Instantanés du budget

Les instantanés du budget permettent aux membres de Cost Management de capturer un instantané du budget du projet à des moments spécifiques. Cela permet aux membres de comparer différentes versions du budget pour examiner et comprendre son évolution.

Dans cet article :

• Création et accès aux instantanés du budget
• Comparer les instantanés
• Rapport de comparaison des instantanés du budget
• Application de filtres dans les instantanés du budget
  • Filtres de sélection rapide
• Planification d’instantanés

Principales fonctionnalités :

• Capture totale : l’instantané du budget capture l’intégralité du budget.
• Autorisations requises : seuls les administrateurs de projet ou les utilisateurs disposant d’une autorisation de contrôle complet pour les budgets peuvent prendre des instantanés.
• Options manuelles et automatisées : les utilisateurs peuvent prendre manuellement des instantanés ou planifier des instantanés automatisés à l’aide des notifications par e-mail.
• Filtrage : filtrez les instantanés par type et calculez les deltas pour une analyse approfondie.
• Analyse : comparez jusqu’à trois instantanés simultanément.

Création et accès aux instantanés du budget

Pour créer et accéder aux instantanés du budget :

1. Accédez à Cost Management et ouvrez l’Outil budget.

2. Dans la présentation du budget, cliquez sur Instantanés.

   

3. Le panneau déroulant des instantanés du budget s’affiche sur le côté droit de l’écran. La Version actuelle correspond à l’ensemble du budget dans son état actuel.

   

   Conseil : les filtres et les vues enregistrées fonctionnent de la même manière dans la vue Instantanés que dans un aperçu du budget normal.

4. Pour enregistrer un instantané, cliquez sur Enregistrer un instantané. Vous pouvez enregistrer un maximum de 5 instantanés toutes les 24 heures, avec une limite totale de 300 instantanés enregistrés.

À partir de là, en sélectionnant les trois points à côté du nom du budget, vous pouvez renommer ou supprimer un instantané. Vous pouvez également vérifier le statut de l’intégration budgétaire : Aucune intégration, Intégré, Verrouillé ou Échec de l’intégration.

Comparer les instantanés

Pour comparer les instantanés :

1. Ouvrez le menu déroulant des instantanés du budget et cliquez sur Comparer.

   

2. Choisissez jusqu’à trois versions d’instantané que vous souhaitez comparer.

3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Quitter les instantanés du budget pour revenir à l’aperçu normal du budget.

Les différences entre les versions d’instantané du budget sont mises en surbrillance par des repères visuels classés par couleur, ce qui permet de voir facilement ce qui a été modifié, supprimé ou ajouté.

Un ensemble combiné de budgets de tous les instantanés sélectionnés s’affiche, y compris les budgets qui existaient dans les instantanés plus anciens, mais qui ne sont pas présent dans le nouvel instantané. Le code budget sert d’identificateur pour un enregistrement de budget : un code budget correspond à un élément de ligne.

1. En-tête de colonne supplémentaire : lorsque plusieurs instantanés sont sélectionnés, un en-tête de colonne supplémentaire s’affiche. L’en-tête utilise le nom de l’instantané et classe les instantanés des plus anciens (à gauche) aux plus récents (à droite).

2. Couleur de l’icône d’instantané : la couleur des icônes d’instantané change pour mettre en surbrillance ceux qui sont comparés.

3. Indicateur de changement : indique si un élément budgétaire a été modifié, ajouté ou supprimé.

   • Ajouté : un code budget qui n’existe que dans l’instantané le plus récent.
   • Supprimé : un code budget qui n’existe pas dans l’instantané le plus récent.
   • Modifié : un code budget qui existe dans l’instantané le plus récent et également dans deux ou trois des instantanés sélectionnés, avec toute valeur de colonne visible modifiée parmi les instantanés sélectionnés.

4. Modifications en surbrillance : les cellules dont les valeurs ont été modifiées sont mises en surbrillance pour faciliter leur identification.

5. Séparateur de colonne : un séparateur de colonne s’affiche pour les groupes des mêmes colonnes que les instantanés sélectionnés, mais pas à l’intérieur du groupe.

Rapport de comparaison des instantanés du budget

Vous pouvez générer des rapports de comparaison de budget au format Excel.

Voici comment faire :

1. Dans le panneau déroulant des instantanés du budget, sélectionnez les budgets que vous souhaitez comparer.

2. Cliquez sur Exporter.

3. Configurez les options dans le panneau déroulant. Vous pouvez enregistrer le rapport dans Fichiers, ajouter une page de garde et inclure une colonne d’écart de l’instantané. Choisissez un modèle de rapport dans le menu déroulant.

4. Cliquez sur Exécuter le rapport pour générer votre rapport de comparaison.

Application de filtres dans les instantanés du budget

Vous pouvez appliquer des filtres lors de la comparaison d’instantanés pour vous concentrer sur des données spécifiques. Les filtres sont appliqués au jeu de données le plus récent (version actuelle).

Filtres de sélection rapide

Il existe des filtres rapides disponibles sous forme d’étiquettes qui vous permettent de filtrer les statuts tels que Modifié, Supprimé ou Ajouté.

• Tous les budgets : cette option est sélectionnée par défaut lors de l’activation du mode de comparaison. Affiche tous les éléments budgétaires.
• Toutes les modifications : affiche tous les budgets dont le statut est modifié, supprimé ou ajouté.
• Modifié : affiche uniquement les budgets dont le statut est modifié.
• Ajouté : affiche uniquement les budgets dont le statut est ajouté.
• Supprimé : affiche uniquement les budgets dont le statut est supprimé.

Planification d’instantanés

Les instantanés du budget peuvent être planifiés. Cette option est disponible dans les paramètres.

En savoir plus sur la planification des instantanés.