Pour effectuer le suivi de l'état des fichiers, il faut impérativement activer l'option Suivre l'état du fichier dans Autodesk Vault Basic. L'état d'un fichier peut être : 
- Inconnu 
- Mise à jour nécessaire 
- A jour 
La console du serveur vous permet d'analyser la base de données afin d'obtenir l'état de chaque fichier. La propriété Etat du fichier de chacun d'eux est alors mise à jour pour indiquer l'état actuel du fichier. 
- Sélectionnez un coffre-fort dans la fenêtre de navigation. 
- Choisissez Actions  Mettre à jour l'état du fichier. Mettre à jour l'état du fichier.
- Si l'option Suivre l'état du fichier est désactivée dans la console du serveur, vous êtes invité à l'activer avant de poursuivre la mise à jour. Cliquez sur Oui. 
- Un message vous avertit que cette mise à jour écrasera toutes les modifications d'état survenues précédemment. Cliquez sur Oui pour continuer. 
- S'il est en cours d'exécution, vous êtes invité à arrêter le service Web. Cliquez sur Oui pour continuer. 
- Une fois l'analyse des fichiers terminée, cliquez sur OK.