Utiliser les contrats

Les contrats dans Cost Management sont essentiels pour le suivi et la gestion des accords avec les fournisseurs.

Avec l’onglet Contrat, vous pouvez rationaliser vos processus de gestion des contrats et maintenir votre projet sur la bonne voie. L’onglet comprend les mêmes informations que l’onglet Budget, à l’exception qu’il présente des codes de contrat et des noms de contrats, et non des codes budgétaires et des noms de budgets. Les contrats peuvent ainsi être composés de plusieurs codes budgétaires et être affichés de deux manières différentes. Pour en savoir plus, reportez-vous à la rubrique Tableaux de budget et de contrat.

Vous pouvez créer des contrats, surveiller les dépenses par rapport aux conditions convenues et générer des rapports pour obtenir des informations précieuses sur l’impact de votre contrat sur le budget global du projet. Vous pouvez également utiliser les contrats pour rester au courant des exigences de conformité et d’autres dates clés pour éviter des pénalités coûteuses ou des litiges juridiques.

Dans cet article :

• Aperçu de l’onglet Contrat
• États du contrat
• Créer ou générer un contrat
• Ajouter un document du contrat
• Envoyer un contrat à un fournisseur ou demander une entrée du fournisseur
• Modifier le contrat dans le volet déroulant
• Afficher le contrat en format pleine page
  • Afficher l’évolution de la SOV
  • Verrouiller et déverrouiller la liste des valeurs du contrat
  • Modifier la liste des valeurs du contrat
• Copier les sous-articles de la liste des valeurs du fournisseur dans le contrat principal
• Importer et exporter la listes des valeurs du contrat
  • Télécharger le modèle de liste des valeurs
• Pour attribuer un budget à un contrat :
  • Ajouter un budget au montant nul dans un contrat exécuté
• Adjuger le contrat en devise étrangère
• Supprimer un contrat
• Exporter un rapport de contrat
• Articles connexes
• Autres ressources

Aperçu de l’onglet Contrat

1. Cliquez sur l’ pour ajouter un contrat ou en supprimer un.

2. Consultez les graphiques sur les tendances en matière de budget et de coûts.

3. Cliquez sur le nom du contrat pour ouvrir le volet déroulant. Dans le volet déroulant, vous pouvez modifier les détails du contrat, ajouter la portée des travaux, gérer les périodes de facturation, joindre des documents, etc.

4. Cliquez sur l’icône pour ouvrir la page complète du contrat afin d’afficher l’aperçu détaillé avec les éléments de la liste des valeurs et des demandes de modification répertoriés.

5. Apprenez-en davantage sur les cinq sections principales des tableaux Budget et Contrats.

6. Passez la souris sur le nom de la colonne pour comprendre la logique sous-jacentes. Certaines valeurs sont également décrites dans l’article Tableaux du budget et des contrats.

7. Exportez un rapport PDF ou Excel de vos contrats.

   Conseil : L’outil Filtre et groupe peut être utile pour créer un rapport plus formaté.

8. L’outil Filtrer et regrouper vous aide à organiser des vues efficaces de vos données et à créer des rapports clairs et lisibles.

9. Affichez vos vues enregistrées ou créez-les pour accéder rapidement aux données budgétaires.

10. Contrôlez l’ordre et la visibilité des colonnes à l’aide de l’.

États du contrat

Processus classique pour l’état du contrat :

Les contrats ont les états suivants :

• Brouillon : lors de l’état de création du contrat. Le volet déroulant du contrat est entièrement modifiable. Vous pouvez demander la saisie d’un fournisseur, par exemple, pour lui demander de créer sa ventilation de la liste des valeurs à utiliser dans les demandes de paiement. Vous pouvez également définir le contrat comme En attente de saisie du fournisseur ou envoyer un courriel d’information seulement à un fournisseur.
• En attente de saisie par le fournisseur : un courriel de notification a été envoyé à un fournisseur et le contrat attend sa soumission. Si le processus exigences de conformité est défini, vous devez obligatoirement joindre des documents de conformité pour soumettre le contrat.
• Soumis : le contrat a été révisé et soumis. Vous pouvez demander à nouveau une révision ou envoyer un courriel à un fournisseur.
• En révision : un processus d’approbation actif a été déclenché. Les réviseurs désignés peuvent décider de poursuivre ou de demander une révision.
• Réviser et re-soumettre : un intervenant n’a pas accepté la demande de modification et a demandé la révision. Vérifiez les éléments requis et soumettez le contrat révisé.
• Envoyé : un courriel de notification a été envoyé à un fournisseur. Le courriel est fourni à titre informatif uniquement. Vous pouvez définir le contrat à l’état Exécuté ou le ramener à l’état Soumis.
• Exécuté : le contrat est exécuté par l’administrateur de projet. Vous pouvez rétablir l'état Envoyé ou le définir sur Fermé. Certains champs sont verrouillés lorsque le contrat est à l'état Exécuté. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’article Verrouiller les champs et les actions du système ERP intégré.
• Fermé : le contrat est défini comme fermé par l’administrateur de projet.

Créer ou générer un contrat

Il existe plusieurs méthodes pour créer des contrats. Dans cette section, vous pouvez apprendre à générer un contrat à partir de l’onglet Contrat :

1. Sélectionnez l’onglet Coût.
2. Basculez vers l’onglet Contrat.
3. Cliquez sur l’ pour passer en mode de modification.
4. Cliquez sur +Ajouter.
5. Indiquez le code et le nom du contrat.
6. Cliquez n’importe où en dehors du tableau ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.

Le brouillon du contrat est prêt. Fermez le mode de modification en cliquant à nouveau sur le bouton .

Autres façons de créer un contrat :

• Générer des contrats à partir de budgets, d’éléments de coût ou de PCO.
• importer des contrats à partir d'un autre logiciel en important une feuille de calcul; Cliquez sur le en mode édition.

Ajouter un document du contrat

Après avoir créé un contrat sous l’onglet Contrat, vous devrez peut-être ajouter un contrat dans un formulaire de document, qui peut être envoyé aux fournisseurs. Pour ce faire :

1. Sous l’onglet Contrat, cliquez sur le nom du contrat. Le menu déroulant s’ouvre.

2. Si vous le souhaitez, ajoutez une portée de tâche au contrat.

3. Dans la section Détails sur le fournisseur, sélectionnez un membre dans la liste déroulante des destinataires. Vous pouvez ajouter des destinataires ou des sociétés dans le champ Destinataire.

   Remarque : Le champ Destinataire est automatiquement rempli si un contrat a déjà été attribué.

4. Faites défiler la liste vers le bas jusqu’à la section Documents et cliquez sur Ajouter un document.

5. Cliquez sur Créer un modèle de document pour localiser le modèle du document contractuel ou cliquez sur Récemment créé pour choisir parmi les documents récemment utilisés.

   Remarque : Avant de pouvoir générer un document de contrat, un administrateur de projet doit créer le modèle de document de contrat dans le module Project Admin. Pour en savoir plus, reportez-vous à la rubrique Modèles de document dans Cost Management.

Le document est ajouté au paquet de documents. Cliquez sur le menu Plus pour renommer le document, l’ouvrir, le télécharger, le déplacer ou le supprimer.

Envoyer un contrat à un fournisseur ou demander une entrée du fournisseur

Vous pouvez maintenant envoyer un contrat pour révision par le fournisseur :

1. Dans le volet déroulant, cliquez sur Envoyer ou Demander l’entrée du fournisseur. Si un processus d’approbation est défini, il se peut que plusieurs approbations soient nécessaires.

2. Un message pour un fournisseur peut être préparé une fois que le contact du fournisseur est indiqué sur le contrat. Cette option peut être configurée dans le volet déroulant du contrat, section Détails du fournisseur.

   

3. Cliquez sur Envoyer une fois que vous êtes prêt.

Un fournisseur sera informé du contrat par courriel lorsqu’il disposera d’une autorisation de collaboration pour les contrats.

En tant que fournisseur :

1. Ouvrez le courriel et sélectionnez Ouvrir dans Cost Management. Lorsque Cost Management s’ouvre, seules les informations relatives à un fournisseur sont visibles.

   

2. Cliquez sur le nom du contrat pour ouvrir le volet déroulant.

3. Faites défiler la liste pour examiner les détails, puis sélectionnez Répondre dans la barre de processus.

   

4. Dans la section Liste des valeurs (SOV), ajoutez ou importez manuellement les éléments de la liste des valeurs à partir d’Excel. Si vous effectuez une importation à partir d’Excel, sélectionnez Télécharger le modèle pour télécharger un modèle Excel.

   

5. Sélectionnez le menu Plus pour ajouter, importer ou supprimer des sous-éléments.

6. Une fois les informations de la liste des valeurs terminées, ajoutez des commentaires pour obtenir plus de contexte et sélectionnez Soumettre.

Une fois soumis, le système informe un entrepreneur général par courriel. Ils peuvent réviser et demander des révisions avec des commentaires.

Si une révision est requise, le processus se poursuivra comme indiqué précédemment une fois qu’il sera soumis à nouveau à un fournisseur. Une fois approuvé, un entrepreneur général peut compiler le paquet de documents du contrat.

Modifier le contrat dans le volet déroulant

Pour modifier des informations supplémentaires relatives à un contrat en particulier, sélectionnez le nom du contrat pour ouvrir le volet déroulant Détails. Éléments clés :

• Code budgétaire : fournit une liste de tous les éléments budgétaires non alloués. Créez la connexion entre l’élément de contrat et l’élément budgétaire en l’attribuant à partir de cette liste. En savoir plus sur les codes budgétaires.

• Détails du fournisseur : l’option Contacts supplémentaires permet aux membres d’indiquer des contacts pour les éléments suivants :

  • Contact de la liste des valeurs (SOV) : destinataire du contrat au moment de la demande d’entrée.
  • Signataire : destinataire du contrat au moment de l’envoi.
  • Destinataire de la RFQ.
  • Signataire SCO : destinataire de la demande de modification du fournisseur au moment de l’envoi.
  • Contact pour la demande de paiement des coûts.
  Remarque : Si les contacts ci-dessus ne sont pas précisés, le système utilisera automatiquement le contact pour les questions d’ordre général.
  

• Liste des valeurs (SOV) – Par défaut, la SOV hérite des éléments budgétaires générés à partir de l’élément budgétaire connecté. Vous pouvez les supprimer en cliquant avec le bouton droit de la souris lorsque le membre souhaite créer une autre liste d’éléments. Ils peuvent également être ajoutés ou modifiés, et les valeurs remplacées pour créer la valeur d’adjudication correcte pour le contrat.

  Vous pouvez verrouiller la liste des valeurs pour empêcher toute modification du montant et de la hiérarchie, ou choisir de verrouiller uniquement le montant tout en conservant la hiérarchie modifiable.

  

  Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Verrouiller et déverrouiller la liste des valeurs du contrat.

• Documents : générez automatiquement le contrat, regroupez-le avec les documents associés et envoyez un courriel à partir du système. Pour en savoir plus, reportez-vous à la rubrique Gestion des documents dans Cost Management.

• Rétention : entrez les taux de rétention. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Rétention.

  Remarque : Ce paramètre remplace le taux de rétention par défaut pour ce contrat avant que les demandes de paiement ne soient effectuées. Après la première demande de paiement, les applications futures hériteront du taux de l'application précédente, et non de ce paramètre.

• Périodes de facturation : permet de créer et de gérer des périodes de facturation pour les demandes de paiement. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Périodes de facturation.

• Attributs personnalisés : les administrateurs de projet peuvent personnaliser le type d’informations à capturer pour les contrats. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Créer des attributs personnalisés.

Afficher le contrat en format pleine page

Lorsque les nœuds racine de la liste des valeurs du contrat dépassent des centaines d’éléments, la visualisation plein écran facilite la visualisation des données. L’affichage pleine page du contrat permet d’accéder à des options plus avancées.

Il existe deux manières d’afficher la section SOV d’un contrat spécifique en mode plein écran :

• Placez le curseur sur la ligne du contrat et sélectionnez Afficher en pleine page représentée par .
• Ouvrez l’icône déroulante Contrat et sélectionnez le bouton Afficher en pleine page dans la section Liste des valeurs.

Une fois que vous êtes en mode Page, sélectionnez l’icône de filtre à regrouper par segment de code budgétaire. Vous pouvez également enregistrer les vues personnalisées pour les référencer plus rapidement dans cette vue. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Filtre et groupe.

Afficher l’évolution de la SOV

Dans la vue pleine page du contrat :

1. Cliquez sur le menu Plus et choisissez d’afficher les demandes de modification sous forme de colonne.

   

2. À l’aide de la roue dentée , située sur la droite, activez les colonnes désignées sous Valeurs révisées. Cette vue permet d’aligner automatiquement le budget d’origine, la valeur planifiée, les demandes de modification et les valeurs révisées.

   

L’alignement entre l’original et les changements est défini par le fait que le code et le nom de l’élément sont identiques. Cette opération est effectuée automatiquement lorsqu’une modification de la hiérarchie des éléments de coût de la commande a été générée à partir de la SOV du contrat. Vous pouvez également effectuer cette opération manuellement.

Imaginez un scénario dans lequel vous achetez des matériaux en bloc et que vous devez refléter cette tarification dans la version finale du bon de commande. Vous pouvez activer les nouvelles colonnes : Qté par bloc, Bloc et Coût unitaire en bloc à l’aide de l’icône en forme de roue dentée sur la droite :

• Dans la colonne QTE, les membres peuvent entrer le nombre total de raccords.
• Dans la colonne Qté par bloc, les membres peuvent entrer la quantité de raccords par boîte.
• Dans la colonne Coût unitaire en bloc, les membres peuvent entrer le coût unitaire de chaque bloc.
• La colonne Bloc calcule les unités globales requises.

L’exemple de modèle de contrat inclut également une option permettant d’utiliser les colonnes en bloc et le coût unitaire en bloc au lieu de par raccord. Reportez-vous à la rubrique Modèles de document dans Cost Management pour savoir comment télécharger et modifier des modèles de contrat.

Verrouiller et déverrouiller la liste des valeurs du contrat

Vous pouvez verrouiller la liste des valeurs, ce qui empêchera toute modification du montant et de la hiérarchie. Vous pouvez également choisir de verrouiller uniquement le montant.

Modifier la liste des valeurs du contrat

Modifier la liste des valeurs du contrat regroupe toutes les actions de modification dans une interface consolidée. Il offre une plus grande flexibilité pour la gestion de la hiérarchie et l’attribution des budgets à n’importe quel niveau.

Il existe deux façons d’accéder à la fenêtre modale de modification de la liste des valeurs du contrat :

• Sur la page des détails du contrat, cliquez sur Modifier.
• Dans le volet déroulant du contrat, dans la section Liste des valeurs, cliquez sur Modifier.

Copier les sous-articles de la liste des valeurs du fournisseur dans le contrat principal

Certains propriétaires exigent que leurs demandes de paiement reflètent le calendrier exact de répartition de la valeur qu’un entrepreneur général obtient de ses sous-traitants. Toutefois, l'entrepreneur général peut n’avoir établi certaines de ses listes des valeurs de sous-traitance qu’à une date ultérieure. Suivez ces étapes pour savoir comment copier les sous-éléments de la version de contrat du fournisseur dans le contrat principal afin que les demandes de paiement de l’entrepreneur général incluent les informations requises :

1. Ouvrez le contrat d'un fournisseur sous l'onglet Contrat de l'outil Coût.
2. Faites défiler l’écran jusqu’à la section Liste des valeurs du volet déroulant et sélectionnez le menu Plus . Vous pouvez y ajouter manuellement des sous-éléments ou importer une liste Excel. Notez que les montants des sous-articles doivent être égaux au montant de la liste des valeurs existante.

Ensuite :

1. Accédez à l'onglet Contrat principal de l'outil Budget et développez tous les éléments.
2. Accédez au contrat et ouvrez son volet déroulant.
3. Sélectionnez le menu Plus pour copier les sous-éléments dans le contrat principal.

Les nouveaux sous-éléments de la SOV s'afficheront désormais dans la prochaine demande de paiement du propriétaire.

Importer et exporter la listes des valeurs du contrat

Vous pouvez importer et exporter des listes de valeurs de contrat à l’aide d’une feuille de calcul Excel pour réduire les tâches manuelles lors de la gestion d’un grand nombre d’éléments de liste des valeurs.

Il existe deux manières d’accéder à l’option Importer des sous-éléments dans Cost Management :

1. À partir de la page des détails du contrat :

   • Cliquez sur Modifier.
   • Dans la fenêtre modale Modifier la liste des valeurs du contrat, cliquez sur le menu Plus à côté d’un élément et choisissez Importer des sous-éléments.

2. À partir du volet déroulant Contrat :

   • Dans la section Liste des valeurs, cliquez sur le menu Plus et choisissez Importer la liste des valeurs.

Pour importer des éléments de la liste des valeurs, cliquez sur Importer un fichier Excel pour téléverser un fichier créé précédemment contenant les détails de la liste des valeurs. Vous pouvez également télécharger le modèle de la liste des valeurs , y inscrire les données, puis l’importer.

Pour exporter des éléments de la liste des valeurs :

1. Cliquez sur Exporter le fichier Excel pour télécharger la structure actuelle de la liste des valeurs en tant que fichier Excel.
2. Modifiez le fichier exporté selon vos besoins et réimportez-le dans le système.

Remarques et limitations :

• La fonction d’importation ne prend pas en charge la suppression des listes des valeurs existantes. Toutefois, vous pouvez modifier des champs tels que le numéro de liste des valeurs, le nom, la quantité, le coût unitaire et le montant.
• Si de nouveaux sous-éléments ont été ajoutés à la feuille de calcul, ils seront également inclus dans l’importation.
• Après avoir créé des demandes de paiement de coûts, vous pouvez rétablir l’état Déverrouillé des listes des valeurs dont l’état est Entièrement verrouillé. Cela vous permet d’exporter toutes les structures arborescentes, de mettre à jour la liste des taux (SOR) et de les réimporter.
• Pour l’importation de feuilles de calcul, les éléments ou les sous-éléments de la liste des valeurs ne peuvent pas être ajoutés ni supprimés s’il y a une demande de paiement. Toutefois, les champs tels que le numéro de liste des valeurs, le nom, la quantité, le coût unitaire et le montant peuvent toujours être modifiés.
• Pour les opérations manuelles sur la page Web, vous pouvez supprimer les sous-éléments de la liste des valeurs s’il n’y a pas de Quantité de travail terminé ou de Quantité de matériaux stockés dans la demande de paiement du coût.

Télécharger le modèle de liste des valeurs

Pour télécharger un modèle Excel prédéfini de la liste des valeurs du contrat :

1. Cliquez sur Télécharger le modèle au niveau des sous-éléments.

   

2. Fournissez les données nécessaires, telles que le numéro de liste des valeurs, le nom, la quantité, le coût unitaire et le montant.

3. Enregistrez vos modifications dans le fichier Excel.

4. Revenez à Cost Management, sélectionnez Importer un fichier Excel, puis téléversez le fichier modifié. Le système conserve la séquence des éléments de la liste des valeurs tels qu’ils apparaissent dans votre feuille de calcul.

Pour attribuer un budget à un contrat :

L’attribution d’un budget à un contrat vous permet de suivre et de contrôler les coûts associés au contrat tout au long de sa durée. En établissant un budget, vous pouvez surveiller les dépenses et vous assurer qu’elles restent dans les limites des fonds alloués. De plus, la mise en place d’un budget peut aider à la prévision et à la prise de décisions concernant les projets et contrats futurs.

Pour attribuer un budget à un contrat :

1. Sélectionnez l’onglet Coût.

2. Basculez vers l’onglet Contrat.

3. Cliquez sur le nom du contrat. Le volet des détails s’ouvre.

4. Utilisez la liste déroulante Budget pour sélectionner tous les budgets applicables dans la section Détails du menu déroulant.

   

Ajouter un budget au montant nul dans un contrat exécuté

L’ajout d’un budget au montant de zéro à un contrat exécuté peut aider au suivi des coûts et aux rapports historiques. Il vous permet de refléter avec précision les coûts réels engagés pendant la durée du contrat, même si aucun fonds supplémentaire n’a été alloué.

Important : Seuls les administrateurs de projet et les membres disposant de l'autorisation Contrôle complet peuvent ajouter un budget de montant nul dans un contrat exécuté.

Pour ajouter un budget d’un montant nul dans un contrat exécuté :

1. Cliquez sur le nom du contrat exécuté. Le menu déroulant s’ouvre.

2. Cliquez sur Ajouter des budgets dans la section Détails.

   

3. Choisissez un (ou plusieurs) des budgets à montant nul disponibles.

4. Cliquez sur Ajouter.

Adjuger le contrat en devise étrangère

Une fois la devise étrangère configurée, vous verrez les modifications dans le menu déroulant du contrat. Le menu déroulant des devises et le champ Taux de change sont visibles dans la section Détails.

Pour attribuer le contrat en devise étrangère, choisissez-le dans la liste déroulante :

Basculez entre les devises dans la section Barème des valeurs pour afficher les valeurs échangées dans les colonnes Coût unitaire, Montant et Coût unitaire global. Lorsqu’une devise étrangère est sélectionnée sur un contrat, les valeurs ne peuvent être modifiées que dans la devise étrangère. Le nom de la devise est affiché en tant qu’indicateur lors de la modification :

Le taux de change par défaut est appliqué en fonction de la date à laquelle le champ Devise est mis à jour. Vous pouvez régler le taux de change dans l’outil Paramètres ou directement dans le volet déroulant du contrat, à l’exception des éléments suivants :

• À l’état Exécuté
• La nomenclature des valeurs (SOV) du contrat est à l’état Intégré et Verrouillé. Pour en savoir plus, consultez Verrouiller les champs et les actions avec un système ERP intégré.

Supprimer un contrat

Pour supprimer un contrat existant :

1. Accédez à l'onglet Contrat dans l'outil Cost de Cost Management.
2. Cliquez sur Mode Édition, puis cochez les contrats que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez sur Supprimer.
4. Confirmez que vous souhaitez supprimer les contrats sélectionnés.

Exporter un rapport de contrat

Vous pouvez créer un rapport mis en forme de tableaux de contrats. Tout d’abord, vous pouvez filtrer et regrouper les contrats pour obtenir les informations dont vous avez besoin. Ensuite, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l’outil Coût dans le volet de gauche.

2. Basculez vers l’onglet Contrat.

3. Cliquez sur le bouton Exporter.

4. Entrez le titre du rapport et choisissez entre Rapport PDF et Rapport Excel.

5. Décidez si vous avez besoin d’une page de titre et choisissez le modèle de rapport :

   • Vue actuelle : inclut toutes les colonnes actuellement visibles. Utilisez celui-ci pour créer un rapport pour la vue filtrée de tableau du contrat ou les vues actuelles précédemment enregistrées.

     Conseil : Lors de l’exportation d’un rapport budgétaire PDF ou Excel en mode Modification, le système n’exporte que les colonnes actuellement visibles.

6. Cliquez sur Exécuter le rapport.

Vous recevrez une notification par courriel lorsque votre rapport sera prêt à être téléchargé. Vous pouvez également le télécharger à partir de l’outil Rapport. Pour en savoir plus sur les rapports et les actions accessibles, consultez la rubrique À propos des rapports.

Articles connexes

• Contrat principal
• Exigences de conformité
• Paramètres de coût
• Tableaux de budget et de contrat
• Demande de paiement des coûts
• Configurer des processus d’approbation

Autres ressources

Consultez le cours vidéo Learn ACC au sujet de l’outil Coût.