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Les demandes de modification peuvent être créées par les membres de l’équipe qui se voient attribuer le rôle Demandes de modification [Lecture/Écriture]. En outre, de nouvelles demandes de modification peuvent être générées automatiquement à partir des rapports sur les problèmes. Dans ce cas, les sections En-tête et Détails sont remplies avec les informations issues du rapport sur les problèmes associé. Le rapport en question est également lié dans la section Processus associés.
Les sections suivantes décrivent la demande :
| Section | Objectif |
|---|---|
| En-tête | Utilisez cette section pour décrire la demande. Vous devez ajouter un titre, une description et un modèle de modification. Vous pouvez également définir une priorité, un motif de modification et un code de motif de modification. Lorsqu’une priorité est sélectionnée, la section État l’affiche sous la forme d’une icône dans le champ Indicateur. Le modèle de modification sélectionné définit le coordinateur responsable de la modification ainsi que les approbateurs obligatoires du comité de contrôle des modifications (CCM). Un numéro unique est généré automatiquement lors de la création. |
| Détails | Cette section facultative fournit des champs permettant d’enregistrer plus de détails sur la demande, tels que le produit, l’article et la quantité concernés. Vous pouvez également indiquer les risques connus et les informations sur les causes du problème. |
| Images | Chargez des images pour décrire les modifications et la solution possible. Utilisez les champs de commentaires de chaque image pour fournir des informations supplémentaires. D’autres fichiers peuvent être chargés dans l’onglet Pièces jointes. |
| État | Cette section contient des indicateurs automatiques sur la progression globale, la priorité, la progression des tâches et l’état d’approbation. Ces champs sont particulièrement utiles lors de la consultation d’une liste de demandes dans des vues d’espace de travail. - Le champ Progression indique l’état de workflow de la demande, par exemple NOUVEAU (nouvelle demande), REV (révision en attente), CCM (en attente de révision par le CCM) ou OM (ordre de modification initiée). - Le champ Indicateur indique la priorité de la demande. - Le champ Progression des tâches affiche la progression de l’achèvement des tâches de modification initiées. - Le champ Statut d’approbation indique si la demande a été approuvée ou rejetée, en fonction de l’état du workflow. Par exemple, l’état Rejetée indique que la demande est rejetée, tandis que l’état Ordre de modification en cours indique qu’elle a été approuvée. |
| Processus associés | Utilisez cette section pour lier la demande aux processus précédents, tels qu’un processus de révision de conception ou CAPA. Si la demande est déjà traitée par un ordre de modification existant, vous pouvez sélectionner le processus approprié ici. Cela empêche la création d’un ordre de modification après approbation de la demande. |
L’onglet Pièces jointes peut être utilisé pour charger des documents qui décrivent plus en détail la modification, son impact et les solutions possibles. Ces pièces seront accessibles à tous les intervenants impliqués dans le processus.
Les articles et les nomenclatures concernés par la demande peuvent être répertoriés sous l’onglet Articles concernés. Si la demande a été créée à partir d’un rapport sur les problèmes, il est possible que cette vue contienne déjà des entrées, car les articles concernés sont copiés à partir du rapport. De la même manière, tous les articles concernés de la demande de modification seront copiés ultérieurement vers l’ordre de modification associé, une fois la demande approuvée. Les articles peuvent être associés à plusieurs demandes de modification simultanément.
Un modèle d’approbation de modification doit être sélectionné lors de la création de la demande de modification. Les valeurs du modèle remplissent plusieurs champs de la demande de modification et de l’ordre de modification qui en résulte, le cas échéant.
Le modèle définit également les tâches de modification standard pour la demande. Une fois que la demande est passée à l’état Examen et analyse d’impact, les tâches du modèle qui font partie du processus de demande de modification sont copiées dans l’onglet Planification des tâches. Ainsi, vous vous assurez que tous les processus de modification basés sur un même modèle suivent un ensemble de tâches cohérent, ce qui vous aide à respecter des normes définies au préalable. Reportez-vous à la rubrique pour en savoir plus.
Une fois que tous les détails ont été saisis, vous pouvez soumettre la demande pour révision en utilisant l’action de workflow Soumettre pour révision. Si la demande n’est plus valide, elle peut être annulée pour que les actions prévues soient neutralisées. Le propriétaire de la demande peut également renvoyer la demande à l’état Création après la soumission si des informations supplémentaires sont disponibles.
Si la demande de modification n’est plus valide, vous pouvez l’annuler pour empêcher la prise de mesures supplémentaires. La section Informations d’annulation reprend les éléments ci-dessous :
Lorsqu’une demande de modification est soumise et atteint l’état Examen et analyse d’impact, le coordinateur de modification affecté (défini par le modèle de modification sélectionné) en est informé et la demande apparaît également dans sa liste Mon travail en attente.
La révision peut révéler que la modification concerne un fournisseur ou un client spécifique. En outre, certains types de modifications peuvent nécessiter l’approbation du client avant d’être publiés. Ces informations peuvent être enregistrées dans la section Parties prenantes. Elles seront ensuite copiées dans l’ordre de modification, où l’approbation du client peut avoir une influence sur le processus d’approbation de la modification.
Dans le cadre de l’étape de révision et d’analyse, le réviseur doit évaluer l’impact financier de la demande et estimer les efforts nécessaires. Ces deux informations peuvent être documentées dans les sections Évaluation de l’impact financier et Évaluation des efforts, respectivement. Une fois les chiffres fournis, le système calcule les totaux. Ces informations peuvent être demandées par le comité de contrôle des modifications (CCM) pour statuer sur la demande, mais elles ne sont pas obligatoires. Toutefois, si les efforts totaux sont définis, ils sont copiés dans l’ordre de modification qui résulte de ce processus en tant qu’effort cible.
Si la demande de modification est toujours valide, mais qu’il n’est pas prévu qu’elle soit traitée immédiatement, elle peut être passée à l’état Classée. Dans ce cas, les champs Progression de la section État sont grisés pour indiquer que la demande est en attente. Une fois la demande renvoyée à l’état Examen et analyse d’impact, les champs Progression retrouvent leur couleur normale. Cette fonctionnalité peut être utilisée dans les vues d’espace de travail pour suivre la progression de toutes les demandes de modification en cours.
Utilisez l’onglet Planification des tâches pour définir une liste d’activités à effectuer avant que la demande de modification ne soit soumise au comité de contrôle des modifications. Lorsque vous passez la demande de modification à l’état Réalisation des tâches, le système génère automatiquement les processus de tâche de modification correspondants. Une fois que toutes les tâches sont terminées, la demande revient à l’état Examen et analyse d’impact.
Vous pouvez modifier les tâches dans l’onglet Planification des tâches : en ajouter ou en supprimer, ou mettre à jour des valeurs telles que les dépendances, les identifiants, les titres, les descriptions, la priorité, l’attributaire et les dates de début cibles. Partez de l’ensemble standard de tâches défini par le modèle, puis adaptez-le pour répondre à chaque demande de modification.
Chaque entrée doit comporter un identifiant alphanumérique, un attributaire et une date d’achèvement prévue. Si vous définissez un réviseur, le système informe cette personne lorsque les résultats de la tâche sont prêts pour révision et approbation. Si vous ne définissez pas de date de début cible, le système utilise la date du jour.
Lancez les tâches à l’aide de l’action de workflow Lancer les tâches.
Une fois la transition terminée, le système effectue les opérations suivantes :
<Tâche de modification> - <Numéro de DM> - <ID> – <Titre>, ce qui les rend faciles à identifier.La liste et les détails des tâches ne peuvent être ajustés que dans l’onglet Planification des tâches. Une fois les modifications effectuées, utilisez l’action de workflow Mettre à jour les tâches pour mettre à jour les tâches de modification et informer les attributaires. Vous ne pouvez pas supprimer des tâches à l’aide de cette option. Pour supprimer une tâche de la grille de planification des tâches, archivez-la.
Pour simplifier la gestion des tâches de modification, le système supprime celles qui sont terminées de l’onglet Planification des tâches. Cet onglet répertorie uniquement les tâches qui ne sont pas encore terminées, ce qui vous permet de vous concentrer sur les activités qui restent à réaliser.
Le système ajoute également les tâches de modification associées à l’onglet Planification afin que vous puissiez suivre leur avancée.
Consultez pour en savoir plus sur la gestion des tâches de modification.
Lorsqu’une personne accuse réception d’une tâche, la termine ou ajoute des commentaires dans la section Suivi et mises à jour de l’état, le système enregistre le nom et le numéro de la tâche, l’état, la personne, la date et le commentaire dans le champ Journal des activités de modification des tâches de la section Suivi des tâches de suivi et de modification de l’onglet principal Demande de modification. Chaque tâche a sa propre entrée, mais seule l’activité la plus récente apparaît pour chacune d’elles. Ainsi, le coordinateur peut assurer le suivi des dernières activités liées aux tâches et surveiller la progression globale.
Vous pouvez facilement assurer le suivi de l’achèvement des tâches de modification associées à l’aide du champ Progression des tâches de la section État, qui indique le nombre de tâches terminées :
Si une tâche de modification contient des articles sous l’onglet Articles concernés, ils sont automatiquement copiés dans l’onglet Articles concernés de la demande ou de l’ordre de modification à la fin de la tâche, s’ils n’y existent pas déjà. Ainsi, le coordinateur de modification peut surveiller tous les articles concernés tout au long du processus de modification.
Si la demande n’est pas considérée comme une modification valide, le coordinateur ou le réviseur peut utiliser l’action de workflow Rejeter la demande. La demande de modification (DM) passe alors à l’état Rejetée. Dans ce cas, le propriétaire de la demande est automatiquement informé du rejet et le système enregistre le résultat et la date de rejet dans les sections État et Statistiques et indicateurs clés de performances.
Une fois l’examen et l’analyse d’impact terminés, le coordinateur de la demande de modification peut l’approuver et lancer le processus d’ordre de modification directement, si aucun approbateur n’a été sélectionné. Si des approbateurs ont été sélectionnés, un examen par le comité de contrôle des modifications (CCM) est requis.
Utilisez la section Révision par le comité de contrôle des modifications (CCM) pour examiner et gérer les approbations requises pour la demande. Si le modèle de modification sélectionné comprend des approbateurs prédéfinis, le système les indique dans la colonne Obligatoire. Le coordinateur peut également ajouter d’autres approbateurs à partir de la liste des membres de l’équipe. Lorsque la demande atteint l’état Révision par le comité de contrôle des modifications (CCM), le système copie tous les approbateurs obligatoires et supplémentaires dans la liste Approbateurs restants. Chaque utilisateur doit approuver la demande en effectuant l’action de workflow Approuver, ce qui les fait passer de la liste Approbateurs restants à Approuvé par. Ce processus facilite le suivi des approbations en attente.
Si un approbateur restant rejette la demande et la renvoie à l’état Examen et analyse d’impact, le système efface la liste des approbateurs restants. La prochaine fois qu’elle atteindra l’état Révision par le comité de contrôle des modifications (CCM), tous les approbateurs sélectionnés devront approuver à nouveau la demande. Le même processus se produit si le coordinateur de la demande de modification renvoie la demande à l’état de révision.
Vous pouvez répéter plusieurs fois cette révision par le comité de contrôle des modifications. Le système assure le suivi de chaque répétition dans la section Statistiques et enregistre si le CCM a été ignoré.
Après l’approbation finale ou le lancement direct de l’ordre de modification, le système met à jour l’état d’approbation dans la section État :
Pour appliquer la modification demandée, vous devez déclencher un processus d’ordre de modification. Lorsque la demande de modification atteint l’état d’ordre de modification en cours, le système lance automatiquement un nouvel ordre de modification et le connecte à la demande. Le système copie également les détails de la demande dans l’ordre de modification, notamment le modèle de modification sélectionné.
Si vous souhaitez lier la demande actuelle à un ordre de modification existant, sélectionnez le processus dans la section Processus associés. Lorsque vous sélectionnez un processus existant, le système lie la demande actuelle à cet ordre de modification au lieu d’en créer un nouveau. Ce mécanisme vous permet également de connecter plusieurs demandes de modification à un seul ordre de modification.
La demande de modification reste verrouillée à l’état ordre de modification en cours jusqu’à ce que l’ordre de modification correspondant soit terminé. Une fois l’ordre de modification terminé, le système met automatiquement fin à la demande de modification et, le cas échéant, au rapport sur les problèmes associé.
Si vous annulez l’ordre de modification pour quelque raison que ce soit, vous pouvez repasser la demande de modification à l’état Examen et analyse d’impact pour déterminer si la modification est toujours nécessaire. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez annuler la demande associée. Si une modification différente est requise, le système génère un nouvel ordre de modification lorsque le workflow atteint à nouveau l’état Ordre de modification en cours.
Une fois que le système a lancé un ordre de modification pour de demande de modification, il affiche l’ordre de modification sous l’onglet Planification de la demande pour en faciliter le suivi. Cette vue permet également d’accéder aux tâches effectuées dans le contexte de l’ordre de modification.