Compliance-Anforderungen

Bei der Einreichung von Kostenzahlungsanträgen, Verträgen, Angebotsanforderungen oder Änderungsaufträgen müssen Subunternehmer häufig sehr viele unterstützende Dokumente an Generalunternehmer liefern. Mit dem Arbeitsablauf für Compliance-Anforderungen können Sie Verzichtserklärungen oder Zertifikate für Versicherungen und Bonding verfolgen und speichern.

Schnellnavigation:

• Schritt 1: Einrichten von Anforderungen (Administratoren)
• Schritt 2: Konfigurieren von Anforderungen (Administratoren)
• Schritt 3: Hochladen der Dokumente (Alle Mitglieder)
• Schritt 4: Nachverfolgen der Compliance

Erste Schritte mit Compliance-Anforderungen

Der Arbeitsablauf für Compliance-Anforderungen umfasst zwei Hauptmitgliedergruppen mit unterschiedlichen Zuständigkeiten:

Für Projektadministratoren

1. Ersteinrichtung: Erstellen Sie Compliance-Anforderungsvorlagen in den Projekteinstellungen → Schritt 1: Einrichten von Anforderungen
2. Konfiguration: Legen Sie Anforderungen als optional/erforderlich fest, und konfigurieren Sie Ablaufdaten → Schritt 2: Konfigurieren von Anforderungen
3. Laufende Verwaltung: Überwachen Sie den Compliance-Status, und überschreiben Sie ihn bei Bedarf → Schritt 4: Verfolgung der Konformität

Für Projektmitglieder

1. Grundlegendes zu den Anforderungen: Informieren Sie sich, welche Dokumente für die Übermittlung erforderlich sind, und laden Sie Dokumente hoch → Schritt 3: Hochladen von Dokumenten.
2. Statusüberwachung: Verfolgen Sie den Compliance-Status und Ablaufdaten → Schritt 4: Verfolgen der Konformität

Schritt 1: Einrichten von Compliance-Anforderungen (Administratoren)

Wer kann das tun: Nur Projektadministratoren

Bevor Teammitglieder Compliance-Anforderungen verwenden können, müssen Administratoren zunächst die Anforderungsvorlagen in den Projekteinstellungen erstellen.

Erstellen von Anforderungsvorlagen

Wählen Sie den entsprechenden Speicherort für die Einstellungen basierend darauf aus, wofür Sie die Anforderungen erstellen:

• Verträge und Kostenzahlungsanträge: Wechseln Sie in den Kosteneinstellungen zu Compliance-Anforderungen.
• Angebotsanforderungen und Subunternehmer-Änderungsaufträge: Wechseln Sie in den Einstellungen für Änderungsaufträge zu Compliance-Anforderungen.

Auf diese Weise können Sie Vorlagen wie Versicherungszertifikate, Verzichtserklärungen, Sicherheitsdokumentationen und Wertpapier-Zertifikate erstellen.

Zusammenfassung der Schnelleinrichtung

1. Navigieren Sie zu Einstellungen, und wählen Sie dann die Registerkarte Kosten oder Änderungsauftrag aus.
2. Erweitern Sie den Abschnitt Compliance-Anforderungen.
3. Klicken Sie neben dem Elementtyp (Vertrag, Zahlung, Angebotsanforderung oder Subunternehmer-Änderungsauftrag) auf Hinzufügen.
4. Definieren Sie Anforderungsname, Beschreibung und Bedingungen.
5. Legen Sie dokument- oder bedingungsbasierte Anforderungen fest.
6. Speichern Sie Ihre Vorlage.

Schritt 2: Konfigurieren von Compliance-Anforderungen (Administratoren)

Nach dem Erstellen von Vorlagen können Administratoren die Anforderungen für bestimmte Elemente in ihrer Gruppe Details anpassen.

Festlegen von Anforderungen als optional oder erforderlich

Navigieren Sie zur Gruppe Details eines beliebigen Elements, und suchen Sie den Abschnitt Compliance-Anforderungen:

1. Klicken Sie neben einer Anforderung auf das Menü Mehr .
2. Wählen Sie Als optional festlegen oder Als erforderlich festlegen.

Festlegen von Ablaufdaten

Für zeitkritische Dokumente wie Versicherungsbescheinigungen:

1. Aktivieren Sie in den Anforderungsdetails Erfordert das Ablaufdatum des Dokuments.
2. Mitglieder werden beim Hochladen aufgefordert, Ablaufdaten festzulegen.
3. Abgelaufene Dokumente werden in Kalenderansichten und Benachrichtigungen angezeigt.

Schritt 3: Hochladen erforderlicher Dokumente (Alle Mitglieder)

Wer kann das tun: Mitglieder mit Berechtigung für die Zusammenarbeit

Wenn Compliance-Anforderungen aktiv sind, werden sie in der Gruppe Details des Elements angezeigt.

Grundlegendes zu Anforderungen

Wenn Anforderungen erforderlich sind, wird Folgendes angezeigt:

• Eine Anmerkung: Die folgende Compliance-Anforderung ist erforderlich
• Die Schaltfläche Übermitteln ist deaktiviert, bis Dokumente hochgeladen wurden
• Liste erforderlicher und optionaler Dokumente

Vorgang zum Hochladen

1. Wechseln Sie in den Elementdetails zum Abschnitt Compliance-Anforderungen.

2. Klicken Sie neben der Anforderung auf Dokument hinzufügen.

3. Wählen Sie die Methode zum Hochladen aus:

   • Vorhandene Dokumente auswählen: Aus Dokumenten auswählen, die sich bereits im Projekt befinden
   • Vom Computer hochladen: Neue Dateien durchsuchen und hochladen
   • Anhängen aus Autodesk Docs: Aus verbundenem Autodesk Docs auswählen

Document Management

• Anzeigen/Herunterladen: Klicken Sie auf ein beliebiges hochgeladenes Dokument.
• Entfernen: Löschen Sie Dokumente vor der Übermittlung (nach der Übermittlung nicht mehr verfügbar).
• Ersetzen: Entfernen Sie ein Dokument, und laden Sie eine neue Version hoch.

Schritt 4: Nachverfolgen und Überwachen der Compliance

Überwachen des Compliance-Status

Die Spalte Compliance in Übersichtstabellen zeigt den Echtzeitstatus an:

• Konform: Alle Anforderungen erfüllt
• Ausstehend: Dokumente benötigt
• Entfällt: Für dieses Element gelten keine Compliance Anforderungen.
• Nicht erforderlich: Compliance-Anforderungen sind für dieses Element nicht obligatorisch.

Anzeigen des Compliance-Status in Tabellen

So fügen Sie die Spalte Ablaufdatum Compliance-Dokument zum Verfolgen der Ablaufdaten hinzu:

1. Wechseln Sie im Werkzeug Kosten oder Änderungsauftrag zur entsprechenden Registerkarte (Vertrag, Kostenzahlungsanträge, Angebotsanforderungen oder Subunternehmer-Änderungsaufträge).
2. Klicken Sie auf das Symbol .
3. Suchen und wählen Sie die Spalte Ablaufdatum Compliance-Dokument.

Die Spalte wird im Abschnitt Daten angezeigt. Verwenden Sie Gruppieren nach Daten, um bevorstehende Ablaufdaten schnell zu erkennen.

Integration von Kalendern

Ablaufdaten werden an folgenden Stellen automatisch angezeigt:

• Kalenderansicht der Projekt-Startseite
• Datumsbasierte Tabellengruppierungen
• Benachrichtigungssysteme

Häufige Probleme bei der Fehlerbehebung

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• Compliance-Anforderungen in Kosteneinstellungen: Detaillierte Einrichtung für Verträge und Zahlungen
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Nutzung und Arbeitsabläufe:

• Verwaltung von Berechtigungen in Cost Management: Grundlegendes zu Mitgliederberechtigungen
• Filtern und Gruppieren: Organisieren von Compliance-Daten in Tabellen