Verarbeiten von Informationsanfragen

Eine Informationsanfrage durchläuft einen dynamischen Überprüfungsprozess, der durch Statusänderungen vorangetrieben wird. Dies funktioniert folgendermaßen:

1. Erstellung: Eine Informationsanfrage wird mit dem Vorgabestatus Übermittelt erstellt. Wenn sie nicht sofort abgeschlossen werden kann, kann der Ersteller den Status auf Entwurf setzen.
2. Übermittlung (Nur Manager): Der Ersteller übermittelt die Informationsanfrage und überträgt die Eigentümerschaft an den Manager.
3. Überprüfung: Der Manager kann jetzt bis zu 10 Prüfer zuweisen und den Status in Offen ändern. Die vorgegebenen Prüfer werden in den Einstellungen für Informationsanfragetypen festgelegt.
4. Antwort: Antworten werden von den Prüfern zur Verfügung gestellt und separat nachverfolgt. Prüfer können ihre Antworten bearbeiten, während sich die Informationsanfrage im Status Offen (Wird überprüft) befindet und sie nach wie vor Beauftragter sind. Manager können auch angeben, ob sie übersprungen werden sollen.
5. Offizielle Antwort: Der Manager überprüft die Antworten, wählt eine offizielle Antwort in einer Liste aus, fügt bei Aktivierung Kommentare und Anhänge hinzu und ändert den Status in Beantwortet.
6. Abschluss: Nach der Antwort setzt der Manager den Status auf Geschlossen und verteilt die Informationsanfrage an alle Projektmitglieder. Geschlossene Informationsanfragen können in Dateien gespeichert werden.

Wenn die Informationsanfrage irrelevant wird, kann sie über das Dropdown-Menü Status als Ungültig markiert werden.

Beispiel: Ein Auftragnehmer (Ersteller) initiiert eine Informationsanfrage. Global Construction (Manager) erhält die Anfrage und weist sie Elegant Design, City Permitting and Regional Utilities (Prüfer) zu, um Antworten zu erhalten. Der Manager überprüft die Antworten, wählt eine offizielle Antwort aus und gibt sie an den Auftragnehmer zurück.

Informationsanfragen-Überprüfungstabelle

Die Überprüfungstabelle ist eine wichtige Funktion des Informationsanfragen-Werkzeugs. Für jedes Informationsanfragen-Element bietet sie einfachen Zugriff für alle verantwortlichen Parteien (Beauftragter), ihre Antworten und Antwortinformationen wie Datum und Art der Antwort.

Informationsanfragen-Antworten und -Aktionen werden in chronologischer Reihenfolge aufgelistet. Beim Überprüfen einer Informationsanfrage werden alle vorherigen Antworten in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie beantwortet wurden. So behalten Sie den Überblick über das Gespräch und können schnell Maßnahmen ergreifen.

Pflichtfelder im Informationsanfragen-Arbeitsablauf

Informationsanfragentypen weisen unter Umständen Felder auf, die als obligatorisch gekennzeichnet sind. Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden, bevor Informationsanfragen zwischen bestimmten Status wechseln können.

Übergänge, bei denen Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen:

• Entwurf → Offen für Überprüfung
• Entwurf → Offen für Manager
• Offen für Manager → Offen für Überprüfung
• Entwurf → Offen für Koordinator
• Offen für Manager → Offen für Koordinator

Beim Übergang einer Informationsanfrage müssen alle Pflichtfelder für den jeweiligen Typ Werte enthalten, andernfalls wird der Übergang blockiert. In einer Benachrichtigung wird angegeben, welche Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen.

• Bei anderen Statusübergängen blockieren Pflichtfelder den Übergang nicht, auch wenn sie keinen Wert aufweisen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Informationsanfrage bereits erstellt wurde, bevor das Feld als obligatorisch definiert wurde.
• Pflichtfelder lassen sich nach dem Ausfüllen nicht mehr löschen. Bei Textfeldern darf das Feld nicht leer bleiben. Bei Feldern mit Mehrfachauswahl ist die letzte Auswahl deaktiviert, um Löschvorgänge zu verhindern.

Weitere Informationen zum Konfigurieren von Pflichtfeldern finden Sie unter Informationsanfragentypen.

Informationsanfragen-Aktivitätsprotokoll

Das Aktivitätsprotokoll ist eine wichtige Funktion des Werkzeugs Informationsanfrage. Es enthält eine umfassende Aufzeichnung aller Aktivitäten, die mit einer Informationsanfrage verknüpft sind. Es liefert eine chronologische Darstellung aller Interaktionen, einschließlich Statusänderungen, Antworten, Dokument-Uploads, Bearbeitungen und anderer zugehöriger Aktivitäten.

Neben der Verfolgung von Statusänderungen und anderen wichtigen Aktionen erleichtert das Aktivitätsprotokoll eines Informationsanfrage-Werkzeugs durch Kommentare auch die Kommunikation zwischen Projektbeteiligten. Diese interaktive Funktion ermöglicht es Ihnen, kontextbezogene Anmerkungen hinzuzufügen, Fragen zu stellen oder zusätzliche Informationen direkt im Protokoll bereitzustellen.

Schließen und Verteilen von Informationsanfragen

Schließen und verteilen Sie Informationsanfragen in den folgenden Szenarien:

• Arbeitsablauf nur mit Prüfern: In diesem Fall wird der Assistent Schließen und verteilen vom Informationsanfragen-Manager beim Schließen der Informationsanfrage immer verwendet.
• Arbeitsablauf mit einem Koordinator: Der Assistent Schließen und verteilen wird vom Informationsanfragen-Manager nur verwendet, wenn die erweiterte Einstellung Offizielle Antwort bearbeiten aktiviert ist, sodass Manager die offizielle Antwort des Koordinators bearbeiten können.

Das Schließen und Verteilen besteht aus zwei Schritten:

Schritt 1:

• Auf der linken Seite des Assistenten werden die vorherigen Antworten der Prüfer angezeigt. Der Informationsanfragen-Manager kann eine oder mehrere Antworten auswählen, die in die offizielle Antwort aufgenommen werden sollen.
• Auf der rechten Seite wird die offizielle Antwort angezeigt, die übermittelt wird. Wenn der Informationsanfragen-Manager die Berechtigung zum Bearbeiten der offiziellen Antwort hat (basierend auf der erweiterten Einstellung Offizielle Antwort bearbeiten), kann er der Antwort Anhänge hinzufügen oder zuvor hinzugefügte Anhänge entfernen.

Schritt 2:

• Auf der linken Seite wird eine nicht bearbeitbare Vorschau der offiziellen Antwort einschließlich aller Anhänge angezeigt, die verteilt wird.
• Auf der rechten Seite können die Verteilungseinstellungen bearbeitet und z. B. Beobachter ausgewählt und Kommentare hinzugefügt werden. Außerdem kann angegeben werden, ob der Informationsanfragen-Detailbericht in einem Projektordner gespeichert werden soll.

Zusätzliche Informationen zu Informationsanfragen

Der Abschnitt Zusätzliche Informationen des Werkzeugs Informationsanfrage bietet zusätzliche Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten, um die spezifischen Anforderungen eines Projekts oder Unternehmens besser erfüllen zu können. Dieser Abschnitt enthält alle benutzerdefinierten Informationsanfragen-Felder, die Sie entsprechend Ihren jeweiligen Projektanforderungen definieren können.

Benutzerdefinierte Felder ermöglichen das Erfassen und Speichern von Daten, die möglicherweise nicht von den Standardfeldern des Informationsanfragen-Formulars abgedeckt werden. Dazu können Felder für bestimmte Codes, Kennungen, Kategorien oder andere Daten gehören, die für die Informationsanfragen Ihres Projekts relevant sind.

Im Wesentlichen erweitert der Abschnitt Zusätzliche Informationen die Funktion des Werkzeugs Informationsanfrage, alle für ein effektives Projektmanagement erforderlichen Informationen zu erfassen, zu speichern und zu berichten.

Die Funktion Referenzen in einem Werkzeug Informationsanfrage verbessert die Klarheit und Vollständigkeit einer Informationsanfrage erheblich. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, verschiedene Arten von relevanten Inhalten direkt mit einer Informationsanfrage zu verknüpfen oder zu referenzieren. Dazu gehört zum Beispiel:

1. Dateien und Pläne: Dies können relevante Dokumente, Zeichnungen oder Tabellen sein, die den erforderlichen Kontext oder Details für die Informationsanfrage liefern.
2. Fotos: Bilder können eine visuelle Verdeutlichung bieten und so die vorliegende Aufgabe oder Frage veranschaulichen.
3. Eingaben: Die Referenz zu Eingaben kann dabei helfen, die Informationsanfrage mit bestimmten Materialien, Produkten oder Bauteilen für das Projekt zu verknüpfen.
4. Spezifikationen: Die Referenz auf bestimmte Spezifikationen bietet direkte Links zu relevanten technischen Anforderungen oder Standards, die für die Informationsanfrage gelten.
5. Aufgaben: Das Referenzieren zugehöriger Aufgaben kann zusätzlichen Kontext liefern und zeigen, wie die Informationsanfrage mit größeren Projektherausforderungen oder -bedenken verknüpft ist.
6. Andere Informationsanfragen: In einigen Fällen sind Informationsanfragen miteinander verknüpft. Das Referenzieren anderer Informationsanfragen kann Redundanzen vermeiden und sicherstellen, dass alle zugehörigen Abfragen gemeinsam bearbeitet werden.
7. Zeitplan: Durch das Verknüpfen mit dem Projektplan können die Auswirkungen der Informationsanfrage auf Projektzeitleisten oder Abhängigkeiten hervorgehoben werden.
8. Objekte: Verweise auf bestimmte Objekte (z. B. Ausstattung oder Anlagen) können wichtig sein, wenn sich die Informationsanfrage auf diese Elemente bezieht.
9. Potenzielle Änderungsaufträge: Informationsanfragen führen häufig zu Projektänderungen. Das Referenzieren potenzieller Änderungsaufträge kann dabei helfen, diese Änderungen und ihre Auswirkungen zu verfolgen.
10. Formulare: Formulare, die mit der Informationsanfrage verknüpft sind, z. B. Prüfformulare oder Checklisten, können als Referenzen angehängt werden.

Referenzen können bei der Erstellung eines Informationsanfragen-Elements oder später auf der Seite des Informationsanfragen-Elements hinzugefügt werden. So fügen Sie eine Referenz zu einem Informationsanfragen-Element hinzu

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Referenzen hinzufügen im Abschnitt Referenzen.
2. Wählen Sie den Referenztyp aus.
3. Wählen Sie eine oder mehrere Referenzen aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Informationsanfragen-Anhänge

Anhänge spielen eine wichtige Rolle im Informationsanfragen-Prozess, da sie zusätzlichen Kontext, Erläuterungen und unterstützende Dokumentation liefern. Das Informationsanfragen-Werkzeug ermöglicht es Benutzern, relevante Dateien in verschiedenen Phasen des Informationsanfragen-Lebenszyklus anzuhängen und so die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten zu verbessern.

Offizielle Antwort - Anhänge

Mit der Funktion Offizielle Antwort - Anhänge können Koordinatoren und Manager Anhänge hinzufügen, wenn die offizielle Antwort einer Informationsanfrage übermittelt wird.

Wer kann offiziellen Antworten auf Informationsanfragen Anhänge hinzufügen?

• Koordinatoren, die eine offizielle Antwort übermitteln, wenn sich die Informationsanfrage entweder im Status Offen (Wird überprüft) (bevor sie an Prüfer weitergeleitet wird) oder im Status Offen - beantwortet (nachdem sie von den Prüfern beantwortet wurde) befindet
• Informationsanfragen-Manager, die die Informationsanfrage im Status Offen - Warten auf Übermittlung schließen
• Informationsanfragen-Manager, die die Informationsanfrage im Status Offen - beantwortet schließen - nur bei aktivierter erweiterter Einstellung Offizielle Antwort bearbeiten

Wer kann die Anhänge offizieller Antworten auf Informationsanfragen anzeigen?

Alle Build-Mitglieder, die Zugriff auf das entsprechende Informationsanfragen-Element haben, können die Anhänge der offiziellen Antworten sowohl über das Internet als auch auf Mobilgeräten anzeigen.

Informationsanfragenstatus