Générer et accomplir les tâches de modification

Utilisez l’onglet Planification des tâches pour définir une liste d’activités à effectuer avant que la demande de modification ne soit soumise au comité de contrôle des modifications. Lorsque vous passez la demande de modification à l’état Réalisation des tâches, le système génère automatiquement les processus de tâche de modification correspondants. Une fois que toutes les tâches sont terminées, la demande revient à l’état Examen et analyse d’impact.

Vous pouvez modifier les tâches dans l’onglet Planification des tâches : en ajouter ou en supprimer, ou mettre à jour des valeurs telles que les dépendances, les identifiants, les titres, les descriptions, la priorité, l’attributaire et les dates de début cibles. Partez de l’ensemble standard de tâches défini par le modèle, puis adaptez-le pour répondre à chaque demande de modification.

Chaque entrée doit comporter un identifiant alphanumérique, un attributaire et une date d’achèvement prévue. Si vous définissez un réviseur, le système informe cette personne lorsque les résultats de la tâche sont prêts pour révision et approbation. Si vous ne définissez pas de date de début cible, le système utilise la date du jour.

Lancer les tâches

Lancez les tâches à l’aide de l’action de workflow Lancer les tâches.

Une fois la transition terminée, le système effectue les opérations suivantes :

• Il calcule les dates de début cibles en fonction de la date d’achèvement prévue et des dépendances indiquées dans la colonne Dépend de, le cas échéant. Il détermine également la durée prévue et le nombre de jours restants.
• Il crée les tâches de modification pour chaque entrée de l’onglet Planification des tâches et les place dans l’espace de travail Tâches de modification. Chaque tâche reçoit un numéro au format <Tâche de modification> - <Numéro de DM> - <ID> – <Titre>, ce qui les rend faciles à identifier.
• Il affiche les liens vers ces tâches dans la colonne Tâche, tout à droite de l’onglet Planification des tâches.
• Il ajoute les tâches à l’onglet Planification en fonction de leurs dates de début et d’achèvement cibles.

Gérer les tâches

La liste et les détails des tâches ne peuvent être ajustés que dans l’onglet Planification des tâches. Une fois les modifications effectuées, utilisez l’action de workflow Mettre à jour les tâches pour mettre à jour les tâches de modification et informer les attributaires. Vous ne pouvez pas supprimer des tâches à l’aide de cette option. Pour supprimer une tâche de la grille de planification des tâches, archivez-la.

Pour simplifier la gestion des tâches de modification, le système supprime celles qui sont terminées de l’onglet Planification des tâches. Cet onglet répertorie uniquement les tâches qui ne sont pas encore terminées, ce qui vous permet de vous concentrer sur les activités qui restent à réaliser.

Le système ajoute également les tâches de modification associées à l’onglet Planification afin que vous puissiez suivre leur avancée.

Consultez Tâches de modification pour en savoir plus sur la gestion des tâches de modification.

Accomplir et surveiller les tâches

Lorsqu’une personne accuse réception d’une tâche, la termine ou ajoute des commentaires dans la section Suivi et mises à jour de l’état, le système enregistre le nom et le numéro de la tâche, l’état, la personne, la date et le commentaire dans le champ Journal des activités de modification des tâches de la section Suivi des tâches de suivi et de modification de l’onglet principal Demande de modification. Chaque tâche a sa propre entrée, mais seule l’activité la plus récente apparaît pour chacune d’elles. Ainsi, le coordinateur peut assurer le suivi des dernières activités liées aux tâches et surveiller la progression globale.

Vous pouvez facilement assurer le suivi de l’achèvement des tâches de modification associées à l’aide du champ Progression des tâches de la section État, qui indique le nombre de tâches terminées :

Si une tâche de modification contient des articles sous l’onglet Articles concernés, ils sont automatiquement copiés dans l’onglet Articles concernés de la demande ou de l’ordre de modification à la fin de la tâche, s’ils n’y existent pas déjà. Ainsi, le coordinateur de modification peut surveiller tous les articles concernés tout au long du processus de modification.

Annuler une demande de modification

Si, au cours de cette phase, il est déterminé que la demande n’est plus valide, vous pouvez l’annuler pour empêcher que d’autres mesures ne soient prises. Le système annule également toutes les tâches qui ont été créées. La section Informations d’annulation reprend les éléments suivants :

• État au moment de l’annulation : le dernier état avant l’annulation
• Auteur de l’annulation : personne qui a annulé la demande de modification
• Commentaires d’annulation : notes ajoutées lors de l’annulation de la demande de modification