Création d’un budget

L’ajout d’un budget à Cost Management est l’une des premières étapes pour commencer à utiliser les fonctionnalités et les workflows de Cost Management.

Il existe quatre méthodes pour ajouter un budget :

• Importation d’un budget existant sous la forme d’une feuille de calcul
• Ajout manuel des éléments budgétaires l’un après l’autre
• Ajout d’un budget directement à partir d’un élément de coût lors de la création ou de la modification d’éléments de coût.
• Intégration directe dans un système de gestion des ressources d’entreprise (ERP) ou d’estimation à l’aide d’une API Contactez votre fournisseur d’intégration pour plus d’informations.

Importer une feuille de calcul existante

Une fois les segments de code budget définis, vous pouvez importer un budget dans Cost Management à l’aide du modèle de budget fourni par le logiciel. Pour créer un budget au format correct, suivez les instructions fournies dans le modèle.

Pour télécharger un modèle de budget :

1. Sélectionnez l’outil Budget dans le menu de navigation de gauche.
2. Sélectionnez l’icône pour modifier.
3. Cliquez sur Importer.
4. Cliquez sur Télécharger le modèle dans la fenêtre d’importation du budget.

Dans le modèle de budget, vous pouvez consulter des exemples avec des conseils de formatage utiles et des codes budget déjà préparés, ainsi que des modèles vides avec ou sans hiérarchie. Suivez les instructions fournies dans le modèle pour créer un budget au format correct. Une fois terminé :

1. Enregistrez le fichier sur votre ordinateur.
2. Revenez à la fenêtre d’importation du budget de Cost Management.
3. Faites glisser un fichier à cet endroit ou cliquez sur Choisir un fichier.

Meilleures pratiques pour la mise en forme d’un fichier Excel de budget

• Le budget importé ne doit pas inclure les groupes récapitulatifs d’autres éléments budgétaires. Basé sur des listes principales pour chaque segment, le regroupement facilite une gestion plus flexible du budget.

• Le budget importé peut comporter des sous-éléments. Cependant, il doit s’agir uniquement de sous-éléments d’un élément budgétaire réel.

• Lors de l’importation de codes budget, le système permet l’importation de caractères spéciaux (par exemple, un tiret), appelés séparateurs dans le code importé réel.

• Les caractères spéciaux sont comptés dans le nombre de chiffres du segment. Par exemple :

  • 03.00.00 = 8 chiffres
  • 030000 = 6 chiffres

• Les membres peuvent ajouter des séparateurs entre des segments entiers. Par exemple, si le CSI constitue un segment (8 chiffres) et que le type de coût constitue un autre segment (3 chiffres), il peut y avoir un séparateur « - » entre « 03.00.00 » et « LAB » : 03.00.00-LAB. Cet exemple comporte 11 chiffres au total (8+3) lors de l’importation. Cela signifie que les en-têtes de groupe gérés par la liste principale des segments tout comme les éléments budgétaires réels affichent des caractères spéciaux.

L’exemple suivant montre un budget exporté à gauche et le format approprié pour l’importation à droite. Les groupes de résumé sont supprimés, ce qui permet de trier par segment, avec la même fonctionnalité, mais plus de flexibilité.

La vidéo suivante explique la configuration de l’importation d’un budget :

Ajout d’un budget

Vous pouvez ajouter un budget manuellement. Ajouter un élément budgétaire

1. Sélectionnez l’outil Budget dans le menu de navigation de gauche.

2. Sélectionnez l’icône pour modifier.

3. Cliquez sur Ajouter pour ajouter des éléments budgétaires spécifiques.

4. Sur la nouvelle ligne d’élément budgétaire, entrez le code budget. Le champ de code budget limite la saisie de données au formulaire défini dans le gabarit de codification du budget. Si des séparateurs sont utilisés entre les segmentations, ils sont automatiquement renseignés.

   Conseil : le nom du nouvel élément budgétaire est ajouté automatiquement, en fonction des segments de code budget préparés précédemment dans l’outil Paramètres.

5. Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur le nom du budget pour ouvrir le volet des détails et ajouter une description pour la codification ou modifier le nom du budget.

6. Entrez la quantité.

7. Sélectionnez le type d’unité.

8. Entrez le coût unitaire. Le montant est renseigné automatiquement à partir de la quantité et du débours unitaire.

9. Sélectionnez un emplacement pour l’élément budgétaire dans la structure de répartition des emplacements.

10. Cliquez à nouveau sur pour revenir à l’état par défaut Affichage uniquement.

Ajouter un budget à partir d’un élément de coût

Lorsque vous utilisez des éléments de coût, vous pouvez créer un budget directement à partir de la liste déroulante correspondant au budget de l’élément de coût. Cette méthode est pratique lorsque vous êtes en train de créer ou de modifier un élément de coût et que vous réalisez que vous avez besoin d’un budget qui n’existe pas encore.

Pour ajouter un budget à partir d’un élément de coût :

1. Accédez à l’outil Demande d’avenant dans le menu de navigation de gauche.
2. Passez à l’onglet TS.
3. Lorsque vous ajoutez ou modifiez un élément de coût, cliquez sur la liste déroulante Code budget.
4. Sélectionnez l’option Créer un budget dans la liste déroulante.
5. Suivez les invites pour définir le nouveau budget avec le code, le nom et d’autres détails appropriés.

Une fois créé, le nouveau budget est automatiquement sélectionné pour votre élément de coût et peut être utilisé pour d’autres éléments de coût et dans l’ensemble de Cost Management.

Ajouter un sous-élément à un budget

Dans chaque élément de ligne de budget, vous pouvez ajouter des sous-éléments qui contribuent au total de l’élément budgétaire parent. Par exemple, si vous disposez d’un élément de ligne budgétaire pour la sous-structure en béton, vous pouvez le décomposer davantage en sous-éléments tels que les semelles sur pieux, la main-d’œuvre et la dalle sur terre-plein.

Pour ajouter un sous-élément :

1. Cliquez sur pour ouvrir le budget en mode Modifier.

2. Cochez la case associée à un élément budgétaire. Celui-ci devient le parent.

3. Cliquez sur le menu Plus sur l’élément budgétaire parent.

   Conseil : vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’élément budgétaire afin d’afficher le menu Plus.

4. Choisissez Ajouter un sous-élément.

5. Suivez les étapes 4 à 8 de la section Ajouter un budget pour indiquer le code budgétaire, le nom du budget, la quantité, l’unité et le coût unitaire.

6. Cliquez à nouveau sur pour revenir à l’état par défaut Affichage uniquement.

Étapes suivantes

Vous pouvez apprendre à gérer les budgets après en avoir créé un.

Articles connexes

• Paramètres de budget
• Configuration de codes budget