Crear informes de transmisión a partir de revisiones cerradas

Cuando se cierra una revisión, los miembros con permisos Ver+Descargar+Publicar marcas de revisión+Cargar o superiores y los administradores de proyectos pueden crear un informe de transmisión directamente desde la revisión.

1. Seleccione el módulo Document Management.
2. Seleccione la ficha Revisiones.
3. Haga clic en una revisión con la revisión de estado Cerrada para abrir la revisión.

Seleccionar archivos de revisión

Seleccionar todo

Al abrir una revisión cerrada, el botón Transmitir todo se muestra por defecto. Haga clic en Transmitir todo para seleccionar todos los archivos de la revisión para su transmisión.

Seleccionar archivos individuales

Si no desea transmitir todos los archivos, puede seleccionar archivos individuales haciendo clic en las casillas de verificación de archivo y, a continuación, en Transmitir (X)

Filtrar y seleccionar

También puede hacer clic en para filtrar los archivos de la lista por estado de revisión:

Una vez que haya seleccionado uno o varios estados de revisión, haga clic en Aplicar y, a continuación, en Transmitir (x) filtrado.

Crear informe de transmisión

Una vez que haya seleccionado los archivos que desea transmitir y haga clic en el botón Transmitir, debe completar el formulario Crear informe de transmisión.

1. Título: escriba un nombre para el informe de transmisión

2. Destinatarios: seleccione quién recibe el informe de transmisión. Puede elegir miembros del proyecto, funciones y empresas.

3. Permisos de visualización: elija si los destinatarios pueden ver o no a otros destinatarios del informe de transmisión. Este parámetro solo se aplica a los miembros que no sean administrativos. El remitente y otros administradores de proyectos siempre pueden ver la lista completa de destinatarios. Una vez enviado el informe de transmisión, tendrá la opción de ajustar de nuevo los permisos de visualización de la lista de destinatarios desde el menú Más para el informe de transmisión.

4. Archivos para informe de transmisión: cuando se cierra una revisión, la acción posterior a la finalización puede incluir la copia de archivos aprobados en una carpeta de destino junto con los atributos añadidos durante la revisión.

   Puede seleccionar transmitir archivos aprobados desde la carpeta de destino con atributos actualizados o desde la carpeta de origen con atributos originales.

   Nota: Los archivos rechazados o aprobados que no se copian correctamente solo se pueden transmitir desde la carpeta de origen.

   • Carpetas de destino en las que se copian los archivos aprobados: seleccione esta opción para transmitir archivos, incluidos los atributos añadidos o actualizados durante la revisión.

     Importante: Esta opción de carpeta de destino no se admite si la revisión se cierra antes del 28 de enero de 2023.

   • Carpetas de origen de las que proceden originalmente los archivos aprobados: seleccione esta opción para transmitir archivos, incluidos solo los atributos originales de revisión previa.

Al cambiar entre la opción de carpeta de destino o de origen, es posible que no tenga el permiso de carpeta correspondiente o que los archivos se supriman. Estos nombres de archivo pasarán a estar en color rojo y se agruparán en Archivos no válidos.

Coloque el cursor sobre el icono y haga clic en Eliminar todo, ya que no podrá crear un informe de transmisión que contenga archivos no válidos.

5. Haga clic en Crear.

Las actividades de informe de transmisión de cada revisión se mostrarán en la ficha ACTIVIDAD.