Configuración de costes en la Biblioteca

En Biblioteca, los administradores de cuentas pueden crear plantillas de documento en el generador de configuración de costes a nivel de cuenta. Una vez creadas, las plantillas de documento como configuración de coste se pueden utilizar en todos los proyectos de Cost Management.

En este tema, aprenderá a:

• Abrir el generador de configuraciones de coste
• Crear una plantilla de documento como una configuración de coste en el nivel de cuenta
  • Añadir plantillas de documentos para flujos de trabajo de firma electrónica
• Editar una configuración de coste
• Añadir configuración de costes a proyectos
• Importar atributos personalizados, columnas personalizadas y vistas guardadas
  • Importar una configuración de coste de otro proyecto
• Eliminar una configuración de coste de los proyectos
• Archivar y restablecer la configuración de costes en la biblioteca

Abrir el generador de configuraciones de coste

Para empezar a trabajar en la configuración de costes:

1. En Account Admin, haga clic en Biblioteca en el panel de navegación de la izquierda.

2. Seleccione la tarjeta Cost Management.

3. Haga clic en Crear configuración de coste para abrir el generador de configuraciones de coste.

Crear una plantilla de documento como una configuración de coste en el nivel de cuenta

Los administradores de cuentas pueden crear plantillas de documento para que Cost Management las aplique a varios proyectos en Biblioteca. Para ello:

1. Haga clic en Siguiente en el generador de configuraciones de coste.

   

2. Elija un título para la configuración.

   

3. Se abre el Generador de configuraciones y muestra una lista de todas las plantillas de documento de Cost Management. Desplácese a la sección de plantillas de documento deseada (por ejemplo, Solicitud de pago de presupuesto) y arrastre las plantillas de documento previamente preparadas al campo o haga clic en Examinar para seleccionar una en el repositorio local.

   Si es necesario, descargue la plantilla de ejemplo. Consulte el tema Plantillas de documento en el Centro de ayuda de Cost Management para obtener más información sobre la creación de plantillas de documento.

   

4. También puede hacer clic en Cargar para seleccionar la sección de plantilla de documento en la que desea cargar y elegir una en el repositorio local.

   

5. Una vez que las plantillas de documento hayan terminado de cargarse, haga clic en Guardar.

La configuración de costes que acaba de crear con plantillas de documento es visible en la lista. En el título de la parte superior, puede hacer clic en Añadir a proyectos y plantillas para empezar a utilizarlo inmediatamente. Consulte Añadir configuración de coste a proyectos en este tema para obtener más información.

Añadir plantillas de documentos para flujos de trabajo de firma electrónica

Al crear una configuración de coste, ahora puede incluir plantillas de documento con funciones de firma electrónica. Esta función permite:

• Agilizar los procesos de aprobación de documentos
• Configurar flujos de trabajo de firma en el nivel de cuenta
• Asignar fácilmente plantillas de documento en varios proyectos

Para obtener información sobre cómo añadir plantillas de documento de firma electrónica, consulte la sección Añadir plantillas de documento para el flujo de trabajo de firma electrónica del artículo Configurar y utilizar la integración de firma electrónica.

Editar una configuración de coste

Los administradores de cuentas pueden editar una configuración de coste existente en la Biblioteca y publicar la actualización en todos los proyectos que la estén utilizando.

Importante: no se pueden reemplazar plantillas con una plantilla nueva con el mismo nombre. En su lugar, cargue una nueva plantilla con un nombre diferente o seleccione el menú Más para suprimir la plantilla existente.

Para editar una configuración de coste:

1. En Account Admin, haga clic en Biblioteca en el panel de navegación de la izquierda.

2. Cambie a Cost Management.

3. Haga clic en la configuración de coste en la lista para abrir su panel de detalles.

4. Haga clic en Editar para abrir el generador de parámetros de coste.

5. Cambie el título o cargue cualquier plantilla de documento nueva.

6. Para descargar o suprimir una plantilla de documento, haga clic en el menú Más y seleccione la opción correspondiente en el menú desplegable.

7. Haga clic en Guardar.

   Nota: Si la configuración de coste que se está actualizando ya se ha añadido a los proyectos, se le pedirá que la guarde y actualice. Al guardar se actualiza automáticamente este parámetro de coste para todos los proyectos a los que se ha añadido. Esto significa que las plantillas suprimidas de la biblioteca se eliminarán automáticamente de los proyectos asociados cuando se guarden. Haga clic en Guardar y actualizar para confirmar.

La configuración de coste ya está actualizada en la biblioteca y en todos los proyectos en los que aparece.

Añadir configuración de costes a proyectos

Los administradores de cuentas pueden añadir una plantilla de la Biblioteca en uno o varios proyectos de una cuenta.

Para ello:

1. En Account Admin, haga clic en Biblioteca en el panel de navegación de la izquierda.

2. Seleccione Cost Management.

3. Seleccione la configuración de coste que desea añadir a uno o varios proyectos.

4. Haga clic en Añadir a.

   

5. Esto le llevará a la página Administrar uso y a la ficha No añadida a por defecto. Esta página muestra una lista de proyectos y plantillas de proyecto a los que no se ha añadido el parámetro de coste. Puede:

   • Buscar por nombre o examinar la lista.
   • Utilizar filtros para mostrar solo los proyectos o las plantillas de proyecto.
   • Hacer clic en la opción Archivado para mostrar u ocultar los proyectos y las plantillas de proyecto archivados.
   • Hacer clic en la opción Configuración para reducir la lista a los proyectos y plantillas de proyecto que haya seleccionado.

6. Seleccionar cada proyecto al que desee añadir la configuración de coste.

7. Haga clic en Añadir a... para añadir la configuración de coste a los proyectos seleccionados.

   

   En el cuadro de diálogo ¿Añadir configuración de coste?, haga clic en Añadir para confirmar la selección. Recibirá una notificación que indica que la configuración de coste se ha añadido correctamente a los proyectos seleccionados. En Cost Management, aparecerá un icono que representa la biblioteca junto a las plantillas de documento compartidas desde Biblioteca.

8. Haga clic en Terminar en la esquina superior derecha para finalizar el proceso.

En la lista Biblioteca, vea el número de proyectos a los que se ha añadido la configuración de coste en la columna Añadida a.

Importar atributos personalizados, columnas personalizadas y vistas guardadas

Como administrador de la cuenta, puede importar atributos personalizados, columnas personalizadas y vistas guardadas de un proyecto existente en Biblioteca. También puede guardarlos como componentes de la biblioteca, publicarlos en proyectos y actualizar los componentes de biblioteca existentes antes de volver a publicarlos.

Importar una configuración de coste de otro proyecto

Siga estos pasos para importar la configuración de coste de otro proyecto:

1. Acceda a la página Account Admin y haga clic en la opción Biblioteca de la barra de navegación de la izquierda.

2. Seleccione Cost Management.

3. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo en el botón Crear una configuración de coste y seleccione Importar configuración de coste en el menú desplegable.

   

4. Seleccione el proyecto desde el que desea realizar la importación. Asegúrese de que el proyecto que seleccione contenga la configuración de coste que desea importar.

5. Haga clic en Siguiente.

6. Después de seleccionar un proyecto, puede obtener una vista preliminar de la configuración de coste. Revise y compruebe la configuración de coste antes de importarla a Biblioteca.

   

7. Haga clic en Importar.

A continuación, puede añadir esta configuración a proyectos y plantillas. Descubra cómo hacerlo en la sección Añadir configuración de coste a proyectos de esta página.

Eliminar una configuración de coste de los proyectos

En Biblioteca, puede eliminar un parámetro de coste de varios proyectos a la vez.

1. En la ficha Cost Management, en Biblioteca, seleccione la configuración de coste que desea eliminar.

2. Haga clic en Eliminar de.

   

3. Esto le llevará a la página Administrar uso y a la ficha Añadida a por defecto. Seleccione los proyectos de los que desea eliminar la configuración de coste.

4. Haga clic en Eliminar de.

   

Archivar y restablecer la configuración de costes en la biblioteca

Para archivar una configuración de coste en la biblioteca, haga lo siguiente:

1. En la ficha Cost Management de Biblioteca, seleccione la configuración de coste que desea archivar.

2. Haga clic en Archivar.

   

3. Seleccione Archivar para confirmar. Al archivar en Biblioteca, no estará disponible en ningún proyecto en el que se encontraba y no podrá agregarla ni eliminarla de los proyectos de ahora en adelante.

   

Una vez que se ha archivado el parámetro de coste, puede restaurarlo. Al restaurar, el parámetro de coste se volverá a añadir a todos los proyectos en los que se encontraba anteriormente.

1. Abra Cost Management en Biblioteca.

2. Haga clic en Archivado. Se muestra la página con todas las configuraciones de coste archivadas.

3. Busque la configuración de coste que desea restaurar y haga clic en la flecha de restauración situada junto a ella.

4. Haga clic en Restaurar.

   

5. A continuación, aparecerá un cuadro emergente en el que se le pregunta si desea restaurar la configuración de coste. Haga clic en Restaurar para confirmar.