Exporter des éléments de soumission

Cette page explique comment exporter des soumissions pour générer des rapports détaillés à des fins de documentation. Elle traite des sujets suivants :

Exporter des éléments de soumission

Le fait d’exporter des soumissions génère des rapports personnalisables comportant des détails, des références, des pièces jointes, etc.

Options d'exportation

Il existe trois méthodes pour exporter des rapports de soumission :

Tout exporter : exporte tous les éléments de soumission visibles actuellement affichés dans la liste.
Exporter la sélection : exporte plusieurs éléments de soumission sélectionnés à partir des cases à cocher.
Exporter un élément unique : exporte un seul élément de soumission.
Exporter les éléments filtrés : exporte les éléments qui correspondent aux critères de recherche et/ou de filtrage.

Remarque : L’exportation vers un dossier relié vous permet de partager des soumissions à l’état Ouvert, Brouillon et Obligatoire avec un autre projet, en plus des soumissions fermées.

Créer un rapport de soumission

Exportation de plusieurs éléments de soumission

Sélectionnez les éléments de soumission souhaités ou cliquez sur Tout exporter
Entrez le titre.
Sélectionnez le type de rapport :
- Récapitulatif de l’élément de soumission
- Détail de l’élément de soumission
- Récapitulatif de l’état de l’élément de soumission
Choisissez le format du rapport : PDF ou Excel.
(Facultatif) Incluez une page de garde et/ou une table des matières dans le rapport.
Cliquez sur Exécuter le rapport.

Remarque : Une page de couverture est incluse dans le rapport détaillé du paquet, qui affiche une vue rapide de l'état des éléments du paquet.

Exportation d'un seul élément de soumission

Ouvrez l'élément de soumission souhaité.
Cliquez sur Exporter.
Entrez le titre.
(Facultatif) Joignez des photos :
- Sélectionner le nombre de photos par ligne
(Facultatif) Joignez des références.
(Facultatif) Joignez des pièces jointes :
- Pièces jointes de soumission
- Pièces jointes pour révision
- Pièces jointes révisées
- Pièces jointes de la réponse finale

Important :

Si l'option d'intégration des pièces jointes au format PDF est activée, les mots de passe du propriétaire seront supprimés des pièces jointes au format PDF dans le rapport final. Les pièces jointes protégées par mot de passe de l'utilisateur entraîneront l'échec de l'exportation de votre rapport. Il est possible d'ajouter jusqu'à 30 fichiers PDF en pièces jointes au rapport, chacune d'une taille maximale de 60 Mo. Les types de pièces jointes inutiles sont désactivés. Reportez-vous à la rubrique Questions fréquentes sur les rapports et dépannage pour plus d’informations et les solutions possibles.

Rapports récapitulatifs de paquet

La fonctionnalité d'exportation comprend des rapports spécialisés pour les paquets :

Rapport récapitulatif du paquet de soumission

Lors de l'exportation de plusieurs éléments ou de l'utilisation de l'option « Tout exporter », vous pouvez générer des rapports récapitulatifs de paquet qui incluent :

Aperçu du paquet : informations résumées pour chaque paquet, incluant le nombre d'éléments et la répartition des états
Détails du paquet : répartition détaillée de tous les éléments dans chaque paquet
Analyse interpaquets : statistiques comparatives entre plusieurs paquets

Pour générer un rapport récapitulatif sur les dossiers d'envoi, procédez comme suit :

Sélectionnez Tout exporter ou sélectionnez plusieurs éléments dans différents paquets
Choisissez Récapitulatif du paquet de soumission comme type de rapport
Sélectionner le format du rapport (PDF ou Excel)
Cliquez sur Exécuter le rapport

Types de protection par mot de passe pour les pièces jointes au format PDF

Lors de l'exportation des soumissions, vous pouvez inclure des fichiers PDF en pièces jointes, même s'ils sont protégés par un mot de passe. Il existe deux types de mots de passe qui peuvent être appliqués aux fichiers PDF :

Mot de passe de propriétaire

Un mot de passe de propriétaire :

Limite la modification, l'impression et la copie de contenu
Permet à tout utilisateur d'ouvrir et de consulter le PDF
Permet d'incorporer le fichier en tant que pièce jointe

Remarque : Le système supprime automatiquement les mots de passe du propriétaire lors de la génération du rapport pour permettre l'intégration au format PDF.

Mot de passe d'utilisateur

Un mot de passe d'utilisateur :

Limite les utilisateurs autorisés à ouvrir et à afficher la pièce jointe au format PDF
Empêche l'accès non autorisé au contenu
Empêche l'intégration du fichier en tant que pièce jointe

Lors de l'intégration de fichiers PDF :

Les fichiers avec des mots de passe d'utilisateur ne peuvent pas être intégrés
Les fichiers protégé uniquement par un mot de passe de propriétaire peuvent être intégrés
Le système conserve les mots de passe d'utilisateur, mais supprime les mots de passe de propriétaire

Exporter vers Fichiers

Lors de l’exportation d’un rapport de soumission, vous pouvez enregistrer le rapport directement dans un dossier sélectionné dans l’outil Fichiers. Cette fonctionnalité vous permet de partager facilement des soumissions à l’état Ouvert, Brouillon et Obligatoire avec un autre projet en les exportant vers un dossier relié. Voici comment utiliser cette nouvelle fonction :

Suivez les étapes permettant d’exporter plusieurs éléments de soumission ou un seul, comme indiqué ci-dessus.
Recherchez Enregistrer dans Fichiers dans les options d’exportation.
Sélectionnez Dossier pour choisir le dossier de destination dans Fichiers.
Parcourez la structure de dossiers de votre projet et sélectionnez le dossier de votre choix.
Si vous souhaitez partager le rapport avec un autre projet, assurez-vous de sélectionner un dossier relié.
Cliquez sur Exécuter le rapport pour générer le rapport et l’enregistrer dans le dossier sélectionné.