Konfigurieren und Verwenden der TradeTapp-Integration

Die TradeTapp-Integration optimiert die Lieferantenqualifizierung und das Risikomanagement, indem Cost Management mit der Vorqualifizierungsplattform des Unternehmens von TradeTapp verbunden wird. Diese Integration bietet mehrere wichtige Vorteile:

Nahtlose Datenweiterleitung: Greifen Sie direkt in Cost Management auf Lieferantenqualifizierungs- und Risikoprofildaten zu, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.
Automatischer Lieferantenabgleich: Das System verwendet die Steuer-ID, um Lieferantenfirmen zwischen TradeTapp und Cost Management für eine genaue Datensynchronisierung abzugleichen.
Zentralisierte Vertragsverwaltung: Laden Sie Rahmenverträge mit Gültigkeits- und Ablaufdatum hoch, und verwalten Sie sie an einem zentralen Ort.
Verbesserte Risikotransparenz: Zeigen Sie Lieferantenrisikostatus, Qualifizierungsstatus und finanzielle Limits direkt in Vertrags-Flyouts an.
Zugriff auf Versicherungsdokumente: Laden Sie Dokumente zum Versicherungsprogramm mit Ablaufdaten direkt aus Verträgen herunter, und überprüfen Sie sie.
Dokumentenautomatisierung: Übernehmen Sie mithilfe Dokumentvariablen Qualifizierungsdaten in Vertragsvorlagen, um eine konsistente, genaue Dokumentation zu erzielen.

Sehen Sie sich das Einführungsvideo an, um den Arbeitsablauf in Aktion zu sehen:

In diesem Artikel:

Konfigurieren von TradeTapp-Einstellungen auf Kontoebene
Einrichten von Firmeninformationen in TradeTapp
Hochladen von Rahmenverträgen
Anzeigen von Qualifizierungs- und Risikoprofilen in Verträgen
- Felder im Qualifizierungs- und Risikoprofil
Verwenden von Dokumentvariablen für TradeTapp-Daten
- Verfügbare TradeTapp-Variablen
Fehlerbehebung bei der TradeTapp-Integration

Konfigurieren von TradeTapp-Einstellungen auf Kontoebene

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie Ihr TradeTapp-Konto auf Kontoebene in der Bibliothek verbinden. Sobald die Verbindung hergestellt wurde, werden Lieferantenqualifizierungs- und Risikoprofildaten aus TradeTapp automatisch mit Cost Management-Verträgen synchronisiert.

Wichtig: Nur Hub-Administratoren und Mitglieder mit vollständigen Berechtigungen können auf Hub Admin zugreifen und die TradeTapp-Integration konfigurieren.

So konfigurieren Sie die TradeTapp-Integration

Wechseln Sie zu Hub Admin, klicken Sie auf Bibliothek, und wählen Sie Cost Management.
Klicken Sie auf Einstellungen.
Suchen Sie TradeTapp in der Liste der Integrationspartner.
Klicken Sie auf Anmelden.
Melden Sie sich bei Ihrem TradeTapp-Konto an, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Nach der Anmeldung zeigt das System Ihren Anmeldestatus zusammen mit Ihren Kontoinformationen an.

TradeTapp im Status Angemeldet mit Anzeige des Benutzerkontos

Anmerkung: Ein lizenzierter Benutzer muss sich bei der neuen Einstellung in den Bibliotheks-/Cost Management-Einstellungen anmelden. Dies ähnelt der Funktionsweise der Authentifizierung für Konten für elektronische Unterschriften.

Einrichten von Firmeninformationen in TradeTapp

TradeTapp bietet vier Optionen für das Feld Firmenname für verschiedene Benennungsszenarien. Diese Flexibilität löst das gängige Problem, in Verträgen Namen von Rechtseinheiten im Vergleich zu Namen für "Geschäfte tätigen unter" zu verwenden.

Erläuterung zu den Feldern für Firmennamen:

In TradeTapp gibt es vier Optionen, aus denen Sie auswählen können, um die als Firmenname zu verwendende Option festzulegen. Dies ist das Feld, das von Cost Management verwendet wird. Im System können Sie zwischen folgenden Optionen wählen:

Firmenname: Der primäre Name, der in TradeTapp angezeigt und mit Cost Management synchronisiert wird
Steuername der Firma: Der mit der Steueridentifikation verbundene Name
Geschäfte tätigen unter: Der Handelsname oder Betriebsname
Netzwerkname: Der in Ihrem Unternehmensnetzwerk verwendete Name

Das Feld Firmenname wird von Cost Management verwendet, um Lieferanteninformationen in Verträgen auszufüllen. Sie können dies verwenden, um Situationen zu lösen, in denen Sie in Verträgen eine "Rechtseinheit" anstelle von "Geschäfte tätigen unter" verwenden müssen.

Firmenname in TradeTapp

Wichtig:

Die Steuernummer wird verwendet, um Lieferantenfirmen zwischen TradeTapp und Cost Management abzugleichen. Stellen Sie sicher, dass die Steuer-IDs des Lieferanten in beiden Systemen übereinstimmen, um die Daten automatisch zu synchronisieren.
Der Steuername der Firma wird in Ihren TradeTapp-Kontoeinstellungen festgelegt und kann in den Integrationseinstellungen nicht geändert werden.

Hochladen von Rahmenverträgen

Sie können Rahmenverträge (Master Service Agreements, MSA) in TradeTapp hochladen, um Vertragslaufzeiten und Gültigkeitszeiträume zu verfolgen. Diese Vereinbarungen werden nach dem Hochladen automatisch im Vertrags-Flyout in Cost Management angezeigt.

So laden Sie einen Rahmenvertrag hoch

Navigieren Sie in TradeTapp zur Registerkarte Allgemein des Unternehmens.
Führen Sie einen Bildlauf zum Abschnitt Rahmenvertrag durch.
Klicken Sie auf Dokument hochladen.
Geben Sie im Dialogfeld Rahmenvertragsdokument hochladen das Gültigkeitsdatum ein. Dieses Feld ist erforderlich.
Geben Sie optional das Ablaufdatum ein, um nachzuverfolgen, wann die Vereinbarung abläuft.
Klicken Sie auf Dokument hochladen, um Ihre Rahmenvertragsdatei auf Ihrem Computer auszuwählen.

Anmerkung: Es werden nur PDF-Dateien mit einer maximalen Größe von 5 MB unterstützt.
Klicken Sie auf Hochladen, um das Dokument zu speichern.

Das hochgeladene Rahmenvertragsdokument wird jetzt im Abschnitt Rahmenvertrag mit dem angezeigten Gültigkeitsdatum angezeigt. In Cost Management können Sie auf dieses Dokument direkt über das Vertrags-Flyout im Abschnitt Qualifizierungs- und Risikoprofil zugreifen.

Anzeigen von Qualifizierungs- und Risikoprofilen in Verträgen

Nach der Konfiguration der TradeTapp-Integration wird der Abschnitt Qualifizierungs- und Risikoprofil in Vertrags-Flyouts angezeigt. In diesem Abschnitt werden umfassende Lieferanteninformationen angezeigt, die mit TradeTapp synchronisiert wurden.

So zeigen Sie Qualifizierungs- und Risikoprofildaten an

Wählen Sie in Cost Management in der linken Navigationsleiste das Werkzeug Kosten aus.
Öffnen Sie einen Vertrag, um das zugehörige Flyout anzuzeigen.
Führen Sie einen Bildlauf zum Abschnitt Qualifizierungs- und Risikoprofil durch.
Klicken Sie auf Bei TradeTapp anmelden, um das vollständige Qualifizierungs- und Risikoprofil des Lieferanten auf der TradeTapp-Plattform anzuzeigen.

Felder im Qualifizierungs- und Risikoprofil

Im Abschnitt Qualifizierungs- und Risikoprofil werden die folgenden Informationen angezeigt:

Feld	Beschreibung
Firmenname (Name der Rechtseinheit)	Der offizielle rechtliche Name der Lieferantenfirma aus TradeTapp.
Risikostatus	Die aktuelle Risikobewertungsstufe.
Qualifizierungsstatus	Der aktuelle Qualifizierungsstand.
Interner einzelner Grenzwert	Der Höchstbetrag für einzelne Transaktionen in USD.
Interner Gesamtgrenzwert	Der maximale ausstehende Gesamtbetrag in USD.
Büros (Adresse der Rechtseinheit)	Die physische Adresse der Rechtseinheit des Lieferanten.
Interne eindeutige ID	Die in TradeTapp zugewiesene eindeutige Kennung.
Steuernummer des Unternehmens	Die für den Abgleich zwischen Systemen verwendete Steueridentifikationsnummer.
Enterprise Business-Zertifizierungen	Relevante Zertifizierungen.
Professional-Lizenzen	Anwendbare Professional-Lizenzen mit Identifikationsnummern.
Versicherungsprogramm	Versicherungsdokumente mit Ablaufdaten, die Sie herunterladen können, um Deckungsdetails zu überprüfen.
Versicherungsdokumente	Herunterladbare Versicherungsdokumente, einschließlich Abdeckung durch allgemeine Haftpflichte, globale/Selbstbehalt- und Berufshaftpflichtversicherung mit Ablaufdaten zur Verfolgung der Gültigkeit der Deckung.
MSA (Master Service Agreement)	Das hochgeladene Rahmenvertragsdokument mit seinem Gültigkeitsdatum. Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um die Vertragsbedingungen herunterzuladen und zu überprüfen. Das Gültigkeitsdatum zeigt an, wann der Rahmenvertrag aktiv wurde, und wird im Format MM/TT/JJJJ angezeigt.

Verwenden von Dokumentvariablen für TradeTapp-Daten

Mit Dokumentvariablen können Sie automatisch TradeTapp-Qualifizierungsdaten in Ihre Vertragsvorlagen übernehmen. Diese Funktion gewährleistet die Konsistenz und reduziert die manuelle Dateneingabe bei der Erstellung von Vertragsdokumenten.

Informationen zum Zugriff auf und zur Verwendung des Werkzeugs Variablensuche finden Sie unter Variablen in Cost Management. Mit der Variablensuche können Sie verfügbare Variablen durchsuchen, Daten in der Vorschau anzeigen und Variablensyntax für Ihre Vorlagen kopieren.

Verfügbare TradeTapp-Variablen

Navigieren Sie in der Variablensuche zu Vertrag > Lieferant > Qualifizierung, um zugehörige Variablen zu finden:

Variablensuche mit TradeTapp-Qualifizierungsvariablen

Variablen für Rahmenverträge:

Gültigkeitsdatum: {contract.supplier.qualification.msa.effectiveDate} - Das Gültigkeitsdatum des Rahmenvertrags
Dateiname: {contract.supplier.qualification.msa.fileName} - Der Dateiname des hochgeladenen Rahmenvertragsdokuments

Weitere Qualifizierungsvariablen:

Die Variablensuche bietet Zugriff auf weitere TradeTapp-Qualifizierungsvariablen, darunter:

Informationen zu Name und Adresse der Rechtseinheit
Professional-Lizenzen mit Identifikationsnummern
Steuernummer des Unternehmens
Handelsklassifizierungen
URL der Firmenwebsite
Kennzahlen für Risikostatus und Qualifizierung
Finanzielle Grenzwerte

Tipp: Verwenden Sie die Schaltfläche Kopieren in der Variablensuche, um die exakte Variablensyntax für ein beliebiges Qualifizierungsfeld zu kopieren. Fügen Sie sie dann in Ihre Microsoft Word- oder Excel-Dokumentvorlage ein. Die Vorschau Datenquelle zeigt die letzten fünf aktualisierten Instanzen an, damit Sie überprüfen können, ob die Variable die richtigen Informationen abruft.

Fehlerbehebung bei der TradeTapp-Integration

Dieser Abschnitt enthält Lösungen für häufige Probleme, die bei der Verwendung der TradeTapp-Integration mit Cost Management auftreten können.

Problem	Lösung
Verbindung zu einem TradeTapp-Konto nicht möglich	Stellen Sie sicher, dass Sie über Hub-Administrator-- oder vollständige Berechtigungen in Hub Admin verfügen. Vergewissern Sie sich, dass Sie gültige Anmeldedaten für das TradeTapp-Konto verwenden. Überprüfen Sie, ob Ihr TradeTapp-Konto aktiv und ordnungsgemäß lizenziert ist. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine stabile Internetverbindung verfügen. Wenden Sie sich an Ihren Hub-Administrator wenn Sie Berechtigungen anpassen möchten.
Qualifizierungsdaten werden nicht in Verträgen angezeigt	Stellen Sie sicher, dass die TradeTapp-Integration in den Bibliothekseinstellungen ordnungsgemäß konfiguriert ist. Vergewissern Sie sich, dass Sie bei TradeTapp in den Integrationseinstellungen angemeldet sind. Prüfen Sie, ob der Lieferant in TradeTapp mit einem gültigen Profil vorhanden ist. Überprüfen Sie, ob die Steuernummer des Lieferanten in Cost Management mit der Steuernummer in TradeTapp übereinstimmt. Vergewissern Sie sich, dass das Feld Lieferant mit der richtigen Firma ausgefüllt ist. Wichtig: Die Steuer-ID muss für die automatische Datensynchronisierung abgeglichen werden. Stellen Sie sicher, dass die Steuernummer des Unternehmens in beiden Systemen identisch ist.
Probleme beim Abgleichen der Steuer-IDs	Das System verwendet die Steuer-ID, um Lieferantenfirmen zwischen TradeTapp und Cost Management abzugleichen. Wenn Daten nicht korrekt synchronisiert werden: Überprüfen Sie, ob die Steuernummer des Lieferanten in Cost Management genau mit der Steuernummer in TradeTapp übereinstimmt. Suchen Sie nach führenden Nullen, Leerzeichen oder Sonderzeichen, die einen Abgleich verhindern könnten. Stellen Sie sicher, dass das Format der Steuernummer dem richtigen Standard entspricht (z. B. US FEIN: 96-7527579). Aktualisieren Sie die Steuer-ID in einem der Systeme, um sie abzugleichen, wenn eine Diskrepanz besteht. Sobald die Steuer-IDs übereinstimmen, sollten die Qualifizierungsdaten innerhalb weniger Minuten automatisch synchronisiert werden.
Fehler beim Hochladen des Rahmenvertrags	Stellen Sie Folgendes sicher: Das Dateiformat ist PDF (andere Formate werden nicht unterstützt). Die Dateigröße beträgt maximal 5 MB. Das Gültigkeitsdatum ist im korrekten Format eingegeben. Sie verfügen über die erforderlichen Berechtigungen zum Hochladen von Dokumenten in TradeTapp. So beheben Sie Probleme mit der Dateigröße Komprimieren Sie die PDF-Datei mit Adobe Acrobat oder einem anderen PDF-Werkzeug. Entfernen Sie nicht benötigte Seiten oder Bilder aus dem Dokument. Speichern Sie die PDF-Datei mit Optimierungseinstellungen für die Web- oder Bildschirmanzeige. Versuchen Sie, die komprimierte Datei erneut hochzuladen.
Dokumentvariablen werden nicht ausgefüllt	Stellen Sie sicher, dass die Variablensyntax korrekt ist und exakt aus der Variablensuche kopiert wurde. Überprüfen Sie, ob der Lieferant die relevanten Daten in seinem TradeTapp-Profil eingegeben hat. Stellen Sie sicher, dass das Format der Dokumentvorlage unterstützt wird (Microsoft Word oder Excel). Vergewissern Sie sich, dass Sie die Vorlage nach dem Hinzufügen der Variablen hochgeladen haben. Generieren Sie das Dokumentpaket neu, nachdem Sie Korrekturen vorgenommen haben, um die aktualisierten Daten anzuzeigen.

Tipp: Weitere Ressourcen finden Sie in der Hilfedokumentation TradeTapp für Generalunternehmer.