Sie haben die Möglichkeit, einen Änderungsauftrag zu erstellen, bevor Sie eine Änderung vornehmen, sodass Sie alle zugehörigen Aktivitäten als Änderungsaufgaben ordnungsgemäß planen, zuweisen und nachverfolgen können. In der ausgewählten Vorlage für Änderungsgenehmigungen sind unter Umständen auch einige Aktionen als Teil des Änderungsauftragsprozesses vordefiniert.

Verwenden Sie die Registerkarte Aufgabenplanung, um die erforderlichen Aktivitäten für Ihren Änderungsauftrag zu definieren. Diese Registerkarte enthält möglicherweise bereits Einträge aus der ausgewählten Vorlage für Änderungsgenehmigungen. Wie bei Änderungsanforderungen kann der Änderungskoordinator Aktivitäten definieren, ändern, entfernen oder hinzufügen, um den erfolgreichen Abschluss einer Änderung sicherzustellen. Alle von der Vorlage bereitgestellten Einträge lassen sich erweitern oder anpassen.

Jede Zeile auf der Registerkarte Aufgabenplanung definiert eine Aktivität. Sie müssen für jede Aktivität eine alphanumerische ID, einen Beauftragten und ein Zielabschlussdatum eingeben. Optional können Sie Abhängigkeiten mithilfe der Spalte Abhängig von angeben, um die Reihenfolge festzulegen, in der Aktivitäten abgeschlossen werden sollen.

Über die Spalten Referenzartikel oder Zu ändernde Artikel lassen sich relevante Artikel auswählen. Das System kopiert diese Artikel anschließend in die generierten Änderungsaufgaben, wenn Sie den Arbeitsablauf für Änderungsaufträge in den Status Perform Change verschieben. Sie können Artikel nach dem Erstellen von Aufgaben hinzufügen; nutzen Sie die Arbeitsablaufaktion Aufgaben aktualisieren, um Aufgaben zu aktualisieren.

Falls Sie einen Prüfer für eine Aufgabe auswählen, muss die entsprechende Änderungsaufgabe überprüft werden, bevor sie abgeschlossen werden kann. Sie können auch den geplanten Aufwand für jede Aufgabe angeben, wodurch Vergleiche zwischen geplantem und tatsächlichem Aufwand und mit Aufwandsschätzungen aus der Änderungsanforderung möglich sind (weitere Informationen finden Sie im Kapitel zur Aufwandsverfolgung).

Generieren von Änderungsaufgaben

Das System verwendet die Informationen auf der Registerkarte Aufgabenplanung, um passende Änderungsaufgaben zu erstellen, wenn Sie Ihren Änderungsauftrag mithilfe der Arbeitsablaufaktion Aufgaben initiieren in den Status Perform Change verschieben. Beim Initiieren von Aufgaben führt das System die folgenden Schritte durch:

• Berechnet Zielstartdaten basierend auf dem Zielabschlussdatum und allen Abhängigkeiten in der Spalte Abhängig von. Dadurch werden auch Zieldauer und verbleibende Tage bestimmt.
• Erstellt Änderungsaufgaben für jeden Eintrag auf der Registerkarte Aufgabenplanung und legt sie im Arbeitsbereich Change Tasks ab. Alle Aufgaben erhalten eine Nummer im Format <Änderungsaufgabe> - <Nummer der Änderungsaufgabe> - <ID> – <Titel>, wodurch sie leicht zu identifizieren sind.
• Fügt Verknüpfungen zu diesen Aufgaben in der Spalte Aufgabe ganz rechts auf der Registerkarte Aufgabenplanung ein.
• Fügt Aufgaben gemäß ihren Zielstart- und -abschlussdaten zur Registerkarte Zeitplan hinzu.

Abschließen von Änderungsaufgaben

Wenn Änderungsaufgaben generiert werden, weist das System den entsprechenden Beauftragten nur Aufgaben ohne Abhängigkeiten zu. Diese erhalten E-Mail-Benachrichtigungen und sehen ihre Aufgaben in der Liste Meine ausstehenden Aufgaben. Das System startet abhängige Aufgaben erst dann, wenn die dafür notwendigen Aufgaben abgeschlossen wurden. Änderungsaufträge werden im Allgemeinen erst fortgesetzt, wenn alle Änderungsaufgaben abgeschlossen sind.

Sobald alle Aufgaben erledigt wurden, gehen Änderungsaufträge automatisch in den Status Results Review über, sodass der Koordinator die Aufgabenergebnisse überprüfen kann. Falls weitere Aktionen erforderlich sind, hat der Koordinator die Möglichkeit, zusätzliche Einträge zur Registerkarte Aufgabenplanung hinzuzufügen und mithilfe der Arbeitsablaufaktion Zusätzliche Aufgaben initiieren zu starten. Der Koordinator kann auch den Übergang Update Tasks verwenden, um vorhandene Aufgaben zu aktualisieren oder neue Aufgaben zum Zeitplan hinzuzufügen.

Auf der Registerkarte Aufgabenplanung werden stets Aufgaben aufgelistet, die noch fällig sind. Wenn Sie eine Änderungsaufgabe abschließen, entfernt das System den Eintrag von der Registerkarte Aufgabenplanung, um das Nachverfolgen der Änderungsimplementierung zu erleichtern. Beachten Sie, dass Sie die Option An CCB übermitteln (Schnellverfahren) nicht verwenden können, falls Sie Aufgaben auf der Registerkarte Aufgabenplanung definiert haben. Das System verhindert dies und zeigt eine Fehlermeldung an. Sie müssen die Aufgaben entweder gemäß Planung weiter ausführen lassen oder die Tabelle für die Aufgabenplanung löschen, wenn die jeweiligen Änderungen bereits durchgeführt wurden und schnell genehmigt werden sollen.

Weitere Informationen zum Verwalten von Änderungsaufgaben finden Sie unter Change Tasks.

Verfolgen von Änderungsfortschritten

Sie können den Fortschritt der Änderungsimplementierung problemlos nachverfolgen, da das System alle Änderungsaufgaben auf der Registerkarte Zeitplan des entsprechenden Änderungsauftrags auflistet.

Im Abschnitt Status auf der Hauptregisterkarte wird außerdem die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben im Feld Aufgabenfortschritt angezeigt:

Wenn ein Benutzer eine Aufgabe bestätigt oder abschließt oder Kommentare im Abschnitt Weiterverfolgung und Statusaktualisierungen hinzufügt, erfasst das System Aufgabenname und -nummer, Status, Person, Datum und Kommentare im Feld Aktivitätsprotokoll für Änderungsaufgaben des Abschnitts Weiterverfolgung und Erfassung von Änderungsaufgaben auf der Hauptregisterkarte Änderungsauftrag. Jede Aufgabe verfügt über einen eigenen Eintrag, allerdings wird jeweils nur die letzte Aktivität angezeigt. Dadurch ist der Änderungskoordinator in der Lage, die neuesten Aufgabenaktivitäten nachzuverfolgen und den Gesamtfortschritt zu überwachen.

Abbrechen eines Änderungsauftrags

Wenn ein Änderungsauftrag nicht mehr gültig ist, können Sie ihn abbrechen, um weitere Aktionen zu verhindern. Das System bricht darüber hinaus alle Aufgaben ab, die erstellt wurden. Folgende Informationen werden im Abschnitt Abbruchdetails erfasst:

• Abgebrochen im Status: Der letzte Status vor dem Abbruch.
• Abgebrochen von: Die Person, die den Änderungsauftrag abgebrochen hat.
• Abbruchdatum: Das Datum, an dem der Änderungsauftrag abgebrochen wurde.
• Kommentare zum Abbruch: Kommentare, die beim Abbruch des Änderungsauftrags hinzugefügt wurden.