Kosten angepasst (der aktuelle Zeitraum ist in diesen Anpassungen nicht enthalten)
• Die aus der Anpassung der letzten Zeiträume resultierende Varianz ist gleichmäßig auf die übrigen Zeiträume verteilt.

Wenn Sie keine Ist-Kosten haben oder die Option Aktuelle Ist-Kosten für vergangene Zeiträume verwenden deaktivieren:

• Das System verteilt alle Zeiträume neu, während die Endkostenprognose gleich bleibt

Nachdem Sie auf Umverteilen geklickt haben, kann die Verteilungsposition mit den Schaltflächen Abbrechen und Bestätigen am rechten Ende der Zeile bearbeitet werden.

Neuberechnen der Endkostenprognose

Diese Option berechnet die Endkostenprognose anhand einer von drei Methoden neu:

Aus durchschnittlichen Kosten berechnen

• Die durchschnittlichen Kosten werden bestimmt, indem die Summe der Ist-Kosten aus vergangenen Zeiträumen durch die Anzahl dieser Zeiträume dividiert wird.
• Wenn keine Ist-Werte vorhanden sind, werden die verteilten Beträge aus vergangenen Zeiträumen berechnet.

Aus manuellem Kostentrend berechnen

• Wenn Ist-Kosten vorhanden sind, werden die Ist-Kosten aus der letzten vergangenen Periode verwendet.
• Wenn keine Ist-Werte vorhanden sind, wird der verteilte Betrag aus dem letzten vergangenen Zeitraum verwendet.

Berechnen aus % abgeschlossen

• Mit Ist-Kosten: Die neuen Endkosten werden ermittelt, indem die Ist-Kosten durch den Prozentsatz der abgeschlossenen Projekte dividiert werden.
• Ohne Ist-Kosten: Die Berechnung basiert auf verteilten Beträgen.
• Ein Multiplikator, der berechnet wird, indem die neuen verbleibenden Kosten durch die aktuellen verbleibenden Kosten dividiert werden, wird auf jeden verbleibenden Zeitraum angewendet.

Manuelles Bearbeiten jedes Zeitraums

Wählen Sie diese Option, um die Verteilung für jeden Zeitraum manuell anzupassen:

• Die aktuellen Werte der übrigen Zeiträume bleiben erhalten, können jedoch nach Bedarf geändert werden.
• Öffnen Sie die Detailansicht der Verteilung, um Werte in den relevanten Zeiträumen zu bearbeiten.
• Diese Option ist nützlich, wenn Sie eine präzise Kontrolle über bestimmte Zeitraumbeträge benötigen.

Tipps für die Umverteilung

Allgemeine Hinweise:

• Die Verteilungsanpassung kann nicht bearbeitet, aber gelöscht werden.
• In einem Dialogfeld können Sie optional einen Kommentar zur Verteilungsanpassung eingeben. Für diesen Kommentar werden keine E-Mail-Benachrichtigungen gesendet.
• Die Verteilungsanpassung ist keinem Budget zugeordnet und ist nur im Cashflow sichtbar.
• Das Hinzufügen oder Löschen eines Zeitraums wirkt sich nicht auf die Verteilungsanpassung aus.

Arbeiten mit Zeiträumen:

• Sie können den letzten Zeitraum verlängern, indem Sie in der Dropdown-Liste zum Ende des Zeitraums die Option Neuen Zeitraum hinzufügen auswählen. Verlängerte Zeiträume müssen manuell als Endzeitraum ausgewählt werden.
• Bei einer Umverteilung mit dem verlängerten Endzeitraum werden die verlängerten Zeiträume erstellt. Andernfalls werden sie nicht erstellt.
• Sie können den letzten Zeitraum nach vorne verschieben, indem Sie einen früheren Zeitraum in der Dropdown-Liste Endzeitraum auswählen. Zeiträume werden nach dem neuen letzten Zeitraum im Bearbeitungsstatus auf 0,00 angepasst
• Verteilungsanpassungen werden erstellt, nachdem die Umverteilung bestätigt wurde.

Ressourcen für Datumsbereich:

• Der Schalter "Aktuelle Ist-Kosten für vergangene Zeiträume verwenden" funktioniert mit Datumsbereichsressourcen.
• Wenn der aktuelle Zeitraum vor dem ersten Zeitraum liegt oder keine Ist-Kosten vorhanden sind, ist der Schalter deaktiviert.

Hier sehen Sie eine Demo der automatisierten Prognoseanpassungen:

Erstellen von Prognoseanpassungen

Neben automatisierten Prognoseanpassungen können Sie Anpassungen auch manuell vornehmen.

In unserem Szenario passen wir Endkostenprognose an Neues PM-Budget für Geschäftsreisen an. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das blaue Dreieck in der Verteilungsgesamtsumme.

2. Wählen Sie Prognoseanpassung hinzufügen in der Flyout-Gruppe.

   

3. Wählen Sie im neuen Fenster ein Budget aus, zu dem eine Prognoseanpassung hinzugefügt werden soll.

4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

5. Benennen Sie die neue Anpassung, und genehmigen Sie sie.

   

Öffnen Sie dazu die Detailansicht der Verteilungsposition von Neues PM-Budget für Geschäftsreisen, und bearbeiten Sie die Werte in den relevanten Zeiträumen.

Sie können Prognoseanpassungen auf die gleiche Weise in Überarb. Budget (oder Prognose für endgültiges Budget, wenn Budget-Prognose aktiviert ist) und Endkostenprognose hinzufügen.

Mengenverteilung

Verwenden Sie die Mengenverteilung, um Ihren Cashflow mit Mengen und Einheiten (Stunden, Tage, Wochen) zusammen mit Dollarbeträgen zu verfolgen. Dies hilft Ihnen bei der Verwaltung von Personalbudgets und zeitbasierter Arbeit, indem sowohl der Arbeitsaufwand als auch der Zeitpunkt der Ausführung angezeigt werden.

Beispielszenario: Wenn Sie Budgets mithilfe von Mengen und Stückkosten erstellen (z. B. 100 Stunden × 50 USD/Stunde = 5.000 USD), verfolgt das System nur den Gesamtbetrag in Dollar (5.000 USD) und verliert die ursprünglichen Mengeninformationen (100 Stunden).

Die Lösung: Bei der Mengenverteilung werden sowohl die Dollarbeträge als auch die ursprünglichen Mengen beibehalten. Sie haben damit folgende Möglichkeiten:

• Planen von Arbeitszeitplänen auf Grundlage verfügbarer Stunden/Tage
• Genauere Prognose des Ressourcenbedarfs
• Anpassen von Zeitplänen, indem Sie Mengen statt nur Dollarbeträge ändern

Anzeigen der Mengenverteilung

Öffnen Sie die Verteilungsposition-Listenansicht, um mit der Mengenverteilung zu arbeiten:

Danach können Sie folgende Aufgaben durchführen:

1. Ansichten umschalten: Wechseln Sie mithilfe der Umschaltfläche zwischen den Ansichten Betrag und Eingabemenge.

   • Ansicht Betrag: Zeigt Dollarwerte und Prozentsätze an.
   • Ansicht Eingabemenge: Zeigt Mengen und Prozentsätze an.

2. Arbeiten mit der Spalte Einheit: In der Mengenansicht wird eine Spalte Einheit mit folgenden Angaben angezeigt:

   • Budget-Positionen: Die ursprüngliche Einheit des Budgets (Stunden, Tage und mehr).
   • Segment-/Vertragspositionen: Zeigt Stunden an.

So funktioniert die Mengenverteilung

Diese Funktion ist besonders nützlich für die erbrachte Arbeit des Personals und andere zeitbasierte Arbeiten. Versuchen Sie, bei ähnlichen Arbeiten konsistente Zeiteinheiten zu verwenden. Aktualisieren Sie sowohl Mengen als auch Beträge im Projektverlauf. Achten Sie bei der Anpassung auf die Einheitskosten, um sicherzustellen, dass sie realistisch bleiben.

Wichtige Funktionen:

1. Prognoseanpassungen: Beim Hinzufügen von Prognoseanpassungen gilt:

   1. Geben Sie Einheitskosten ein (z. B. 75 USD/Stunde).
   2. Das System berechnet Mengen automatisch basierend auf Ihren Dollaranpassungen.
   3. Diese Einheitskosten gelten für alle Zeiträume in der Anpassung.

2. Auf Basis der Ist-Kosten umverteilen: Wenn Sie Beträge basierend auf Ist-Kosten umverteilen, verteilt das System die Mengen ebenfalls proportional um, sodass Ihre Mengenprognosen an den tatsächlichen Fortschritt angepasst bleiben.

3. Ändern Sie die Menge und die Einheitskosten pro Zeitraum nachdem die Prognoseanpassung hinzugefügt wurde. Gehen Sie dazu in der konsolidierten Ansicht wie folgt vor:

   1. Klicken Sie auf Eingabemenge und Einheitskosten bearbeiten.

   

   2. Bearbeiten Sie die Verteilung.

   

Vorgabeeinheiten und deren Änderung

Das System wählt automatisch die entsprechenden Einheiten aus:

• Zeitbasierte Budgets: Verwendet die ursprüngliche Einheit des Budgets (Std., T, W, Mo).
• Nicht zeitbasierte Budgets: Vorgabemäßig Stunden (Std.)
• Segment-/Vertragsverteilungen: Verwendet Stunden (Std.)

Bei zeitbasierten Verteilungen können Sie zwischen verschiedenen Zeiteinheiten wechseln: Std. (Stunden), T (Tage), W (Wochen), Mo (Monate).

Das System rechnet Mengen automatisch um, wenn Sie Einheiten ändern (Beispiel: 40 Stunden werden zu 1 Woche).

Aktualisieren einer Verteilung

Die Spalte Unverteilt enthält Informationen zu eventuellen Unterschieden zwischen dem Betrag in der Budgetansicht und dem aktuell verteilten Betrag. Wenn Sie das Menü Mehr neben der Position mit einem orangefarbenen Dreieck auswählen, können Sie unverteilte Positionen für Änderungsaufträge oder Übertragungen hinzufügen, sodass sie separat von der ursprünglichen Arbeit verteilt werden können.

Nach dem Hinzufügen zur Verteilungsposition wird die Detailansicht angezeigt:

Sie können diese Positionen mithilfe der vordefinierten Kurven oder manuell verteilen.

Die Beträge für Genehmigte AG-Änderungen und Interne Budget-Übertragung werden im Diagramm in unterschiedlichen Farben angezeigt.

Löschen einer Verteilung

Klicken Sie auf das Menü Mehr neben einer Verteilungsposition, und wählen Sie Verteilung löschen aus, um eine Verteilung zu löschen.

Löschen einer Verteilungsposition

Klicken Sie auf das Menü Mehr , und wählen Sie dann Löschen aus, um eine Verteilungsposition zu löschen. Um mehrere Verteilungspositionen zu löschen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den zu löschenden Positionen und klicken dann auf Löschen.

In beiden Fällen werden Sie aufgefordert, den Vorgang zu bestätigen.

Verteilungsposition im Arbeitsablauf für die Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeitsfunktion des Werkzeugs Prognose ermöglicht es Benutzern, Verteilungspositionen an Lieferanten zu senden und um deren Eingaben zu bitten.

Erfahren Sie mehr über den Cashflow-Arbeitsablauf für die Zusammenarbeit.

Sie lernen Folgendes:

• Festlegen der Zusammenarbeit im Prognosewerkzeug
• Senden von Verteilungspositionen zur Überprüfung
• Wie Lieferanten teilnehmen und ihre Eingabe übermitteln können

Navigieren in der Cashflow-Tabelle

Teams können auf eine projektbezogene Cashflow-Analyse zugreifen, um die Cashflow-Verteilung während des gesamten Projektlebenszyklus einfach zu visualisieren. Diese Echtzeit-Zusammenfassung ermöglicht es Teams, geplante Ist-Daten und Prognosen schnell mit allen Details zu sehen, falls erforderlich. Um auf die Cashflow-Tabelle zuzugreifen, öffnen Sie die Registerkarte Prognose.

Um das integrierte dynamische Zeit-Geld-Diagramm anzuzeigen, wählen Sie das Symbol aus. Danach können Sie folgende Aufgaben durchführen:

• Schalten Sie zwischen Betrag und Prozent um.
• Wählen Sie in der Dropdown-Liste Nach Zeitraum oder Kumulativ aus, um die Ansicht des Diagramms zu ändern.
• Verwenden Sie das Einstellungssymbol , um Kumulativ, Nach Zeitraum oder beides anzuzeigen.
• Wählen Sie eines der Legendenelemente aus (Überarb. Budget, Erledigt, Ist-Kosten oder Endkostenprognose). Durch Klicken auf die einzelnen Namen wird das Diagramm so reduziert, dass nur die ausgewählten Daten angezeigt werden. Um zur Projektzusammenfassung zurückzukehren, während alle vier Legenden aktiv sind, wählen Sie eine Legende in der Tabellenansicht aus. Sie können jetzt das Diagrammsymbol neben der Projektzusammenfassung auswählen, um die Vorgabeansicht zu aktivieren.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Zeitraum, um eine Listenansicht der Details anzuzeigen.

Sie können die Cashflow-Tabelle mithilfe des Symbols bearbeiten:

• Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Spalten, um ihre Sichtbarkeit zu ändern.
• Ziehen Sie mit dem Symbol Spalten an eine andere Position.
• Fangen Sie mit den Symbolen eine Spalte links oder rechts.

Sie können auch weitere Details anzeigen, indem Sie das Symbol auswählen, das in der Tabelle angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über eine Zeile bewegen.

Die Ansicht des Budgets für die jeweilige Spalte wird geöffnet. Fügen Sie Verteilungspositionen hinzu, und erstellen Sie Cashflow-Verteilungen aus dieser Ansicht. Klicken Sie auf Budget-Positionen mit dem Symbol , um eine detailliertere Prognose anzuzeigen. Die Zeiträume sind in Monate und Jahre unterteilt, wobei zusätzliche Zeiträume bei Bedarf geladen werden können.

Cashflow-Zeiträume sind dynamisch. Position und Sichtbarkeit von Zeitraum-Spalten können daher nicht in gespeicherten Cashflow-Ansichten gespeichert werden. Nur die folgenden Spalten werden in gespeicherten Ansichten beibehalten:

• Nummer
• Name
• Tatsächliche Gesamtsumme
• Verteilungsgesamtsumme
• Unverteilt

Konsolidierte Ansicht

Sie können die Details einer Verteilungsposition in der Liste anzeigen und bearbeiten sowie den Cashflow-Kontext anderer Verteilungspositionen ansehen, indem Sie diese Details in einer Untertabelle anzeigen.

So zeigen Sie Verteilungspositionsdetails in einer Untertabelle in der Listenansicht an

1. Wählen Sie eine Verteilungsgesamtsumme mit einem blauen Dreiecksindikator aus, um die Untertabelle zu erweitern.

   

2. Sie können jetzt die Details einer Position bearbeiten und andere Positionen anzeigen.

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• Im Werkzeug Budget: Erstellen von Prognoseanpassungen in Budgets
• Im Werkzeug Cashflow: Erstellen von Prognoseanpassungen (dieser Artikel)
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• Kosten und Zeit
• Leistungserfassung
• Cashflow-Arbeitsablauf für die Zusammenarbeit