Requisitos de cumplimiento

Durante la presentación de solicitudes de pago de costes, contratos, RFQ u órdenes de cambio, los subcontratistas suelen tener que proporcionar a los contratistas generales un gran volumen de documentación complementaria. Con el flujo de trabajo de requisitos de cumplimiento, puede realizar un seguimiento y almacenar las renuncias al derecho de retención o los certificados de seguro y de vinculación.

Navegación rápida:

Introducción a los requisitos de cumplimiento

El flujo de trabajo de requisitos de cumplimiento implica dos grupos de miembros principales con diferentes responsabilidades:

Para los administradores de proyectos

  1. Configuración inicial: cree plantillas de requisitos de cumplimiento en la configuración del proyecto → Paso 1: Preparar los requisitos
  2. Configuración: defina los requisitos como opcionales/obligatorios y configure las fechas de caducidad → Paso 2: Configurar los requisitos
  3. Gestión continua: supervise el estado de cumplimiento y omita cuando sea necesario → Paso 4: Seguimiento del cumplimiento

Para los miembros del proyecto

  1. Comprender los requisitos: sepa qué documentos se necesitan para el envío y cargue documentos → Paso 3: Cargar documentos
  2. Supervisión del estado: realice un seguimiento del estado de cumplimiento y las fechas de caducidad → Paso 4: Seguimiento del cumplimiento

Paso 1: Preparar los requisitos de cumplimiento (administradores)

¿Quién puede hacerlo?: solo los administradores de proyectos

Antes de que los miembros del equipo puedan utilizar los requisitos de cumplimiento, los administradores deben crear las plantillas de requisitos en la configuración del proyecto.

Crear plantillas de requisitos

Elija la ubicación de configuración adecuada en función de para qué esté creando requisitos:

Esto le permite crear plantillas como: Certificado de seguro, Exención de derecho de retención, Documentación de seguridad, Certificado de fianza.

Resumen rápido de la configuración

  1. Vaya a Configuración y, a continuación, seleccione la ficha Coste u Orden de cambio.
  2. Expanda la sección Requisitos de cumplimiento.
  3. Haga clic en Añadir junto al tipo de artículo (Contrato, Pago, RFQ o SCO).
  4. Defina el nombre, la descripción y las condiciones del requisito.
  5. Defina requisitos basados en documentos o condiciones.
  6. Guarde su plantilla.
Sugerencia: Comience con los requisitos más comunes que necesita el proyecto y, a continuación, añada otros según sea necesario.

Paso 2: Configurar los requisitos de cumplimiento (administradores)

Después de crear plantillas, los administradores pueden personalizar los requisitos de elementos específicos en los paneles de detalles.

Hacer que los requisitos sean opcionales u obligatorios

Acceda al panel de detalles de cualquier artículo y busque la sección Requisitos de cumplimiento:

  1. Haga clic en el menú Más icono del menú Más junto a cualquier requisito.
  2. Seleccione Hacer opcional o Hacer obligatorio.
Nota: Si todos los requisitos son opcionales, el artículo se considera conforme.

Opciones de configuración de los requisitos de cumplimiento opciones u obligatorios

Establecer fechas de caducidad

En el caso de documentos urgentes, como los certificados de seguro:

  1. En los detalles del requisito, active Requiere fecha de caducidad del documento.
  2. Se solicitará a los miembros que establezcan fechas de caducidad al cargar.
  3. Los documentos caducados se mostrarán en las vistas de calendario y en las notificaciones.

Cuadro de diálogo de configuración de la fecha de caducidad como requisito de cumplimiento

Paso 3: Cargar los documentos necesarios (todos los miembros)

Quién puede hacerlo: miembros con permiso de colaboración

Cuando los requisitos de cumplimiento estén activos, los verá en el panel de detalles del artículo.

Comprender los requisitos

Cuando se necesiten requisitos, verá:

Proceso de carga

  1. Vaya a la sección Requisitos de cumplimiento en los detalles del artículo.

  2. Haga clic en Añadir documento junto al requisito.

  3. Elija el método de carga:

    • Seleccionar documentos existentes: elija entre los documentos que ya están en el proyecto.
    • Cargar desde el equipo: examine y cargue archivos nuevos
    • Adjuntar desde Autodesk Docs: seleccione entre Autodesk Docs conectados

Demostración del flujo de trabajo de carga de documentos como requisito de cumplimiento

Document Management

Sugerencia: Los documentos se convierten en Referenciados en los requisitos de cumplimiento y la posibilidad de editarlos queda limitada para mantener el rastro de auditoría.

Paso 4: Seguimiento y supervisión del cumplimiento

Supervisar el estado de cumplimiento

La columna de cumplimiento de las tablas de información general muestra el estado en tiempo real:

Columna Estado de cumplimiento en la tabla general

Nota: Puede desbloquear y permitir acciones de envío incluso cuando el cumplimiento está pendiente.

Ver estado de cumplimiento en tablas

Añada la columna Fecha de caducidad del documento de cumplimiento para realizar un seguimiento de las fechas de caducidad:

  1. Vaya a la ficha correspondiente (Contrato, Solicitudes de pago de costes, RFQ o SCO) en la herramienta Coste u Orden de cambio
  2. Haga clic en el icono icono de engranaje de configuración.
  3. Busque y seleccione la columna Fecha de caducidad de documento de cumplimiento.

La columna aparece en la sección Fechas. Utilice la agrupación por fechas para identificar rápidamente los próximos vencimientos.

Añadir la columna de fecha de caducidad del documento de cumplimiento a la vista de tabla

Integración del calendario

Las fechas de caducidad aparecen automáticamente en:

Nota: Cuando varios requisitos tienen fechas de caducidad diferentes, solo se muestra la fecha más reciente en las vistas de calendario y lista.

Problemas comunes

Problema Solución
No se puede enviar ni con los documentos cargados Compruebe si todos los elementos de cumplimiento obligatorios tienen documentos
Los documentos no aparecen en la sección de cumplimiento Asegúrese de que los documentos se carguen con el requisito correcto
La columna de cumplimiento no es visible Añada la columna a través de la configuración de tabla (icono de engranaje)
No se puede modificar el documento cargado La capacidad de edición de documentos en los requisitos de cumplimiento es limitada con fines de auditoría
Se muestra una fecha de caducidad incorrecta El sistema muestra la fecha de caducidad más reciente cuando existen varios requisitos

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Preparación y configuración:

Uso y flujos de trabajo:

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