In Vault Professional wird für jede Version eines Artikels ein Verlaufsdatensatz gespeichert. Bei jeder Aktualisierung, Bearbeitung oder Statusänderung eines Artikels wird eine neue Version erstellt. In einigen Situationen ist es von Vorteil, die älteren Versionen eines Artikels oder aller Artikel zu löschen. Wenn beispielsweise eine Artikelnummer von einer in Bearbeitung befindlichen Version des Artikels verwendet wurde, dessen Nummer später geändert wurde, können Sie die ursprüngliche Artikelnummer freigeben und erneut verwenden, indem Sie die älteren Versionen des Artikels bereinigen. Die Bereinigung ermöglicht zudem die Freigabe von Dateiversionen, sodass diese gelöscht werden können.
Die Bereinigung kann auf einen einzelnen Artikel, eine Artikelauswahl oder alle Artikel in den Stammdaten angewendet werden.
Nach dem Bereinigen des Artikelverlaufs können einige Befehle, die auf älteren Versionen des Artikels basieren, möglicherweise nicht mehr verwendet werden. Wenn Sie zum Beispiel den Bereinigungsbefehl für einen Artikel ausgeführt haben, können Sie den Status des Artikels möglicherweise nicht weiter wiederherstellen als bis zu der Version, für die der Bereinigungsbefehl ausgeführt wurde (falls nur freigegebene Versionen verbleiben).
Anmerkung: Das Bereinigen ist nur für veraltete Versionen mit dem Status In Bearbeitung oder In Überprüfung zulässig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Durch das Bereinigen werden alle in Bearbeitung oder in Überprüfung befindlichen Versionen dauerhaft gelöscht, d. h. diese Versionen können später nicht mehr wiederhergestellt werden.
Bereinigen des Verlaufs eines einzelnen Artikels
Anmerkung: Beim Bereinigen des Verlaufs zum Status In Bearbeitung oder In Überprüfung eines Artikels werden diese Versionen des Artikels dauerhaft gelöscht, sodass nur der Verlauf für den Status Freigegeben und Veraltet verbleibt. Das Bereinigen kann Auswirkungen auf andere Funktionen haben, die auf dem Artikelverlauf basieren, beispielsweise die Statuszurücksetzung.
- Wählen Sie einen Artikel aus den Stammdaten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie im Menü Aktionen die Option Bereinigen.
- Wählen Sie im Dialogfeld Artikel bereinigen Folgendes aus: In Bearbeitung, um nur den Verlauf In Bearbeitung des Artikels zu bereinigen. In Bearbeitung und In Überprüfung, um sowohl den Verlauf In Bearbeitung als auch den Verlauf In Überprüfung des Artikels zu bereinigen.
- Klicken Sie auf OK.
- Das Dialogfeld Ergebnis von Artikelbereinigung wird angezeigt. In diesem Dialogfeld wird die Artikelnummer des bereinigten Artikels angezeigt sowie die Anzahl der Versionen mit dem Status In Bearbeitung und In Überprüfung des Artikels, die bereinigt und dauerhaft gelöscht wurden.
- Klicken Sie auf Schließen.
Bereinigen des Verlaufs aller Artikel
Anmerkung: Mit der Option Alle bereinigen werden alle Versionen des Verlaufs eines Artikels mit dem Status In Bearbeitung oder in Überprüfung dauerhaft gelöscht, sodass nur der Verlauf zum Status Freigegeben und Veraltet beibehalten wird. Das Bereinigen kann Auswirkungen auf andere Funktionen haben, die auf dem Artikelverlauf basieren, beispielsweise die Statuszurücksetzung.
- Zeigen Sie die Stammdaten der Artikel an.
- Wählen Sie im Menü Aktionen die Option Alle bereinigen.
- Wählen Sie im Dialogfeld Artikel bereinigen Folgendes aus:
In Bearbeitung, um nur den Verlauf In Bearbeitung aller Artikel zu bereinigen.
In Bearbeitung und In Überprüfung, um sowohl den Verlauf In Bearbeitung als auch den Verlauf In Überprüfung aller Artikel zu bereinigen.
- Klicken Sie auf OK.
- Das Dialogfeld Ergebnis von Artikelbereinigung wird angezeigt. In diesem Dialogfeld werden die Artikelnummern der bereinigten Artikel angezeigt sowie die Anzahl der Versionen mit dem Status In Bearbeitung und In Überprüfung der einzelnen Artikel, die bereinigt und dauerhaft gelöscht wurden.
- Klicken Sie auf Schließen.