编号规则管理

编号字段要素

文件编号中的每个单独部分称为字段。有 5 个基本字段：

定义文件字段

在“添加字段”对话框中选择的字段类型将确定可用的字段设置。默认选择是“自动生成的顺序”。

自动生成顺序设置

• 使用“名称”文本框为自动生成的字段命名。
• 长度将确定范围字段的大小，必须是正值。
• 范围将指定自动生成的编号的开头和结尾。最低限制必须小于最高限制。
• 步长控制自动生成的编号的增量。

分隔符

• 该值必须是字符。分隔符用于分隔字段。

固定文本

• 使用“名称”文本框给固定文本字段命名。
• 在“固定文本”字段中输入的值始终显示在文件编号中，用户无法对其进行修改。

自由文本

• 使用“名称”文本框给自由文本字段命名。
• “最大长度”控制此字段允许包含的最大字符数。
• “最大长度”为必填字段，强制用户输入在“最大长度”字段中指定的字符数。编号长度最多为 50 个字符。

预定义列表

• 使用“名称”文本框给预定义列表字段命名。
• 在“代码”字段中指定一系列值。您可以选择性地为每个值输入描述。
• 使用“上移”和“下移”按钮可以更改值的顺序。
• 使用“删除”按钮可以删除值。

工作组标签

• 选择此选项后会在编号规则中自动将工作组标签分配为一个固定值。

无法识别的字符

• 在文件或条目名称中不能使用以下字符："、/、?、<、>、\、*、|、：

预览和编辑编号规则

使用“新建编号规则”对话框和“编辑编号规则”对话框可以查看和编辑编号规则。

• 名称显示在“名称”字段中。编号规则的名称不能修改。
• “预览”字段显示所有定义字段。需要用户输入的字段显示为问号 (?)。自动生成的字段显示为栏形符号 (#)。
• “位数”字段显示文件编号可能的最大长度。
• “添加工作组标签”复选框使您可以向文件或条目名称中添加工作组标签。此标签有助于区分工作组之间的文件。
• 使用“上移”和“下移”按钮可以更改值的顺序。
• 使用“编辑”、“删除”和“添加”按钮可以执行相应的操作。
• 选中“转换为大写”复选框可以强制字母为大写。

文件编号规则通用规则

• 每个编号规则顺序仅允许有一个自动生成的字段。
• 用户定义的编号规则仅在不使用时才能编辑或删除。即，用户定义的编号规则尚未使用或使用它的所有文件均已被删除。
• 不能编辑或删除连续编号规则。

访问编号规则定义

1. 选择“工具”“管理”“Vault 设置”。
2. 在“Vault 设置”对话框中，选择“行为”选项卡。
3. 在“编号”区域中，单击“定义”。

   “编号规则”对话框中列出了可用的编号规则。使用复选标记指示默认的编号规则。还可以创建新方案、编辑现有的方案以及设置默认规则。

4. 使用“过滤”下拉列表选择是否要查看文件和/或条目编号规则。

创建新的编号规则

1. 单击“新建”。
2. 在“新建编号规则”对话框中，输入方案名称。
3. 单击“新建”为编号规则添加字段。
4. 在“名称”文本框中为编号规则输入一个名称，然后单击“添加”。
5. 在“添加字段”对话框中，选择以下字段类型之一：
   • 自动生成的顺序
     • 为自动生成的字段输入名称。
     • 指定该范围的长度。长度必须是正数。
     • 输入该范围的起始值和终止值。
     • 输入步长。步长值至少必须为 1。
     • 默认情况下，自动生成的顺序用 0 填充。要删除 0 填充，请清除该复选框。

       用 0 填充的数值示例如下：000001、000002、000003

   • 分隔符
     • 输入分隔符值。该值必须为字符，例如破折号 (-)，用来分隔字段。
   • 固定文本
     • 为固定文本字段输入名称。
     • 在固定文本字段中输入的值是常量，并且不可编辑。该值不能超过 50 个字符。
   • 自由文本
     • 为自由文本字段输入名称。
     • 输入该字段的最大长度。
     • 选中“必需的最大长度”复选框可将该字段的长度固定为“最大长度”字段中所指定的值。
   • 预定义列表
     • 为自由预定义列表字段输入名称。
     • 在“代码”字段中输入一个值。（可选操作）您可以为每个值输入描述。
     • 要更改条目的顺序，请亮显某个值，然后单击“上移”或“下移”。
     • 要删除条目，请亮显某个值，然后单击“删除”。
   • 工作组标签

     此选项会自动将工作组 ID 分配给编号。工作组 ID 基于从中生成编号的工作组。

6. 单击“确定”。

   “新建编号规则”对话框将显示“添加/编辑”对话框中所定义的设置的预览。

7. 要更改这些设置，请单击“编辑”。要删除，请单击“删除”。要添加另一个编号规则，请单击“添加”。
8. 要全部以大写字母显示文本，请选中“强制大写”复选框。
9. 单击“确定”。

编辑现有的编号规则

只能编辑尚未被文件使用的编号规则，但正在使用的方案的范围可增加的情况除外。

1. 从列表中选择一种编号规则。
2. 单击“编辑”。
3. 在“编辑字段”对话框中，更改所选的编号规则的值。
4. 单击“确定”。

设置默认编号规则

1. 从列表中选择一种编号规则。
2. 单击“设置为默认”。

删除编号规则

只能删除未在使用的方案。

1. 从列表中选择一种编号规则。
2. 单击“删除”。
   注： 不能删除默认方案。在删除默认方案之前，请先选择另一个方案，并使其成为默认方案。

管理变更单编号规则

您可以使用编号规则帮助组织变更单。

访问

1. 从“工具”菜单中选择“管理”“Vault 设置”。
2. 在“Vault 设置”对话框中，单击“变更单”选项卡。
3. 在“变更单编号”区域中，单击“定义”。

创建新的编号规则

1. 在“变更单编号”对话框中，单击“新建”。
2. 在“编辑/创建变更单编号规则”对话框中，在“代码”字段为该编号规则指定一个名称。
3. （可选操作）在描述字段中，输入对该方案的描述。
4. 指定新方案的起始编号。
5. 变更单编号规则可以包括 3 至 6 位数字。选择用于该方案的数字位数。
6. 单击“确定”。

修改编号规则

1. 在“变更单编号”对话框中，从列表中选择一种编号规则然后单击“编辑”。
2. 在“代码”字段中，输入不同的描述信息。
3. 在“编辑/创建变更单编号规则”对话框中，编辑该方案的名称、描述、起始编号和数字位数。
   注： 对于标有 ECO 的预定义编号规则，只能编辑其起始编号。
4. 单击“确定”。

要将编号规则设为默认值，请选择一个方案，然后单击“设为默认值”。

要删除编号规则，请选择一个方案，然后单击“删除”。

选择编号规则

1. 在“选择编号规则”对话框中，选择下拉箭头并做出选择。
2. 单击“确定”以完成选择。