Verwalten benutzerdefinierter Eigenschaften

Wenn Dateien in den Tresor eingecheckt werden, werden vorgabemäßig nur die auf Aktiviert gesetzten Eigenschaften automatisch extrahiert und indiziert. Alle extrahierten und im Tresor verfolgten Eigenschaften lassen sich über das Dialogfeld Eigenschaftsdefinitionen verwalten. Das Dialogfeld Eigenschaftsdefinitionen enthält folgende Angaben:

Eigenschaftsname	Der Name der Eigenschaft, wie er auf der Benutzeroberfläche angezeigt wird. Der Anzeigename kann vom Tresoradministrator bearbeitet werden.
Datentyp	Der durch die Eigenschaft dargestellte Datentyp. Die Datentypen sind Text, Nummer, Datum und Boolesch.
Referenzen	Gibt die Anzahl der Dateien an, die die Eigenschaft zurzeit verwenden. Anhand dieser Angabe können Sie feststellen, welche Eigenschaften häufiger als andere verwendet werden, und welche Eigenschaften aus dem Tresor entfernt werden können.
Status	Gibt an, ob die Eigenschaft für die Indizierung und Anzeige an den Benutzer aktiviert ist. Aktiviert Wenn eine Eigenschaft auf Aktiviert festgelegt ist, wird die Eigenschaft indiziert und aus Dateien extrahiert, wenn diese hinzugefügt oder in den Tresor eingecheckt werden. Deaktiviert Eigenschaften, deren Status Deaktiviert lautet, werden nicht indiziert und nicht aus Dateien extrahiert, wenn diese hinzugefügt oder in den Tresor eingecheckt werden. Administratoren können nicht gewünschte Eigenschaften durch Kennzeichnen als Deaktiviert bereinigen.
Verknüpfungen	Listet die Elementklasse auf, die die Eigenschaft verwenden kann. Klassen sind Dateien, Ordner, Artikel, benutzerdefinierte Objekte und Änderungsaufträge.
Dateikategorien	Wenn die Eigenschaft einer Dateikategorie zugeordnet ist, wird der Kategoriename angezeigt. Kategoriewerte überschreiben Eigenschaftswerte, wenn das Überschreibungsattribut der Eigenschaft aktiviert ist.
Artikelkategorien	Wenn die Eigenschaft einer Artikelkategorie zugeordnet ist, wird der Kategoriename angezeigt. Kategoriewerte überschreiben Eigenschaftswerte, wenn das Überschreibungsattribut der Eigenschaft aktiviert ist.
Ordnerkategorien	Wenn die Eigenschaft einer Ordnerkategorie zugeordnet ist, wird der Kategoriename angezeigt. Kategoriewerte überschreiben Eigenschaftswerte, wenn das Überschreibungsattribut der Eigenschaft aktiviert ist.
Benutzerdefinierte Objektkategorien	Wenn die Eigenschaft einer benutzerdefinierten Objektkategorie zugeordnet ist, wird der Kategoriename angezeigt. Kategoriewerte überschreiben Eigenschaftswerte, wenn das Überschreibungsattribut der Eigenschaft aktiviert ist.
Einfache Suche	Gibt an, ob eine Texteigenschaft bei einer einfachen Suche durchsucht wird. Mögliche Werte sind: Durchsucht: Die Eigenschaft wird in die einfache Suche einbezogen. Nicht durchsucht: Die Eigenschaft wird von der einfachen Suche ausgeschlossen. Nicht zulässig: Die Eigenschaft ist keine Zeichenfolge (kein Text) und kann daher nicht in die einfache Suche aufgenommen werden.

Wichtig: Wenn eine neue benutzerdefinierte Eigenschaft erstellt wird, muss sie keiner Kategorie zugeordnet sein. Auch wenn die Eigenschaft einem Element zugeordnet ist (einer Datei, einem Ordner, einem benutzerdefinierten Objekt, einem Änderungsauftrag oder einem Artikel), sie aber keiner Kategorie zugeordnet ist, wird sie nicht im Eigenschaftenraster für diesen Elementtyp angezeigt.

Beim Migrieren einer vorhandenen Tresordatenbank werden alle vorhandenen Eigenschaften mit der Einstellung Aktiviert migriert. Alle neuen Eigenschaften werden jedoch vorgabemäßig als deaktiviert festgelegt. Um die Indizierungsleistung zu verbessern, werden alle Eigenschaften ohne Zuordnungen nur dann erstellt, wenn dies vom Administrator angegeben wird.

Umbenennen

Der Anzeigename einer Eigenschaft kann bearbeitet werden, um ihn aussagekräftiger zu machen. Sowohl systemdefinierte als auch benutzerdefinierte Namen können im Dialogfeld Eigenschaftsdefinitionen mit der Option Bearbeiten geändert werden.

Ändern des Status

Der Status einer Eigenschaft bestimmt, ob die Eigenschaft in den Tresorindex aufgenommen wird.

Sie legen die Eigenschaften fest, die in den Tresor aufgenommen werden, indem Sie ihnen den Status Aktiviert zuweisen. Durch Kennzeichnung als Aktiviert können Administratoren nicht verwendete Eigenschaften aus dem Tresor entfernen. Unbesetzte Eigenschaften sind keinen Dateien mehr zugewiesen und werden aus dem Index entfernt. Dadurch werden Suchvorgänge insgesamt effizienter, da weniger Eigenschaften vorliegen. Suchvorgänge können nicht auf unbesetzte Eigenschaften angewandt werden. Unbesetzte Eigenschaften können außerdem nicht als Spalten in einem Raster angezeigt werden. Eigenschaften können keinen nicht verwendeten Dateieigenschaften zugeordnet werden. Unbesetzte Eigenschaften können Dateien erneut zugewiesen werden. Ändern Sie dazu den Status der Eigenschaften wieder zu Aktiviert, und indizieren Sie die Eigenschaften dann über die Server-Konsole neu. Weitere Informationen zur Neuindizierung finden Sie in der Hilfe zu Autodesk Server Console.

Anmerkung: Damit der Status von Eigenschaften geändert wird, muss der Tresor über die Server-Konsole neu indiziert werden. Weitere Informationen zur Neuindizierung eines Tresors finden Sie in der Hilfe zu Autodesk Server Console.

Überprüfen des Verwendungszählers

Der Verwendungszähler für eine Eigenschaft gibt Aufschluss über ihre Relevanz im Tresor. Die Zahl in der Spalte Referenzen entspricht der Anzahl der Dateien, denen die Eigenschaft zugewiesen ist. Wenn eine Eigenschaft deaktiviert wird, erhält ihr Verwendungszähler den Wert 0.

Wählen Sie im Dialogfeld Eigenschaftsdefinitionen die Schaltfläche Verwendungszählung abrufen, um den Verwendungszähler für eine Eigenschaft anzuzeigen.

Festlegen durchsuchbarer Eigenschaften

Die Einstellung in der Spalte Einfache Suche für eine Eigenschaft bestimmt, ob diese Dateieigenschaft bei einer einfachen Suche verfügbar ist. Die Einstellung unter Einfache Suche gilt nur für einfache Suchvorgänge, nicht für Suchvorgänge mit dem Abfrage-Editor oder dem Dialogfeld Suchen. Nur Dateieigenschaften vom Typ Zeichenfolge können auf Durchsucht gesetzt werden.

Dateieigenschaften vom Typ Zeichenfolge, die auf Durchsucht gesetzt werden, stehen für die einfache Suche zur Verfügung. Eigenschaften mit der Einstellung Nicht durchsucht sind derzeit nicht für die einfache Suche verfügbar. Sie können die Suchleistung verbessern, indem Sie nicht verwendete Dateieigenschaften auf Nicht durchsucht setzen. Eigenschaften mit der Einstellung Nicht zulässig sind keine Eigenschaften vom Typ Zeichenfolge und stehen nicht für die einfache Suche zur Verfügung. Die Einstellung Nicht zulässig kann nicht geändert werden.

Bei Eigenschaften mit dem Status Deaktiviert wird die Einstellung für die einfache Suche automatisch auf Nicht durchsucht festgelegt. Wird eine solche Eigenschaft später auf Aktiviert gesetzt, bleibt die Einstellung für die einfache Suche nach wie vor Nicht durchsucht. Damit die Eigenschaft für die einfache Suche verfügbar ist, muss der Administrator sie manuell auf Durchsucht setzen.

Anmerkung: Alle Artikel- und Änderungsauftragseigenschaften vom Typ Zeichenfolge weisen die Einstellung Durchsucht auf und werden immer in die einfache Suche einbezogen.

Verwalten benutzerdefinierter Eigenschaften

Wählen Sie Extras Verwaltung Tresoreinstellungen.
Klicken Sie im Dialogfeld Tresoreinstellungen auf die Registerkarte Funktionsweisen.
Klicken Sie im Abschnitt Eigenschaften auf Eigenschaften.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Klicken Sie auf Neu, um eine benutzerdefinierte Eigenschaft zu erstellen.
- Wählen Sie eine Eigenschaft aus, und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Eigenschaftsdefinition zu ändern.
- Wählen Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft aus, und klicken Sie auf Löschen, um diese Eigenschaft zu entfernen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen, um die Einstellungen für die ausgewählte Eigenschaft anzuzeigen. Die auf dieser Registerkarte angezeigten Einstellungen sind abhängig von der Art der ausgewählten Eigenschaft.

Erstellen einer benutzerdefinierten Eigenschaft

Erstellen Sie neue benutzerdefinierte Eigenschaften (UDP), um die Anpassung von Eigenschaftszuordnung und Einstellungen für das Zurückschreiben zu unterstützen. Zur Ausführung dieser Aufgaben benötigen Sie Administratorrechte.

Klicken Sie auf Extras Verwaltung Tresoreinstellungen.
Klicken Sie im Dialogfeld Tresoreinstellungen auf der Registerkarte Funktionsweisen auf Eigenschaften.
Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaftsdefinition auf Neu.
Geben Sie im Dialogfeld Neue Eigenschaft einen Namen ein.
Wählen Sie in der Liste Typ den Eigenschaftstyp aus.
Weisen Sie die benutzerdefinierte Eigenschaft einer oder mehreren Kategorien zu, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen für die jeweilige Kategorie in der Dropdown-Liste Verknüpfungen aktivieren. Kategorien können in dieser Liste basierend auf dem zuvor im Dialogfeld Eigenschaftsdefinition ausgewählten Filter vorab ausgewählt werden. Sie können gegebenenfalls Kategorien auswählen beziehungsweise deren Auswahl aufheben.
Wenn eine benutzerdefinierte Eigenschaft erstellt wird, ist es nicht erforderlich, dass sie einer Kategorie zugeordnet wird. Wenn jedoch eine neue benutzerdefinierte Eigenschaft keiner Kategorie zugeordnet ist, wird sie im Eigenschaftenraster für diese Datei, den Artikel oder den Änderungsauftrag nicht angezeigt.

Wichtig: Eine Eigenschaft wird nur für ein Objekt (Datei, Ordner, benutzerdefiniertes Objekt, Artikel, Änderungsauftrag) angezeigt, wenn die Eigenschaft entweder in der gleichen Kategorie vorhanden ist oder manuell zugeordnet wurde. Informationen zum manuellen Zuordnen einer Eigenschaft zu einer Kategorie finden Sie unter Hinzufügen oder Entfernen von Eigenschaften.

Auf der Registerkarte Einstellungen werden für einige Eigenschaftseinstellungen Werte mit den Eingaben für Name und Typ aus den vorherigen Schritten angegeben.

Definieren von Listenwerten

Wählen Sie auf der Registerkarte Einstellungen die Zeile Ausgangswert aus. In Abhängigkeit vom Eigenschaftstyp wird die Zelle auf der rechten Seite in ein bearbeitbares Feld, eine Dropdown-Liste mit vorhandenen Werten oder eine Dropdown-Liste mit Werte, die hinzugefügt werden können, umgewandelt.

Führen Sie eine der nachstehenden Aufgaben aus:
- Handelt es sich bei der Eigenschaft um Eingabetext, geben Sie einen Wert ein, und fahren Sie mit dem letzten Schritt fort.
- Handelt es sich bei der Eigenschaft um einen booleschen Wert oder ein Datum, wählen Sie den entsprechenden Wert aus, und fahren Sie mit dem letzten Schritt fort.
- Handelt es sich bei dem Feld um eine Dropdown-Liste, für die Sie Werte erstellen können, klicken Sie auf (...), und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Klicken Sie im Dialogfeld Listeneigenschaft auf die Liste Listenwerte und geben Sie einen Namen für den neuen Wert ein. Fügen Sie weitere Werte hinzu, um die Liste zu vervollständigen.
Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
- Wählen Sie in der Liste einen Wert aus, und wählen Sie dann Als Vorgabe festlegen. Wählen Sie keinen Vorgabelistenwert aus, wird der zuletzt eingegebene Wert der Vorgabewert.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, nehmen Sie keine Eingabe für den Wert vor, und klicken Sie dann auf Als Vorgabe festlegen, um Listen mit einem leeren Wert zu beginnen. Der Endbenutzer kann dann keine Auswahl aus der Liste treffen.
- Fügen Sie an beliebiger Stelle in der Liste einen neuen Wert ein. Wählen Sie einen Wert aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen, um eine leere Wertezeile über dem ausgewählten Wert einzufügen. Geben Sie einen Namen für den Wert ein.
- Fügen Sie an beliebiger Stelle in der Liste einen neuen Wert ein. Wählen Sie einen Wert aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen, um eine leere Wertezeile über dem ausgewählten Wert einzufügen. Geben Sie einen Namen für den Wert ein.
- Wählen Sie einen Wert aus, und klicken Sie auf Entfernen, um den Wert aus der Liste zu entfernen.
- Wählen Sie einen Wert aus, und klicken Sie auf Nach oben oder Nach unten, um die Reihenfolge der Werte in der Liste entsprechend anzupassen.
Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Listeneigenschaft zu schließen und zum Dialogfeld Neue Eigenschaft zurückzukehren.
Klicken Sie im Dialogfeld Neu (property) auf OK.

Anmerkung: Nach der Erstellung einer Eigenschaftsdefinition können der Name und der Datentyp nicht verändert werden.

Hinzufügen oder Entfernen einer benutzerdefinierten Eigenschaft

Eine benutzerdefinierte Eigenschaft (UDP) kann einer Datei, einem Ordner oder einem Artikel hinzugefügt oder entfernt werden. Zur Ausführung dieser Aufgaben benötigen Sie Administratorrechte. Die nachstehenden Schritte gelten für alle drei Objekttypen.

Hinzufügen oder Entfernen von Eigenschaften

Wählen Sie eine oder mehrere Dateien, Ordner, benutzerdefinierte Objekte, Änderungsaufträge oder Artikel.
Anmerkung: Der Befehl Eigenschaft hinzufügen oder entfernen gilt jeweils nur für ein Objekt. Das Menüelement ist nicht verfügbar, wenn Sie mehr als ein Objekt in einer Auswahl haben.
Klicken Sie auf Aktionen Eigenschaft hinzufügen oder entfernen.
Wählen Sie im Dialogfeld Eigenschaft hinzufügen oder entfernen die Eigenschaft aus der Eigenschaftenliste aus.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste des Werts Aktion die Option Hinzufügen oder Entfernen aus.
- Hinzufügen. Die Eigenschaft wird dem ausgewählten Objekt unter Verwendung des Vorgabewerts hinzugefügt. Wenn die Eigenschaft bereits einem ausgewählten Objekt zugeordnet ist, wird keine Aktion ausgeführt.
- Entfernen. Die Eigenschaft wird von dem ausgewählten Objekt/den ausgewählten Objekten entfernt. Wenn die Eigenschaft nicht mindestens einem ausgewählten Objekt zugeordnet ist, wird keine Aktion ausgeführt.
Klicken Sie auf OK.

Anmerkung: Eigenschaft, die über eine Kategorie zugeordnet wurden, können nicht entfernt werden. Nach dem Entfernen der Kategoriezuordnung können Sie den Vorgang ausführen.

Anmerkung: Falls ein ausgewähltes Objekt Beschränkungen unterliegt, wird die Eigenschaft nicht hinzugefügt oder entfernt, und es wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Löschen einer benutzerdefinierten Eigenschaft

Eine benutzerdefinierte Eigenschaft kann nur dann gelöscht werden, wenn sie nicht mit einer Kategorie verknüpft ist und nicht von einem Tresorobjekt (z. B. Datei, Ordner, Artikel, Änderungsauftrag oder benutzerdefiniertes Objekt) verwendet wird. Zur Ausführung dieser Aufgaben benötigen Sie Administratorrechte.

Klicken Sie auf Extras Verwaltung Tresoreinstellungen.
Klicken Sie im Dialogfeld Tresoreinstellungen auf der Registerkarte Funktionsweisen auf Eigenschaften.
Wählen Sie im Dialogfeld Eigenschaftsdefinitionen die Eigenschaftsdefinition in der Liste Eigenschaftenname aus, und klicken Sie auf Löschen.
Klicken Sie im Dialogfeld Warnung beim Löschen der Eigenschaftsdefinition auf Ja.
Falls die Eigenschaft aufgrund von Einschränkungen nicht gelöscht werden kann, wird das Dialogfeld Fehler beim Löschen der Eigenschaftsdefinition aufgerufen.
Klicken Sie auf Druckvorschau, um ein Dokument mit dem Fehlerbericht zu erstellen, das gedruckt, exportiert oder per E-Mail verteilt werden kann.