Réviser des fichiers

Réviser un seul fichier

Une révision indique une étape dans le processus de fabrication d'un fichier et un moment dans le cycle de vie de ce fichier.

Lors de la création d'un fichier, une révision initiale est créée. Elle est représentée par une lettre. Par la suite, une révision augmente suivant le format spécifié dans le schéma de révision affecté, accessible depuis l'onglet Comportements dans la boîte de dialogue Administration.

L'onglet Historique d'un fichier affiche tous les numéros de révision du fichier et ses attributs appropriés.

Réviser plusieurs fichiers

Vous pouvez réviser plusieurs fichiers depuis la fenêtre principale ou la fenêtre d'aperçu. Lorsque vous sélectionnez plusieurs fichiers, la version la plus récente de chaque fichier est utilisée comme source pour la montée d'indice.

1. Pour réviser des fichiers depuis la fenêtre principale ou la fenêtre d'aperçu, sélectionnez chaque fichier à réviser.
   • Pour sélectionner plusieurs fichiers consécutifs, maintenez la touche MAJ enfoncée tout en cliquant sur la plage de fichiers à sélectionner.
   • Pour sélectionner plusieurs fichiers qui ne sont pas consécutifs, maintenez la touche CTRL enfoncée lors de la sélection individuelle de chaque fichier.
   Remarque : Les fichiers doivent être archivés.

   Dans la vue sur les relations entre fichiers, chaque fichier avec une coche est affecté. Désactivez la case à cocher en regard des fichiers que vous souhaitez exclure de la révision.

   Les cases en regard des fichiers qui ne représentent pas la version principale de la révision principale sont désactivées.

2. Choisissez Actions > Réviser ou cliquez sur Réviser dans la barre d'outils de gestion de documents.
3. Dans la boîte de dialogue Réviser, sélectionnez Primaire, Secondaire, Tertiaire ou Depuis une propriété définie par l'utilisateur dans la liste Sélectionner la révision suivante.
   Remarque : Si vous souhaitez modifier à partir d'une propriété de fichier, vous devez créer une propriété définie par l'utilisateur qui pointe vers la propriété de fichier source. Lorsque vous révisez, vous pouvez Depuis une propriété définie par l'utilisateur et sélectionnez les propriétés que vous avez créées.
4. Effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Acceptez la valeur proposée dans la liste de révision.
   • Sélectionnez une autre valeur dans la liste de révision.
   • Entrez une valeur dans le champ Révision.
5. Cliquez sur Inclure les dépendances ou Inclure les parents si vous souhaitez inclure ces fichiers dans la montée d'indice.
6. Dans la zone de texte située en bas de la boîte de dialogue, sélectionnez un commentaire dans la liste déroulante ou entrez des commentaires directement dans la zone de texte.
7. Cliquez sur OK pour effectuer la montée d'indice.

Lorsque la commande Réviser est utilisée pour plusieurs fichiers, la vue de dossiers affiche l'emplacement de chaque fichier dans son coffre-fort respectif. Les vues Utilisations et Cas d'emploi affichent chaque fichier avec son propre noeud racine.

Réviser un fichier à partir d'une propriété définie par l'utilisateur

Vous pouvez réviser un fichier en fonction d'un caractère de révision existant associé à une propriété définie par l'utilisateur.

1. Pour réviser des fichiers depuis la fenêtre principale ou la fenêtre d'aperçu, sélectionnez chaque fichier à réviser.
   • Pour sélectionner plusieurs fichiers consécutifs, maintenez la touche MAJ enfoncée tout en cliquant sur la plage de fichiers à sélectionner.
   • Pour sélectionner plusieurs fichiers qui ne sont pas consécutifs, maintenez la touche CTRL enfoncée lors de la sélection individuelle de chaque fichier.
   Remarque : Le fichier doit être archivé.
2. Choisissez Actions > Réviser ou cliquez sur Réviser dans la barre d'outils de gestion de documents.

   Dans la vue sur les relations entre fichiers, chaque fichier avec une coche est affecté. Désactivez la case à cocher en regard des fichiers que vous souhaitez exclure de la révision.

3. Dans la boîte de dialogue Réviser, sélectionnez <Depuis une propriété définie par l'utilisateur> dans la liste Sélectionner la révision suivante.
   Remarque : Si vous souhaitez modifier à partir d'une propriété de fichier, vous devez créer une propriété définie par l'utilisateur qui pointe vers la propriété de fichier source. Lorsque vous révisez, vous pouvez choisir dans les propriétés définies par l'utilisateur et sélectionner les propriétés que vous avez créées.
4. Dans la boîte de dialogue Révision des propriétés définies par l'utilisateur, vous pouvez définir à partir de quelles propriétés le caractère de révision doit être extrait et classer ces propriétés dans l'ordre dans lequel la révision doit s'effectuer.
   • Cliquez sur Ajouter >> pour sélectionner la propriété définie par l'utilisateur à partir de laquelle vous souhaitez extraire le caractère de révision et l'inclure dans la liste Définitions de propriétés sélectionnées.
   • Sélectionnez une propriété dans la liste Définitions de propriétés sélectionnées, puis cliquez sur Supprimer pour exclure la propriété du groupe d'extraction.
   • Sélectionnez une propriété dans la liste Définitions de propriétés sélectionnées, puis cliquez sur Monter ou Descendre pour changer l'ordre dans lequel la révision doit accéder aux propriétés pour rechercher le caractère de révision.
5. Cliquez sur OK.
6. Dans la zone de texte située en bas de la boîte de dialogue, sélectionnez un commentaire dans la liste déroulante ou entrez des commentaires directement dans la zone de texte.
7. Cliquez sur OK pour effectuer la montée d'indice.

Le caractère de révision à extraire est recherché dans les propriétés sélectionnées et les résultats concernant les fichiers sélectionnés s'affichent dans la colonne Révision dans la boîte de dialogue Réviser. Si aucun type de révision n'a été trouvé dans les propriétés de ce fichier, une valeur NULL s'affiche.