Tableaux de budget et de contrat
Cost Management propose deux façons d’afficher les informations financières de votre projet dans les tableaux de budget et de contrat. Ces tableaux vous permettent de suivre toute la trésorerie entrante et sortante de votre projet :
- Tableau de budget : organise le budget entrant et le budget sortant, ainsi que les évolutions, selon la structure de codification du budget que vous souhaitez.
- Tableau de contrat : organise les mêmes données financières par contrat fournisseur.
Les deux tableaux contiennent des informations financières identiques, mais les présentent différemment en fonction de vos besoins de suivi.
Chaque tableau est organisé en sections principales :
- Général : comprend les informations définissant chaque élément de ligne, par exemple le code budget.
- Budget : affiche les valeurs entrantes qui sont réglées à votre société.
- Prévision budgétaire : affiche les projections budgétaires. Visible lorsque l’administrateur de projet active les prévisions de revenus budgétaires. Pour en savoir plus, reportez-vous aux rubriques Prévisions budgétaires et Ressources basées sur les plages de dates.
- Coût : affiche les dépenses afférentes au projet.
- Prévision des coûts : affiche les coûts prévus.
- Marge nette : affiche l’argent gagné ou perdu pour les éléments budgétaires.
Colonnes de budget
Les valeurs de ces colonnes sont mises à jour à mesure que le statut du budget évolue :
- Budget initial : renseigné lorsque le budget est saisi ou importé.
- Transferts de budget internes : renseigné selon les transferts de budget internes et les transferts à partir des ajustements de prévisions.
- Avenants approuvés : somme des valeurs approuvées des TS dont le statut budgétaire est défini sur Approuvé ou Exécuté.
- Budget révisé : somme du budget initial, des ajustements internes et des avenants approuvés.
- Avenants en attente : somme des valeurs des TS dont le statut budgétaire est défini sur Ouvert, Soumis, Accepté ou Réviser et re-soumettre.
- Budget projeté : somme du budget révisé et des avenants en attente.
- Facturé à ce jour : affiche la demande de paiement de budget approuvée. Visible lorsque l’administrateur de projet active les prévisions de revenus budgétaires. Pour en savoir plus, reportez-vous à la rubrique Prévisions budgétaires.
Dans l’image suivante, les couleurs représentent la colonne dans laquelle les valeurs apparaissent, en fonction du statut budgétaire. La valeur indiquée correspond à l’étape de budget de la TS.
Colonnes de la section Prévision budgétaire
Les colonnes de cette section présentent les projections et les ajustements budgétaires. Elles vous aident à prévoir les revenus totaux d’un projet ainsi que les coûts pour calculer les frais projetés et gérer les scénarios où les ressources changent sans dépasser les limites du contrat.
- Ajustements des prévisions budgétaires : ajustements manuels pour les modifications de recettes budgétaires attendues. Vous pouvez générer des projets d’avenant à partir de ces ajustements pour demander un budget supplémentaire.
- Prévisions budgétaires à atteindre : recettes budgétaires projetées restantes pour terminer le projet.
- Prévisions budgétaires finales : total des recettes budgétaires prévues y compris le budget initial, les transferts et les ajustements.
Colonnes de débours
Les valeurs de ces colonnes sont mises à jour à mesure que l’état des coûts évolue :
Débours initial : débours du contrat initial réel ou projeté.
Remarque : si aucun contrat n’est lié à ce budget, la valeur débours initial sera égale à la valeur du budget révisé. Ainsi, la colonne Marge nette affiche zéro.Demandes d’avenant approuvées : demandes de modification du contrat approuvées.
Demandes d’avenant non validées : TS dont le statut budgétaire est approuvé ou exécuté, mais dont le statut du débours n’est ni approuvé ni exécuté.
Demandes d’avenant en attente : demandes de modification de contrat calculées sur la valeur proposée de la TS (si la valeur validée est vide) ou sur la valeur validée dont le statut du débours est Proposé ou Accepté.
Réserves : provision calculée à l’aide de la valeur Estimé d’une TS dont le statut du débours est Ouvert, Tarification ou Réviser et re-soumettre.
Engagement et changements : somme de l’engagement initial, des demandes d’avenants approuvées, des demandes d’avenant en attente et des réserves. La colonne Engagement initial indique la valeur Débours avec contrat, sauf si elle est vide. Dans ce cas, la valeur Budget révisé est utilisée.
Coût prévu : indique la valeur du champ Coût réel si elle est supérieure à la valeur calculée dans la colonne Engagement et changements. Sinon, c’est la valeur de la colonne Engagement et changements qui s’affiche.
Coût réel : somme des dépenses approuvées, des demandes de paiement du débours approuvées, ainsi que de la saisie directe. La saisie directe correspond à l’ensemble des dépenses traitées dans le système ERP d’une entreprise et intégrées dans Cost Management.
Dans l’image suivante, les couleurs représentent la colonne dans laquelle les valeurs apparaissent, en fonction du statut du débours. La valeur indiquée correspond à l’étape de débours de la TS.
Colonnes Prévision des coûts
Les valeurs sont renseignées et sont déplacées d’une colonne à une autre dans la section Prévision en cas de modification du statut du débours.
- Ajustements des prévisions de coûts : ajustements manuels des modifications de coûts attendues. Vous pouvez générer des projets d’avenant à partir de ces ajustements pour demander un budget supplémentaire.
- Débours final jusqu’à achèvement : montant prévu pour achever le projet.
- Débours final prévu : sommes des engagements initiaux, des avenants approuvés, des avenants en attente et des réserves.
Colonnes de marge nette
Les valeurs sont renseignées et sont déplacées d’une colonne à une autre dans la section Marge nette en cas de modification du statut du débours.
- Marge nette : différence entre le budget projeté et les coûts projetés. Si la valeur du budget projeté est de 11 900 et que la valeur des coûts prévus est de 9 900, la valeur de la colonne Marge nette est de 2 000.
- Marge prévue : sommes gagnées ou perdues suite à des ajustements apportés en cours de projet.