Configuration du code budgétaire

L'importation d'un budget dans Cost Management nécessite la définition de segments de code budgétaire. Les codes budgétaires sont constitués de différents segments d'informations, tels qu'une classification de travail, une sous-tâche, un type de coût, etc. Cost Management n'a pas de limites quant au nombre de segments pouvant être utilisés. Lors de la configuration du budget, vous pouvez définir le nombre de segments pour vos codes et la longueur de chaque segment. La somme des longueurs de segment est égale à la longueur totale du code budgétaire. Cette option informe le système de la façon dont le code budgétaire doit apparaître dans Cost Management.

Configurez le format de code budgétaire maintenant ou utilisez un seul segment de longueur flexible si vous ne souhaitez pas utiliser de système de codification. Une fois que vous avez défini le format du code budgétaire et créé les éléments budgétaires, la modification du format pourrait ne pas être possible.

Configurer les segments de code budgétaire

Pour configurer des segments de code budgétaire, les administrateurs de projet peuvent suivre les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur Paramètres dans la fenêtre de navigation de gauche.

2. Accédez à l’onglet Budget.

3. Faites défiler la liste vers le bas jusqu'à la section déroulante Format du code budgétaire.

4. Cliquez sur Segment modèle, puis sur l' pour personnaliser le nom du segment modèle.

5. Si nécessaire, ajoutez de nouveaux segments en cliquant sur Ajouter nouveau. Au minimum, il doit y avoir un segment, mais plusieurs segments peuvent être créés si nécessaire.

6. Cliquez sur la liste déroulante Emplacement pour chaque segment et sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Code : le code de segment est affiché en tant que partie du code budgétaire.
   • Colonne : le code de segment est affiché dans une colonne distincte du code budgétaire.
   • Uniquement informatif : le code de segment est purement informatif et n'apparaît pas dans le budget.

7. Cliquez sur le menu déroulant Nombre de caractères et choisissez le nombre de caractères à afficher pour le code de segment.

8. Cliquez sur le menu déroulant Séparateur, puis sélectionnez l’une des options suivantes pour séparer un segment du suivant :

   • Aucun
   • Espace
   • Point
   • Tiret
   • Soulignement

9. Saisissez un exemple de code dans le champ Aperçu de la segmentation pour afficher un aperçu du code qui sera affiché en fonction des paramètres des segments.

10. Placez le curseur sur l'aperçu du code budgétaire pour voir comment le code complet s'affichera une fois ajouté ou importé dans le budget, même lorsqu'il est importé dans le système à partir de votre système de comptabilité.

Voici un exemple de code budgétaire réel :

Importer un budget

Une fois les segments de code budgétaire définis, l’étape suivante consiste à ajouter un budget. Vous pouvez ajouter des éléments budgétaires manuellement ou importer un budget dans Cost Management à l’aide du modèle de budget fourni par le logiciel. Pour créer un budget correctement formaté, suivez les instructions fournies dans l'article Créer un budget, qui présente également les meilleures pratiques en matière de formatage d'un fichier de budget Excel.

Ajouter, modifier et verrouiller les valeurs de segment - Liste principale des codes de segment

Après avoir défini des segments dans Cost Management, vous pouvez ajouter leur valeur pour trouver rapidement leur description. Cet article explique comment ajouter, modifier et verrouiller des valeurs de segment. Les valeurs de segment peuvent être ajoutées individuellement en sélectionnant Ajouter ou en important une liste principale.

Importer une liste principale de codes de segment

La liste principale vous permet de rechercher le code de segment et de trouver rapidement sa description. Les données importées doivent être à un format particulier pour pouvoir être chargées.

1. Cliquez sur Importer dans la section Liste principale des codes de segment.

   

2. Cliquez sur Télécharger le modèle.

3. Ajoutez et enregistrez vos données dans le fichier Excel pour qu’elles correspondent au format requis. Reportez-vous au résumé des exigences de format :

   • Format : .XLSX ou .XLS

   • Taille : ≤ 10 Mo

   • Feuilles : seule la première feuille de la feuille de calcul est importée. Toutes les autres feuilles sont ignorées.

   • Colonnes : « Code » doit correspondre à l’en-tête de la première colonne, suivi de « Description ».

     • Vous pouvez insérer autant de colonnes entre celles-ci en fonction des besoins, afin d’obtenir le niveau de hiérarchie souhaité.
     • Les niveaux hiérarchiques sont illimités. Les niveaux enfants ne nécessitent pas d’en-tête de colonne; il suffit d’insérer une colonne pour chaque niveau de la hiérarchie.

   • Chaque ligne ne peut avoir qu’un seul code. Lors de l'importation, assurez-vous que le nombre de caractères est correctement défini, sinon un message d'erreur s'affichera.

   • Lignes : chaque description doit être unique pour un code de segment unique.

4. Choisissez le fichier enregistré ou faites-le glisser dans la fenêtre d’importation du code de segment.

5. Cliquez sur Importer.

   

6. Cliquez sur Terminé.

Ajouter ou supprimer des codes individuels

Après avoir importé une liste principale, vous pouvez également ajouter des codes individuels. Vous pouvez également supprimer des codes individuels, y compris ceux ajoutés à partir d'une liste principale.

Pour ajouter un code individuel :

1. Cliquez sur Ajouter dans la section Liste principale des codes de segment.

2. Entrez un code de segment.

3. Entrez une description du segment.

Vous pouvez supprimer une valeur de segment en cochant la case située en regard de la ligne. Dans la section Liste principale des codes de segment, le bouton Ajouter se transforme en Supprimer. Cliquez sur Supprimer. Pour supprimer tous les éléments, cochez la case dans la ligne d'en-tête.

Modifier une liste principale de codes de segment – Exemple de scénario Ajouter une hiérarchie

Vous pouvez modifier une liste principale de segment de budget déjà définie et importée, par exemple, pour ajouter une hiérarchie. Vous pouvez ajouter une section de résumé de groupe en tant qu'élément de hiérarchie.

Pour créer un élément de hiérarchie :

1. Cliquez sur Paramètres dans la fenêtre de navigation de gauche.

2. Accédez à l’onglet Budget.

3. Faites défiler la liste vers le bas jusqu'à la section déroulante Format du code budgétaire.

4. Cliquez sur Ajouter. Dans ce scénario, un élément 26 de hiérarchie de groupe a été ajouté.

5. Sélectionnez tous les éléments que vous souhaitez déplacer sous le nouvel élément de groupe 26. Pour ce faire, utilisez la touche Maj pour sélectionner une série d'éléments.

6. Sélectionnez Déplacer et sélectionnez le nouvel article parent cible 26.

7. Cliquez sur Enregistrer. Tous les éléments sont désormais déplacés sous le nouvel élément de groupe 26 qui a été créé.

Un nouveau niveau de hiérarchie pour l'affichage et les rapports dans la vue Budget est désormais visible.

Verrouiller une liste principale

Après avoir défini les paramètres des segments de code budgétaire, vous pouvez verrouiller la liste principale pour mieux la gérer durant le projet. Pour ce faire, sélectionnez l'option Verrouiller la liste principale :

Lorsque cette option est activée :

• la liste principale ne peut pas être modifiée;
• Seuls les codes de segment de la liste principale peuvent être utilisés dans les codes budgétaires.
• Vous ne pouvez pas ajouter, supprimer, renommer ou modifier des segments.

Articles connexes

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