Présentation des modèles d’approbation de modification

FusionManage : Fusion Manage nécessite une licence distincte et peut être utilisé avec Fusion ou de façon autonome. En savoir plus.

Les modèles d’approbation de modification doivent être créés avant que les demandes et les ordres de modification puissent être traités. Ils déterminent la liste des approbateurs et des coordinateurs de modification responsables requis. Chaque modèle définit les responsabilités pour les demandes et les ordres de modification associés. Ce mécanisme permet d’impliquer le même groupe de personnes pour les demandes et les ordres associés, mais ils peuvent également être différents.

Outre la responsabilité, les modèles peuvent également servir à définir les tâches standard à accomplir dans le cadre d’un processus de modification. Ces tâches de modèle permettent de normaliser l’exécution des modifications, mais ne sont pas obligatoires. S’ils sont définis, les modèles entraînent la création de tâches de modification dans le contexte des demandes et des ordres de modification, pour lesquels la liste des tâches peut encore être ajustée afin d’offrir une flexibilité optimale. Un ordre de modification et sa demande de modification d’origine sont généralement liés au même modèle, mais il existe également la possibilité de modifier ce dernier.

Lors de la création d’un modèle, un nom unique doit être fourni. Ce nom sera répertorié ultérieurement lors de la sélection du modèle approprié pour un ordre ou une demande de modification.

Seules les personnes auxquelles est affecté le rôle Modèles d’approbation de modification [Lecture/Écriture] peuvent gérer les modèles d’approbation de modification.

Définir les responsabilités

Un modèle d’approbation de modification définit différentes responsabilités pour les demandes et les ordres de modification, comme décrit dans le tableau ci-dessous.

Champ	Description
Coordinateur de CR	La personne sélectionnée est responsable de la gestion des demandes de modification basées sur ce modèle. Elle impliquera d’autres parties prenantes et préparera l’examen du comité de contrôle des modifications (CCM) si nécessaire.
Approbateurs de CR	Ces membres de l’équipe doivent approuver la demande de modification lorsqu’elle est à l’état Révision par le CCM. Ce n’est que lorsque toutes les approbations sont reçues que le workflow peut lancer un ordre de modification (OM). Il n’est pas nécessaire de prédéfinir les approbateurs des demandes de modification. Ce champ peut être vide. Dans ce cas, le CCM sera ignoré si aucun approbateur supplémentaire n’est sélectionné pour la demande de modification.
Coordinateur de CO	La personne sélectionnée est responsable de la gestion des ordres de modification basés sur ce modèle. Elle impliquera d’autres parties prenantes et préparera l’examen du CCM.
Approbateurs de CO	Ces membres de l’équipe doivent approuver l’ordre de modification lorsqu’il est à l’état Révision par le CCM. Ce n’est que lorsque toutes les approbations sont reçues que le workflow peut publier les articles modifiés. Il n’est pas nécessaire de prédéfinir les approbateurs des ordres de modification. Ce champ peut être vide. Dans ce cas, vous devez sélectionner d’autres approbateurs pour l’ordre de modification avant qu’il puisse passer à l’étape de révision par le CCM.
Confirmations de CO	Une fois l’ordre de modification approuvé, il peut être nécessaire de demander la confirmation d’autres parties prenantes. Ce champ permet de prédéfinir les membres de l’équipe qui sont prévenus juste après l’étape de révision par le CCM. Si des confirmations sont demandées, l’ordre de modification n’est pas terminé avant que toutes les confirmations soient effectuées.

Définir les tâches de modification

Si chaque modification nécessite le même ensemble de tâches à effectuer et si l’exécution des modifications doit être standardisée, il est recommandé de prédéfinir ces tâches dans le modèle d’approbation de modification.

L’onglet Modèle de tâche de modification vous permet de définir une liste d’activités à accomplir dans le cadre des demandes de modification (DM) et des ordres de modification (OM) associés pour gagner du temps lors de la configuration de ces processus. Ces tâches peuvent être modifiées une fois copiées dans le processus de modification en question. Voici les informations à remplir :

ID : valeur alphanumérique permettant d’identifier la tâche.
Dépend de (facultatif) : cette colonne vous permet de configurer des dépendances entre les tâches. Tant que la tâche dépendante n’est pas terminée, la tâche suivante ne peut pas commencer. En d’autres termes, vous pouvez déterminer l’ordre dans lequel les tâches doivent être effectuées. C’est la raison pour laquelle l’ID est obligatoire.
Processus : type de processus de modification auquel cette tâche est destinée (DM ou OM).
Titre : le nom de la tâche, qui permet d’identifier facilement à quoi elle sert.
Description (facultatif) : description plus détaillée de ce que la tâche implique. Ce champ est utilisé par l’attributaire de la tâche pour savoir quoi faire.
Priorité (facultatif) : priorité de la tâche. Cette information peut aider les attributaires à prioriser leur travail.
Attributaire (facultatif) : personne chargée d’effectuer la tâche par défaut. Cette information n’est pas obligatoire dans le modèle, mais elle le sera dans le processus de modification.
Réviseur (facultatif) : personne responsable d’évaluer les résultats de la tâche. La tâche ne peut pas être marquée comme terminée tant que le réviseur ne l’a pas approuvée.
Effort cible (facultatif) : estimez le nombre d’heures nécessaire pour accomplir la tâche.