編號規則管理

編號欄位要素

檔案號碼中的每個獨立部分稱為一個欄位。有 5 個基本欄位：

定義檔案欄位

在「加入欄位」對話方塊中選取的欄位類型決定可用的欄位設定。預設選項是「流水號」。

流水號設定

• 使用「名稱」文字方塊，為自動產生的欄位命名。
• 「長度」決定「範圍」欄位的大小數值，且必須為正值。
• 「範圍」指定自動產生號碼的開始號碼和結束號碼。最低下限必須低於最高上限。
• 「間距大小」控制自動產生號碼的遞增方式。

分隔符號

• 值必須為字元。分隔符號用於分隔欄位。

固定文字

• 使用「名稱」文字方塊，為固定文字欄位命名。
• 在「固定文字」欄位中輸入的值永遠顯示在檔案號碼中，並且使用者無法修改。

自由文字

• 使用「名稱」文字方塊，為自由文字欄位命名。
• 「最大長度」控制此欄位允許的最大字元數。
• 「最大長度」為必填欄位，它強制使用者輸入的字元數不能超過在「最大長度」欄位中指定的字元數。號碼長度不得超過 50。

預先定義的清單

• 使用「名稱」文字方塊，為預先定義的清單欄位命名。
• 在「代碼」欄位中指定值的清單。您可以選擇性地為每個值輸入描述。
• 使用「上移」與「下移」按鈕來變更值的順序。
• 使用「刪除」按鈕來移除值。

工作群組標示

• 選取此選項後，會在編號規則中自動將工作群組標示指定為固定值。

無法辨識的字元

• 檔案或料件名稱中不得包含以下字元：" / ? < > \ * | :

預覽和編輯編號規則

「新編號規則」對話方塊與「編輯編號規則」對話方塊允許您檢閱及編輯編號規則。

• 名稱顯示在「名稱」欄位中。編號規則的名稱無法修改。
• 「預覽」欄位顯示所有已定義的欄位。需要使用者輸入的欄位顯示為問號 (?)。自動產生的欄位顯示為井字符號 (#)。
• 「位數」欄位展示可能的最大檔案號碼長度。
• 「附加工作群組標示」勾選方塊允許您在檔案或料件名稱中加入工作群組標示。此標示有助於在工作群組之間區分檔案。
• 使用「上移」與「下移」按鈕來變更值的順序。
• 使用「編輯」、「刪除」和「加入」按鈕來執行其各自的作業。
• 透過選取「強制為大寫」勾選方塊，將字母強制變為大寫。

編號規則的一般規則

• 每個編號規則順序僅允許一個自動產生的欄位。
• 只有在使用者定義的編號規則未處於使用中狀態時，才可對其進行編輯或將其刪除。即，使用者定義的編號規則尚未使用，或者使用此規則的所有檔案均已被刪除。
• 無法編輯或刪除順序編號規則。

存取編號規則定義

1. 選取「工具」「管理」「Vault 設定」。
2. 在「Vault 設定」對話方塊中，選取「行為」頁籤。
3. 在「編號」區段中，按一下「定義」。

   「編號規則」對話方塊列示了可用的編號規則。預設編號規則會以勾選標記表示。您也可以建立新規則、編輯既有規則和設定預設規則。

4. 從「篩選」下拉式清單中選取要檢視檔案編號規則、料件編號規則，還是同時檢視這兩者。

建立新的編號規則

1. 按一下「新建」。
2. 在「新編號規則」對話方塊中，輸入規則名稱。
3. 按一下「新建」，加入編號規則的欄位。
4. 在「名稱」文字方塊中輸入編號規則的名稱，然後按一下「加入」。
5. 在「加入欄位」對話方塊中，選取以下其中一個欄位類型：
   • 流水號
     • 為自動產生的欄位輸入名稱。
     • 指定範圍長度。長度必須是正數。
     • 為範圍輸入開始與結束值。
     • 輸入 StepSize。StepSize 值必須大於或等於 1。
     • 依預設，流水號是補零的。若要移除補零，請除選該勾選方塊。

       補零數字範例：000001、000002、000003

   • 分隔符號
     • 輸入分隔符號值。該值必須是可用於分隔欄位的字元，例如破折號 (-)。
   • 固定文字
     • 為固定文字欄位輸入名稱。
     • 在「固定文字」欄位中輸入的值是常數，並且無法編輯該值。該值不得超過 50 個字元。
   • 自由文字
     • 為自由文字欄位輸入名稱。
     • 輸入欄位的最大長度。
     • 選取「必須滿足最大長度」勾選方塊，以根據在「最大長度」欄位中指定的值調整欄位長度。
   • 預先定義的清單
     • 為預先定義的自由清單欄位輸入名稱。
     • 在「代碼」欄位中輸入值。您可以選擇性地為每個值輸入描述。
     • 若要變更項目的順序，請亮顯值，然後按一下「上移」或「下移」。
     • 若要刪除項目，請亮顯值，然後按一下「刪除」。
   • 工作群組標示

     此選項會自動將工作群組 ID 指定至號碼。工作群組 ID 會根據產生該號碼的工作群組而定。

6. 按一下「確定」。

   「新編號規則」對話方塊中顯示在「加入/編輯」對話方塊中定義的設定之預覽。

7. 若要變更設定，請按一下「編輯」。若要刪除，請按一下「刪除」。若要加入另一個編號規則，請按一下「加入」。
8. 若要全部以大寫字母顯示文字，請選取「強制為大寫字母」勾選方塊。
9. 按一下「確定」。

編輯既有的編號規則

只有尚未由檔案使用的編號規則才可以編輯 (使用中的規則除外，這些規則的範圍可以增加)。

1. 從清單中選取編號規則。
2. 按一下「編輯」。
3. 在「編輯欄位」對話方塊中，變更所選取編號規則的值。
4. 按一下「確定」。

設定預設編號規則

1. 從清單中選取編號規則。
2. 按一下「設為預設」。

刪除編號規則

只能刪除不在使用中的規則。

1. 從清單中選取編號規則。
2. 按一下「刪除」。
   註: 您無法刪除預設規則。選取其他規則做為預設值，然後再刪除。

管理變更命令編號規則

您可以使用編號規則協助您組織變更命令。

存取

1. 在「工具」功能表中，選取「管理」「Vault 設定」。
2. 在「Vault 設定」對話方塊中，按一下「變更命令」頁籤。
3. 在「變更命令編號」區段中，按一下「定義」。

建立新編號規則

1. 在「變更命令編號」對話方塊中，按一下「新建」。
2. 在「編輯/建立變更命令編號規則」對話方塊中，於「代碼」欄位中指定編號規則的名稱。
3. 在「描述」欄位中，可以選擇性地輸入對規則的描述。
4. 為新規則指定起始號碼。
5. 變更命令編號規則的範圍是 3 到 6 位數。選取規則要使用的位數。
6. 按一下「確定」。

修改編號規則

1. 在「變更命令編號」對話方塊中，從清單中選取編號規則，然後按一下「編輯」。
2. 在「代碼」欄位中，輸入其他描述性資訊。
3. 在「編輯/建立變更命令編號規則」對話方塊中，編輯規則的名稱、描述、起始號碼及位數。
   註: 對於標示為 ECO 的預先定義的編號規則，只能編輯起始號碼。
4. 按一下「確定」。

若要使編號規則成為預設規則，請選取規則，然後按一下「設為預設值」。

若要刪除編號規則，請選取規則，然後按一下「刪除」。

選擇編號規則

1. 在「選擇編號規則」對話方塊中，選取下拉箭頭並進行選取。
2. 按一下「確定」以完成選取。