Paramètres des notifications par e-mail

Les administrateurs de projet peuvent personnaliser les paramètres des notifications par e-mail pour un projet en contrôlant les destinataires des notifications.

Les administrateurs de projet peuvent utiliser les paramètres de notification par défaut ou créer des groupes de notifications de membres, rôles ou sociétés individuels. Ils peuvent ensuite gérer la fréquence des notifications par e-mail et contrôler les niveaux d’autorisation pour les outils et les types de notification sélectionnés dans chacun de ces groupes.

Par exemple, les administrateurs de projet peuvent définir la fréquence de notification de l’outil Problèmes sur Horaire pour chaque changement de statut et de date d’échéance, et sur Instantanément pour chaque événement d’affectation d’une DI à un membre. En outre, ils peuvent désactiver les notifications pour tous les outils et types de notification ou certains d’entre eux.

Les membres du projet disposant d’une autorisation de type Modifier ou de niveau supérieur peuvent configurer leurs propres fréquences de notification pour différents outils et types de notification. Pour en savoir plus, reportez-vous à la rubrique Paramètres de notifications de membres.

Pour accéder aux liens pointant vers les rubriques d’aide propres aux notifications, reportez-vous à la page Notifications dans les outils et produits ACC.

Cet article se compose des sections suivantes :

• Notifications et fréquences
• Créer des groupes de notifications
• Contrôler la fréquence des e-mails et les niveaux d’autorisation
• Modifier et supprimer des groupes de notifications
• Désactiver les notifications
• FAQ et résolution des problèmes
• Modifier les filtres d’e-mail

Notifications et fréquences

Les administrateurs de projet peuvent modifier les fréquences de notification des outils et types de notification suivants de manière individuelle :

• Pont
• Cost Management
• Design Collaboration
• Files
• Formulaires
• Problèmes
• Réunions
• DI
• rapport
• Révisions
• Planification
• Plans
• Soumissions
• Bordereaux de transmission

Vous pouvez sélectionner les paramètres de fréquence suivants :

• Divers : indique que plusieurs fréquences sont affectées aux types de notification pour un outil donné. Cette option ne peut pas être sélectionnée.
• Instantanément : envoie la notification par e-mail dès que possible.
• Horaire : envoie un résumé par e-mail environ une fois par heure.
• Quotidienne : envoie un résumé quotidien à 4 h 00 dans le fuseau horaire spécifié pour le projet sur le profil du projet.
• Jamais : désactive les notifications par e-mail.

Notez les considérations spécifiques suivantes concernant les notifications :

• Certaines notifications, telles que les messages système ou les invitations, sont toujours envoyées instantanément, quels que soient les paramètres de fréquence.
• Les fréquences de certains types de notification de l’outil sont définies par défaut sur Instantanément et ne peuvent pas être modifiées. Par conséquent, la fréquence de l’outil peut comporter la valeur Divers, même si vous essayez de la changer en Quotidienne ou Horaire.

Créer des groupes de notifications

Le groupe de notifications Paramètres de notification par défaut est disponible par défaut dans chaque projet. Les administrateurs de projet peuvent utiliser ce groupe comme modèle pour appliquer rapidement les paramètres de fréquence de notification par défaut aux membres, rôles ou sociétés sélectionnés, comme expliqué ci-dessous.

Un administrateur de projet peut créer des groupes de notifications de membres, sociétés ou rôles individuels et contrôler les paramètres de notification et les niveaux d’autorisation pour chaque groupe de notifications.

Pour créer un groupe de notifications :

1. Sélectionnez Project Admin dans le sélecteur de produits.

2. Sélectionnez l’outil Notifications dans le panneau de gauche.

3. Cliquez sur Créer un groupe de notifications .

4. Entrez le nom que vous souhaitez attribuer au groupe de notifications.

5. Dans le menu déroulant, sélectionnez un membre, un rôle ou une société, ou entrez un nom pour filtrer les options proposées dans la liste.

6. Cliquez sur Créer.

   

   Le groupe que vous venez de créer est mis en surbrillance.

   

Vous pouvez désormais gérer les paramètres de fréquence des e-mails et les autorisations pour les outils et les types de notification souhaités, comme expliqué ci-dessous.

Contrôler la fréquence des e-mails et les niveaux d’autorisation

Une fois que vous avez créé un groupe de notifications, vous pouvez contrôler les paramètres de fréquence des e-mails et les niveaux d’autorisation.

Par défaut, les outils et les types de notification sont divisés en deux catégories : Notifications d’action requise et Autres notifications. Cela indique si une action de membre est requise lorsqu’un événement donné se produit. Par exemple, aucune action de la part d’un membre n’est requise lorsqu’un rapport a été publié ou mis à jour, mais une action est requise lorsqu’un problème a été affecté à un membre.

Pour contrôler les paramètres de fréquence des e-mails et les niveaux d’autorisation :

1. Utilisez les icônes de développement à côté des options Notifications d’action requise et Autres notifications pour sélectionner les outils et les types de notification pour lesquels vous souhaitez définir la fréquence de notification.

   

2. Spécifiez les paramètres de fréquence de notification souhaités à l’aide des menus déroulants de fréquence. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Notifications et fréquences.

   

3. Désactivez les notifications pour les outils et les types de notification souhaités en définissant leur fréquence sur Jamais. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Désactiver les notifications.

4. Utilisez le menu déroulant de sélection des autorisations pour affecter un niveau d’autorisation à un outil ou à un type de notification, selon vos besoins.

   

L’outil Notifications comporte quatre niveaux d’autorisation qui s’appliquent aux membres de chaque projet :

Modifier et supprimer des groupes de notifications

Vous pouvez modifier le nom d’un groupe et ajouter ou supprimer des membres, des rôles ou des sociétés.

Modifier un groupe de notifications

1. Sélectionnez le groupe que vous voulez modifier.

2. Cliquez sur Modifier le groupe dans la partie supérieure droite de la page Notifications.

   

3. Effectuez les modifications nécessaires.

4. Cliquez sur Appliquer.

Supprimer un groupe de notifications

1. Sélectionnez le groupe de notifications que vous souhaitez supprimer.

2. Cliquez sur Supprimer le groupe dans la partie supérieure droite de la page Notifications.

   

3. Lorsque vous êtes invité à confirmer votre choix, cliquez sur Supprimer.

   Remarque : la suppression d’un groupe ne peut pas être annulée.

   

Désactiver les notifications

Les administrateurs de projet peuvent désactiver toutes les notifications, ou bien les notifications concernant les outils et les types de notification sélectionnés pour des membres, des rôles ou des sociétés spécifiques.

Désactiver toutes les notifications

Pour désactiver toutes les notifications, vous pouvez procéder des deux façons suivantes :

• Créer un groupe d’exclusion de notifications dédié et définir la fréquence de tous les outils sur Jamais
• Utiliser un groupe d’exclusion par défaut.

Désactiver toutes les notifications en créant un groupe d’exclusion

1. Sélectionnez Project Admin dans le sélecteur de produits.

2. Sélectionnez l’outil Notifications dans le panneau de gauche.

3. Créez un groupe de notifications en suivant les étapes 1 à 6 décrites dans la section Créer des groupes de notifications ci-dessus.

4. Définissez la fréquence à côté de Notifications d’action requise et Autres notifications sur Jamais.

   Cette action désactive les notifications par e-mail pour tous les outils et types de notification associés à ces outils.

   

Désactiver toutes les notifications à l’aide d’un groupe d’exclusion par défaut

1. Sélectionnez le groupe de notifications Refuser par défaut.
2. Cliquez sur Modifier le groupe dans la partie supérieure droite de la page Notifications.
3. Ajoutez ou supprimez des membres selon vos besoins.
4. Cliquez sur Appliquer.

Désactiver certaines notifications

Pour désactiver des notifications spécifiques pour des outils et des types de notification, définissez la fréquence de ces outils et types de notification sur Jamais. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Contrôler la fréquence des e-mails et les niveaux d’autorisation.

FAQ et résolution des problèmes

Impossible de définir la fréquence pour tous les types de notification

Lorsque vous définissez la fréquence de notification par e-mail pour un outil sur Quotidienne ou Horaire, une info-bulle semblable à celle ci-dessous peut s’afficher à côté de certains outils ou types de notification :

Ce message d’erreur indique qu’au moins un type de notification pour un outil donné n’est pas inclus dans le résumé. Par conséquent, la fréquence souhaitée ne peut pas être spécifiée.

Chevauchement entre les paramètres de notification

Un chevauchement se produit lorsque le même membre, rôle ou société fait partie de plusieurs groupes de notifications.

Les membres disposant de l’autorisation Modifier ou supérieure peuvent remplacer les paramètres de notification spécifiés pour un groupe en définissant leur propre fréquence de notification. Si un membre n’a pas modifié les paramètres par défaut, les paramètres de notification spécifiés pour un groupe sont appliqués dans l’ordre suivant :

1. Membre affecté par nom ; par exemple, John Smith.
2. Utilisateur affecté par société ; par exemple, tous les utilisateurs auxquels la société Autodesk a été affectée.
3. Utilisateur affecté par rôle ; par exemple, tous les utilisateurs auxquels le rôle Consultant a été affecté.

En cas d’ambiguïté, par exemple deux groupes contenant le rôle de « Consultant », celui créé en dernier prévaudra.

Modifier les filtres d’e-mail

À compter du 1er avril 2023, l’expéditeur des notifications « Autodesk Construction Cloud » pour ACC est modifié afin d’inclure le prénom et le nom de famille de la personne qui a effectué une action donnée dans un projet. Par conséquent, le nom de l’expéditeur a désormais le format suivant :

{Prénom}{Nom de famille}(Autodesk Construction Cloud)

Comme cette modification peut affecter vos filtres d’e-mails existants, assurez-vous de modifier vos règles de filtrage.

Outlook

Suivez ces étapes pour modifier votre règle Outlook :

1. Ouvrez Outlook.

2. Cliquez sur Fichier > Gérer les règles et alertes.

3. Cliquez sur Modifier la règle > Modifier les paramètres de règle.

4. Décochez la case de personnes ou d’un groupe public.

5. Cochez la case avec des mots spécifiques dans l’adresse du destinataire, puis dans la boîte de dialogue de description de la règle, cliquez sur le lien mots spécifiques.

   

6. Saisissez « @acc.autodesk », cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

7. Sélectionnez une case à côté d’une action que vous souhaitez effectuer avec le message, puis cliquez sur Suivant.

8. Si nécessaire, sélectionnez des exceptions, puis cliquez sur Suivant.

9. Cliquez sur Terminer.

   

   Consultez cet article de support Microsoft pour plus d’informations sur la modification des règles Outlook.

Gmail

1. Ouvrez Gmail.

2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres > Voir tous les paramètres.

   

3. Cliquez sur Filtres et adresses bloquées, puis cliquez sur Modifier à côté du filtre à modifier.

4. Déplacez vos critères de filtrage du champ De au champ Contient les mots, comme illustré ci-dessous.

5. Cliquez sur le bouton Continuer.

6. Sélectionnez une case à côté d’une action à effectuer pour le message qui correspond à vos critères.

7. Cliquez sur Mettre à jour le filtre.

   - Autodesk Construction Cloud

Consultez cet article d’aide de Gmail pour en savoir plus sur la création de règles permettant de filtrer vos e-mails.