En tant qu’attributaire d’une tâche, vous pouvez l’accomplir à tout moment. Vous n’avez pas besoin de fournir de détails, tels que l’effort fourni ou des pièces jointes, si cela n’est pas nécessaire au sein de votre organisation.

Pour terminer une tâche, cliquez sur la transition de workflow Terminer la tâche. Une fois la tâche terminée, le système applique automatiquement l’état Attribuée à toutes les tâches qui en dépendent. S’il s’agit de la dernière tâche en attente dans le contexte du processus parent (demande ou ordre de modification), ce dernier passe automatiquement à l’état défini suivant. Le système informe le coordinateur de modification lorsque toutes les activités sont terminées, de sorte que vous n’avez pas besoin d’envoyer de notification manuelle.

Dans le champ Remarques d’achèvement, vous pouvez fournir des informations supplémentaires sur la réalisation de la tâche : résultats du document, activités, solution globale, etc. Si besoin, ajoutez des images et des commentaires dans la section Images.

À mesure que vous traitez une tâche, vous pouvez y ajouter de la documentation de référence via l’onglet Pièces jointes. Si une tâche subséquente dépend de la tâche en cours, le système ajoute ces pièces jointes à la section Pièces jointes associées de la tâche suivante.

Si la tâche de modification contient des articles sous l’onglet Articles concernés, ils sont automatiquement copiés dans l’onglet Articles concernés de la demande ou de l’ordre de modification correspondant à la fin de la tâche, s’ils n’y existent pas déjà. Ainsi, le coordinateur de modification peut surveiller tous les articles concernés tout au long du processus de modification.

Réviser une tâche de modification

Lors de la définition d’une tâche de modification, le coordinateur de modification peut sélectionner un réviseur. Cette étape est facultative. Si un réviseur est sélectionné, l’attributaire ne peut pas terminer la tâche directement. Il doit obligatoirement cliquer sur la transition de workflow Soumettre pour révision. Le système avertit ensuite le réviseur et lui demande de vérifier le résultat de la tâche. Le réviseur peut alors clôturer la tâche ou la renvoyer à l’attributaire avec des commentaires à prendre en compte pour la correction.

Annuler une tâche

Si vous déterminez qu’une tâche n’est plus nécessaire, elle peut être annulée à n’importe quelle étape par le propriétaire de la modification, l’attributaire ou le réviseur, sauf si la tâche est en attente ou déjà terminée. Lorsque vous annulez une tâche :

• Le dernier état de la tâche, la date de l’annulation, l’utilisateur qui a effectué la tâche et les éventuels commentaires sont enregistrés par le système dans la section Informations d’annulation.
• Les champs Temps écoulé et Jours restants sont mis à jour pour afficher la mention Annulée.
• Le système supprime la tâche de l’onglet Planification des tâches de la demande ou de l’ordre de modification correspondant.
• Les tâches qui dépendent de celles-ci ne sont pas annulées, mais le système ne les lance pas automatiquement. Vous devez les lancer manuellement si besoin.
• S’il s’agit de la dernière tâche, la demande ou l’ordre de modification parent passe à l’étape suivante.