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Utilisez les rapports sur les problèmes pour documenter, analyser et résoudre les problèmes que vous rencontrez. Lorsque vous utilisez un rapport sur les problèmes, le workflow commence par une vérification initiale, parfois assorti d’une analyse technique (qui est facultative). Une demande de modification peut également être créée sur cette base. Les utilisateurs disposant des rôles Rapports sur les problèmes [C] ou Rapports sur les problèmes [Lecture/Écriture] peuvent créer un rapport sur les problèmes.
Les rapports sur les problèmes impliquent trois parties prenantes.
Lorsque vous créez un rapport sur les problèmes, vous pouvez vous référer aux informations ci-dessous pour en comprendre les différentes sections.
| Section | Objectif |
|---|---|
| En-tête | Cette section présente les informations clés relatives au problème. Vous devez entrer un titre, une description, une priorité, un type et une source pour le problème. Le type et la source sélectionnés peuvent être utilisés pour déterminer les actions appropriées à l’étape suivante. Un numéro est généré automatiquement lors de la création du rapport. |
| Détails | Cette section facultative fournit des champs supplémentaires pour enregistrer plus de détails sur le problème, tels que le produit, l’article et la quantité concernés. Vous pouvez aussi décrire les circonstances spécifiques qui conduisent au problème en question et les actions possibles pour le résoudre. Si une date de résolution cible est sélectionnée, le compteur Jours restants dans la section État indique les jours restants. |
| Images | Chargez des images pour décrire le problème et sa solution possible. Les champs de commentaires de chaque image permettent de fournir davantage d’informations. Si nécessaire, d’autres fichiers peuvent être chargés dans l’onglet Pièces jointes. |
| État | Cette section contient des indicateurs automatiques sur la progression, la priorité et le calendrier du rapport. Ces champs sont particulièrement utiles lors de la consultation d’une liste de problèmes à l’aide des vues des espaces de travail. La barre de progression du rapport est basée sur son état de workflow. Le champ Indicateur indique la priorité du rapport (en fonction du champ Priorité de la section En-tête). Le champ Jours restants indique le nombre de jours restants avant la date de résolution cible qui peut être fournie dans la section Détails. Si le rapport est en retard, ce compteur s’affiche en rouge. S’il doit être terminé dans les trois prochains jours, il s’affiche en orange. Sinon, il s’affiche en vert. Si le rapport est terminé, il s’affiche en gris avec l’étiquette « Terminé ». |
Les sections restantes sont remplies au fur et à mesure de l’avancement du rapport sur les problèmes et sont décrites dans les étapes suivantes du processus.
Une fois que tous les détails ont été enregistrés (et que des fichiers supplémentaires ont été chargés dans l’onglet Pièces jointes), vous pouvez effectuer l’action de workflow Soumettre pour soumettre le rapport aux réviseurs responsables. Cette action informe automatiquement tous les utilisateurs dont le rôle est Rapports sur les problèmes [RÉVISION]. En outre, le système crée un jalon pour que la révision de ce rapport soit terminée dans un délai de trois jours ouvrables.
Si le rapport n’est plus valide, le créateur peut également fermer le rapport pour empêcher que d’autres actions soient effectuées.
Tous les membres de l’équipe ayant le rôle Rapports sur les problèmes [RÉVISION] verront les rapports en attente de révision dans leur liste Mon travail en attente. Un jalon automatique définit une date cible pour cette révision.
Si des informations sont manquantes pour traiter la demande, le réviseur peut renvoyer le rapport au créateur pour demander plus de détails. Si le rapport ne semble pas être un problème valide, le réviseur peut le clôturer.
Pour consigner les résultats de la révision, le réviseur peut utiliser la section Vérification dans les détails du rapport. Cette section contient également les champs Révisé par et Date de révision, qui sont remplis automatiquement une fois la révision terminée.
Pendant la révision et la collaboration avec le créateur du processus et les parties prenantes suivantes, le réviseur peut utiliser l’onglet Remarques pour enregistrer des informations pertinentes dans le contexte de ce processus.
Une fois la révision terminée, si le problème est résolu, le réviseur peut définir le rapport sur l’état Terminé. Toutefois, si un technicien doit se pencher sur le problème pour le résoudre, le rapport doit lui être attribué dans la section Analyse technique.
Il est également possible de définir une date cible pour l’analyse technique, ce qui créera automatiquement un jalon. Le rapport ne peut passer à l’analyse technique que s’il a été attribué à un technicien.
Le technicien auquel le rapport a été attribué est chargé d’effectuer une analyse afin d’évaluer son impact potentiel sur la conception du produit. Le technicien est averti par e-mail. Il trouvera le rapport dans sa liste Mon travail en attente.
Si aucune autre action n’est requise, le technicien peut définir le rapport comme Terminé.
Si des modifications sont nécessaires pour des articles spécifiques, ils peuvent être joints dans l’onglet Articles concernés du rapport sur les problèmes. Si une demande de modification est déclenchée par la suite, cette liste d’articles y sera copiée.
Autrement, le technicien peut d’abord initier un processus CAPA (actions correctives et préventives) avant de créer une demande de modification, de sorte à éviter que le problème ne se reproduise à l’avenir.
Quelle que soit la décision prise, le système lance automatiquement le processus opérationnel suivant approprié et le lie au rapport sur les problèmes dans la section Processus associés. De plus, cette section stocke automatiquement des informations sur les processus demandés et leurs dates de création.
Une fois l’analyse technique terminée, le système enregistre également la date d’achèvement et les commentaires de workflow dans la section Analyse technique. Le technicien peut également ajouter des commentaires supplémentaires.
Une fois que toutes les informations ont été enregistrées et qu’une décision a été prise, le rapport sur les problèmes reste à l’état Demande de modification en cours jusqu’à ce que la demande de modification soit terminée. Aucune interaction utilisateur supplémentaire n’est requise. Une fois la demande de modification fermée, le rapport sur les problèmes est automatiquement défini sur Terminé.