Erstellen und Verwalten von Dokumentvorlagen
Bevor Sie Dokumentvorlagen erstellen können, muss der Projektadministrator die entsprechenden Dokumentvorlagen in Project Admin erstellen. Vorlagen werden mithilfe von Feldern erstellt, die bei der Erstellung automatisch mit Daten aus dem System ausgefüllt werden.
Projektadministratoren können Standarddokumentformate für Folgendes erstellen:
- Verträge
- Budget-Zahlungsanträge
- Kostenzahlungsanträge
- Potenzielle Änderungsaufträge, Angebotsanforderungen, Anforderungen für Änderungsaufträge, AG-Änderungsaufträge und Subunternehmer-Änderungsaufträge
Erstellen von Dokumentvorlagen
Klicken Sie auf die Modulauswahl
.Wählen Sie die Registerkarte Dienste aus.
Wählen Sie im linken Bereich Cost Management aus.
Wechseln Sie zu den Registerkarten Budget, Kosten oder Änderungsauftrag.
Führen Sie einen Bildlauf nach unten zum Abschnitt Dokumentvorlagen durch.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Wählen Sie Beispieldokument herunterladen aus, um eine anpassbare Word- oder Excel-Vorlage herunterzuladen. Sie können in einer Microsoft Word-Datei arbeiten und Variablen zu Ihrer eigenen Datei hinzufügen. Erfahren Sie mehr über die Variablen, die für Dokumente verfügbar sind.
Passen Sie den Inhalt nach Bedarf an. Bearbeiten Sie jedoch nicht den Inhalt in den Klammern.
Aktualisieren Sie nach der Anpassung den Vorlagennamen, und klicken Sie auf Speichern.
Ziehen Sie das erstellte Dokument, oder navigieren Sie zu diesem Dokument, um es als Vorlage zu verwenden.
Tipp: Sie können Ihre Dokumentvorlagen in Document Management speichern und auswählen.Wählen Sie Fertig stellen aus, um die Dokumente zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.
Herunterladen und Bearbeiten der Beispieldokumentvorlage
Während der Erstellung von Dokumentvorlagen können Sie eine Beispieldokumentvorlage herunterladen und bearbeiten. Wählen Sie dazu Word oder Excel aus, um eine anpassbare Word- oder Excel-Datei herunterzuladen.
Die heruntergeladene Vorlage kann an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Der Inhalt in den Klammern muss jedoch unverändert bleiben, damit das Modul diese Werte erkennen und beim Erstellen des Dokuments automatisch ausfüllen kann. Erfahren Sie mehr über Variablen.
Dokumentvorlagen für Zahlungsanträge enthalten zusätzliche Zeilen in der Tabelle mit Zahlungsdetails, damit Mitglieder die Hintergrundfarbe und Schriftart für Hierarchien und übergeordnete Knoten definieren können.
- Um das Wort SAMPLE zu entfernen, klicken Sie auf die Dokumentenkopfzeile.
- Zusammenfassungen können sich am oberen oder unteren Rand eines Dokuments befinden. Verbesserung der Sichtbarkeit von Zusammenfassungselementen in generierten Zahlungsanträgen.
- Vorlagen unterstützen Zellen im nativen Excel-Format, z. B. Zahl, Allgemein und Währung.
Verwendung von Prozentwerten in Vorlagen
Es gibt zwei Möglichkeiten, das Prozentformat in Dokumentvorlagen zu integrieren.
Automatische Interpretation
Um einen Prozentwert in die Spalte für den Prozentsatz in der Excel-Vorlage einzugeben, formatieren Sie die Zellen als Allgemein. Beim Importieren in Cost Management wird der Wert von der Vorlage automatisch als Prozentsatz interpretiert (verwenden Sie beispielsweise 12.39 für 12.39%).
%-Zeichen hinzufügen möchten, formatieren Sie die Zelle als allgemeinen Typ und fügen der Zelle manuell das % hinzu, z. B. {payment.columnView.percentTotalCompleted}%. Die Formel eignet sich nur für den Spaltenmodus Kostenzahlungsantrag.Zellen im nativen Excel-Prozentformat
Administratoren können Zellen im nativen Excel-Prozentformat verwenden, indem sie selbst eine Prozentformel definieren. Beispiel: Für die Spalte mit dem Prozentsatz der insgesamt abgeschlossenen Arbeiten eines Kostenzahlungsantrags lautet die benutzerdefinierte Formel {completed | divide: revisedValue}.
Erfahren Sie mehr über die Variablenformatierung.
Überprüfen von Aufgaben in Dokumentvorlagen
Sie müssen möglicherweise die Variablen überprüfen und die Vorlage erneut hochladen, wenn einige der verwendeten Variablen ungültig sind. Neben dem Dokument, das überprüft werden muss, wird das Symbol 
angezeigt. Gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie neben der ungültigen Dokumentvorlage auf das Menü Mehr
.Wählen Sie Aufgaben überprüfen aus.
Die Dokumentvorlage wird heruntergeladen. Öffnen Sie die heruntergeladene Dokumentvorlage. Neben ungültigen Variablen werden die Kommentare angezeigt.
Lösen Sie die Aufgaben in der Dokumentvorlage.
Laden Sie die Dokumentvorlage erneut hoch.
Festlegen der Dokumentvorlage als Vorgabe
Sie können die Dokumentvorlage als Vorgabe festlegen, sodass sie als erste in der Liste der verfügbaren Dokumentvorlagen angezeigt wird.
So legen Sie eine Dokumentvorlage als Vorgabe fest
Wählen Sie die Registerkarte Dienste in Project Admin.
Wechseln Sie zu den Registerkarten Budget, Kosten oder Änderungsauftrag.
Führen Sie einen Bildlauf nach unten zum Abschnitt Dokumentvorlagen durch.
Klicken Sie links oben im Bereich, in dem Sie die Dokumentvorlage ändern möchten, auf Bearbeiten.
Öffnen Sie das Menü Mehr
.Klicken Sie auf Als Vorgabe festlegen.
