Conjuntos de documentos en Cost Management

La adición de documentos permite compartir información con proveedores y propietarios. Puede enlazar varios archivos en la sección Documentos del panel de detalles de:

• Contratos
• Solicitud de pago de presupuesto
• Solicitud de pago de costes
• Cualquier orden de cambio

En este artículo:

• Añadir documento al conjunto de documentos
  • Añadir documentos como archivos adjuntos
• Administrar documentos en la sección Documentos
  • Acciones de conjuntos de documentos
  • Acciones en documentos individuales
• Añadir marcas de revisión a un documento

Añadir documento al conjunto de documentos

Para añadir un documento:

1. Seleccione la herramienta Presupuesto, Coste u Orden de cambio.

2. Cambie a la ficha correspondiente:

   • Para la herramienta Presupuesto, Contrato principal o Solicitud de pago de presupuesto
   • En la herramienta Coste, Contrato o Solicitud de pago de costes
   • En la herramienta Orden de cambio, cualquier ficha de orden de cambio

3. Seleccione el nombre del elemento en la sección General de la tabla. Se abre un panel de detalles.

4. Haga clic en Añadir documento en la sección Documentos.

   

5. Importe archivos para enlazarlos a un contrato, una orden de cambio o un pago. Se puede seleccionar:

   A partir del trabajo existente:

   • Generados recientemente: los documentos generados más recientemente, si los hay.
   • Añadir desde solicitud de pago de costes: para solicitudes de pago de presupuesto. Transfiera documentos desde la solicitud de pago de costes vinculada.
   • Añadir desde gasto: para solicitudes de pago de presupuesto. Añada documentos desde los gastos vinculados.

   Desde otros procesos de proyecto:

   • Añadir desde PCO: para cualquier orden de cambio. Añada documentos de una posible orden de cambio, que es el punto de partida del flujo de trabajo de orden de cambio.
   • Añadir desde RFQ: para solicitudes de orden de cambio (COR) y órdenes de cambio de proveedor (SCO). Utilice esta opción cuando desee incluir la documentación de la solicitud de presupuesto.
   • Añadir desde COR: para órdenes de cambio del propietario (OCO). Se utiliza al crear órdenes de cambio iniciadas por el propietario.
   • Añadir desde elemento de coste: para cualquier orden de cambio. Se utiliza cuando se desea crear órdenes de cambio a partir de elementos de coste.
   • Añadir desde referencias vinculadas: para cualquier orden de cambio. Incluya informes detallados desde referencias vinculadas, como SDI, incidencias, presentaciones, componentes, formularios y archivos.

   Crear nuevos documentos:

   • Generar a partir de plantilla de documento: cree un documento a partir de las plantillas existentes. La plantilla por defecto se muestra como la primera de la lista. Los administradores de proyectos pueden crear plantillas de documento en la herramienta Configuración.

   Desde fuentes externas:

   • Cargar desde el equipo: adjunte documentos desde el equipo.
   • Adjuntar desde Autodesk Docs: seleccione un documento en la herramienta Archivos. Puede hacer que esta opción esté disponible en la sección Documentos y archivos adjuntos en Cost Management de la herramienta Configuración.
   Nota: Si la plantilla incluye una subtabla de elementos de coste, el nombre de la OCO se asocia al nombre del elemento de coste.

6. Haga clic en Generar.

Notas importantes sobre la generación de documentos:

• Conversión de PDF: el sistema convierte automáticamente los documentos cargados en formato PDF y fusiona varios archivos en un único archivo PDF con marcas para facilitar la navegación.
• Tipos de archivo admitidos: .docx, .doc, .pdf, .png y .jpg. Si se incluyen tipos de archivo no admitidos, el sistema generará un archivo ZIP.
• Renderización de fuentes: si experimenta problemas de renderización de fuentes cuando los documentos se convierten a PDF (como tipos de letra que aparecen de forma diferente o que se sustituyen), incruste los tipos de letra en el documento original antes de cargarlo. Esto es especialmente importante para los tipos de letra propios, como Calibri Bold, que pueden no ser compatibles por defecto con el sistema de conversión.

Después de añadir documentos, puede continuar con los flujos de trabajo o administrar los archivos existentes.

Añadir documentos como archivos adjuntos

Los administradores pueden añadir documentos como archivos adjuntos. Estos documentos se pueden generar a partir de plantillas.

Los documentos adjuntos se pueden descargar y enviar por correo electrónico.

Obtenga más información sobre cómo crear plantillas de documento.

Administrar documentos en la sección Documentos

Una vez que haya añadido documentos al conjunto de documentos, puede administrarlos de varias formas antes de enviar un mensaje de correo electrónico al propietario o al proveedor.

Acciones de conjuntos de documentos

Acciones a nivel de conjunto (se aplican a todos los documentos del conjunto):

• Abra un conjunto de documentos en la herramienta Archivos para llevar a cabo una administración integral.
• Abra en el navegador para obtener una vista preliminar rápida de los archivos PDF en la sección Conjunto de documentos y archivos adjuntos, así como de los archivos PDF combinados.
• Descargue todos los documentos de un conjunto como un único archivo para poder acceder sin conexión.
• Enviar por correo electrónico para revisar todo el ámbito y la documentación asociados. El conjunto de documentos se enviará como un archivo adjunto. Si supera los 20 MB, se proporcionará un vínculo de descarga.

Acciones en documentos individuales

Acciones en documento individuales (se aplican a documentos específicos):

• Abra un documento en el visor de BIM para obtener funciones avanzadas de visualización y edición, como la adición de marcas de revisión a archivos PDF.

  

• Descargue un documento Word o PDF en el equipo para verlo o editarlo sin conexión.

• Regenere documentos para actualizarlos con los datos más recientes, o separe un documento generado de un conjunto de documentos y muévalo a archivos adjuntos.

• Vaya a Archivos adjuntos para reorganizar los documentos. Este procedimiento es reversible, por lo que puede volver a mover los documentos al conjunto si es necesario.

• Suprima un documento de un conjunto de forma permanente.

• Cambie el nombre de un documento para reflejar mejor su contenido o finalidad.

Añadir marcas de revisión a un documento

Puede añadir marcas de revisión a un documento PDF. Puede resultar útil, por ejemplo, durante el proceso de revisión del flujo de trabajo de aprobación.

Para permitir la adición de marcas de revisión a un documento PDF, el administrador de proyectos debe:

1. Seleccione la opción Autodesk Docs en la configuración General.

   

2. Conceda a los revisores el permiso Crear para la carpeta en la que se ha almacenado el documento PDF generado.

   

A continuación, cuando los revisores abran un documento PDF desde la sección de documentos Cost Management, el visor de BIM activará automáticamente el panel Marca de revisión.

Para añadir marcas de revisión a un documento de Cost Management, siga estos pasos:

1. Vaya a la sección Documentos en el panel desplegable del contrato, la solicitud de pago o cualquier orden de cambio que quiera incluir en la marca de revisión.

2. Busque el documento PDF que desea incluir en la marca de revisión y haga clic en el icono del menú Más junto al documento PDF.

3. Seleccione Abrir. El documento PDF se abrirá en el visor de BIM.

   

4. Una vez abierto el documento, puede empezar a añadirle marcas de revisión. Consulte el artículo Marcas de revisión para obtener más información sobre las distintas herramientas y acciones de marcas de revisión disponibles.

Siguiendo estos pasos, puede añadir fácilmente marcas de revisión a los documentos de Cost Management, lo que le ayudará a colaborar de forma más eficaz con su equipo y subcontratistas.