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Les tâches de modification sont créées dans le cadre d’une demande (DM) ou d’un ordre (OM) de modification à l’aide de l’onglet Planification des tâches. Cet onglet vous permet de capturer tous les détails d’une tâche avant de la lancer.
Lorsqu’une tâche de modification est créée, les informations pertinentes de la demande ou de l’ordre de modification sont utilisées pour remplir la section Processus de modification associé, y compris les liens vers les processus de modification d’origine.
Si une tâche de modification dépend d’une autre tâche à terminer en premier, un lien vers cette tâche s’affiche dans le champ Dépend de de la section Détails de la tâche ainsi que dans l’onglet Références. Cela vous permet de voir rapidement la tâche qui a précédé la tâche en cours.
Les tâches de modification comportent également un onglet Articles concernés. Cliquez sur Ajouter pour ajouter les articles qui doivent être traités au cours de la tâche.
Les tâches sont créées dans le cadre d’une demande de modification (DM) ou d’un ordre de modification (OM). Une fois que l’action Lancer les tâches est validée dans le processus de modification, les tâches qui ne dépendent d’aucune autre sont immédiatement attribuées à leur attributaire. Les attributaires sont avertis par e-mail et peuvent retrouver les tâches qui leur sont assignées dans la liste Mon travail en attente. Les tâches restantes qui dépendent de la réalisation d’une autre tâche restent à l’état Planification. Ces tâches passent automatiquement à l’état Attribuée une fois la tâche précédente terminée. Les informations correspondantes sont présentées dans l’onglet Planification de la demande ou de l’ordre de modification associé.
La date de début prévue de la tâche est utilisée pour définir un jalon, de sorte que l’attributaire sache pour quand il doit accuser réception. Cliquez sur la transition Reconnaître pour commencer à travailler sur la tâche.
Une fois cette reconnaissance effectuée, la date associée est enregistrée comme date de début réelle. Le commentaire d’action indiqué est stocké dans le journal des commentaires.
Les écarts sont automatiquement enregistrés pour analyse ultérieure.
En tant qu’attributaire d’une tâche, vous pouvez charger des fichiers dans l’onglet Pièces jointes pour fournir les résultats de vos activités. Vous pouvez également lier d’autres livrables, tels que des articles et des documents, sous l’onglet Références.
Vous pouvez indiquer les efforts consacrés à la tâche dans l’onglet Efforts. Vous pouvez y enregistrer les heures passées chaque jour. Une fois ces informations saisies et enregistrées, le système calcule l’effort total. Le système ajoute ensuite ces heures à l’effort total de la demande ou de l’ordre de modification associé à la fin de la tâche. De plus, une fois que vous avez terminé la tâche, le système enregistre l’effort total dans l’onglet Détails de la tâche et le compare à la valeur cible. Ce mécanisme permet d’ajuster la planification des ressources. Indiquer les informations relatives à l’effort est facultatif, mais ces données permettent au coordinateur de modification d’assurer le suivi des ressources nécessaires pour chaque processus.
Si vous rencontrez un problème qui vous empêche d’accomplir la tâche comme prévu, vous pouvez la mettre en attente à l’aide de l’action de workflow Mettre en attente. Le système prévient alors le propriétaire de la tâche afin qu’il puisse prendre les mesures appropriées.
Au fur et à mesure que vous travaillez sur la tâche, vous pouvez identifier d’autres articles affectés et qui doivent être traités. Vous pouvez les ajouter à l’onglet Articles concernés.
En tant que propriétaire d’une demande ou d’un ordre de modification, vous pouvez assurer le suivi des tâches associées. Chaque tâche de modification comprend des indicateurs d’état en temps réel dans la section État.
Chaque tâche contient une section Suivi et mises à jour de l’état. Si nécessaire, vous pouvez y ajouter des commentaires décrivant l’état actuel de la tâche, ainsi qu’une date de suivi. Les commentaires sont ajoutés au champ Journal de mise à jour de l’état.
Le dernier commentaire, la date à laquelle il a été rédigé et son auteur sont également ajoutés à la section État du tableau Dernière mise à jour de l’état. Toutes ces informations peuvent être utilisées dans les vues de l’espace de travail pour suivre l’état des activités.
En tant qu’attributaire d’une tâche, vous pouvez l’accomplir à tout moment. Vous n’avez pas besoin de fournir de détails, tels que l’effort fourni ou des pièces jointes, si cela n’est pas nécessaire au sein de votre organisation.
Pour terminer une tâche, cliquez sur la transition de workflow Terminer la tâche. Une fois la tâche terminée, le système applique automatiquement l’état Attribuée à toutes les tâches qui en dépendent. S’il s’agit de la dernière tâche en attente dans le contexte du processus parent (demande ou ordre de modification), ce dernier passe automatiquement à l’état défini suivant. Le système informe le coordinateur de modification lorsque toutes les activités sont terminées, de sorte que vous n’avez pas besoin d’envoyer de notification manuelle.
Dans le champ Remarques d’achèvement, vous pouvez fournir des informations supplémentaires sur la réalisation de la tâche : résultats du document, activités, solution globale, etc. Si besoin, ajoutez des images et des commentaires dans la section Images.
À mesure que vous traitez une tâche, vous pouvez y ajouter de la documentation de référence via l’onglet Pièces jointes. Si une tâche subséquente dépend de la tâche en cours, le système ajoute ces pièces jointes à la section Pièces jointes associées de la tâche suivante.
Si la tâche de modification contient des articles sous l’onglet Articles concernés, ils sont automatiquement copiés dans l’onglet Articles concernés de la demande ou de l’ordre de modification correspondant à la fin de la tâche, s’ils n’y existent pas déjà. Ainsi, le coordinateur de modification peut surveiller tous les articles concernés tout au long du processus de modification.
Lors de la définition d’une tâche de modification, le coordinateur de modification peut sélectionner un réviseur. Cette étape est facultative. Si un réviseur est sélectionné, l’attributaire ne peut pas terminer la tâche directement. Il doit obligatoirement cliquer sur la transition de workflow Soumettre pour révision. Le système avertit ensuite le réviseur et lui demande de vérifier le résultat de la tâche. Le réviseur peut alors clôturer la tâche ou la renvoyer à l’attributaire avec des commentaires à prendre en compte pour la correction.
Si vous déterminez qu’une tâche n’est plus nécessaire, elle peut être annulée à n’importe quelle étape par le propriétaire de la modification, l’attributaire ou le réviseur, sauf si la tâche est en attente ou déjà terminée. Lorsque vous annulez une tâche :
Le dernier état de la tâche, la date de l’annulation, l’utilisateur qui a effectué la tâche et les éventuels commentaires sont enregistrés par le système dans la section Informations d’annulation.
Les champs Temps écoulé et Jours restants sont mis à jour pour afficher la mention Annulée.
Le système supprime la tâche de l’onglet Planification des tâches de la demande ou de l’ordre de modification correspondant.
Les tâches qui dépendent de celles-ci ne sont pas annulées, mais le système ne les lance pas automatiquement. Vous devez les lancer manuellement si besoin.
S’il s’agit de la dernière tâche, la demande ou l’ordre de modification parent passe à l’étape suivante.