Gestione delle proprietà definite dall'utente

Quando si archiviano file nel Vault, per default vengono automaticamente estratte e indicizzate solo le proprietà abilitate. È possibile gestire tutte le proprietà estratte di cui tiene traccia il Vault mediante la finestra di dialogo Definizioni di proprietà. Nella finestra di dialogo Definizioni di proprietà sono elencati:

Nome proprietà	Il nome della proprietà visualizzato nell'interfaccia. Può essere modificato dall'amministratore del Vault.
Tipo di dati	Il tipo di dati rappresentato dalla proprietà. I dati possono essere valori di testo, numerici, di data e booleani.
Uso	Indica il numero corrente di file che utilizzano la proprietà. Questa informazione consente di determinare le proprietà utilizzate con maggiore frequenza rispetto ad altre per decidere quelle che è possibile rimuovere dal Vault.
Stato	Indica se la proprietà è abilitata per l'indicizzazione e visibile all'utente. Abilitato Se una proprietà è abilitata, viene indicizzata ed estratta dai file quando questi vengono aggiunti o archiviati nel Vault. Disabilitato Se una proprietà è disabilitata, non viene indicizzata né estratta dai file quando questi vengono aggiunti o archiviati nel Vault. Gli amministratori possono eliminare le proprietà indesiderate impostandone lo stato su Disabilitato.
Associazioni	Elenca le classi di entità da cui può essere utilizzata la proprietà. Le classi sono file, cartelle, articoli, oggetti personalizzati e ordini di modifica.
Categorie di file	Se la proprietà è associata ad una categoria di file, viene visualizzato il nome della categoria. Se l'attributo Sostituzione per la proprietà è attivato, i valori di categoria sostituiscono quelli di proprietà.
Categorie di articoli	Se la proprietà è associata ad una categoria di articoli, viene visualizzato il nome della categoria. Se l'attributo Sostituzione per la proprietà è attivato, i valori di categoria sostituiscono quelli di proprietà.
Categorie di cartelle	Se la proprietà è associata a una categoria di cartelle, viene visualizzato il nome della categoria. Se l'attributo Sostituzione per la proprietà è attivato, i valori di categoria sostituiscono quelli di proprietà.
Categorie di oggetti personalizzati	Se la proprietà è associata a una categoria di oggetti personalizzati, viene visualizzato il nome della categoria. Se l'attributo Sostituzione per la proprietà è attivato, i valori di categoria sostituiscono quelli di proprietà.
Ricerca di base	Indica se viene eseguita la ricerca di una proprietà della stringa quando si utilizza la funzione di ricerca di base. I valori possibili sono: Ricerca eseguita: la proprietà viene inclusa nella ricerca di base. Non ricercato: la proprietà viene esclusa dalla ricerca di base. Non consentito: la proprietà non è un valore della stringa e quindi non può essere inclusa nella ricerca di base.

Importante Non è necessario che le nuove proprietà definite dall'utente siano associate a una categoria. Se, tuttavia, la proprietà è associata a un'entità (ad esempio, un file, una cartella, un ordine di modifica, un oggetto personalizzato o un articolo) ma non è associata ad alcuna categoria, non viene visualizzata nella griglia delle proprietà per tale entità.

Quando si esegue la migrazione di un database del Vault esistente, vengono migrate tutte le proprietà il cui stato è impostato su Abilitato. Tuttavia, per default lo stato di tutte le nuove proprietà viene impostato su Disabilitato. Per migliorare le prestazioni di indicizzazione, tutte le proprietà senza mappatura non vengono create a meno che non venga specificato dall'amministratore.

Ridenominazione

È possibile modificare il nome visualizzato di una proprietà per renderlo più descrittivo. È possibile modificare sia i nomi definiti dall'utente, sia i nomi definiti dal sistema selezionando Modifica nella finestra di dialogo Definizioni di proprietà.

Modifica dello stato

L'inclusione nell'indice del Vault dipende dallo stato della proprietà.

Per includere una proprietà nel Vault, è necessario impostarne lo stato su Abilitato. Mediante la disattivazione delle proprietà, gli amministratori possono rimuovere le proprietà non utilizzate dal Vault. Quando una proprietà non viene utilizzata, non è più associata ad alcun file e viene rimossa dall'indice. In questo modo, le ricerche globali risultano più efficaci in quanto il numero di proprietà esistenti è ridotto. Non è possibile eseguire ricerche su una proprietà non in uso, visualizzare una proprietà non utilizzata come colonna di una griglia, né eseguire la mappatura di proprietà su proprietà file non utilizzate. È possibile associare nuovamente le proprietà inutilizzate ai file reimpostandone lo stato su Abilitato e quindi reindicizzandole mediante la console del server. Per ulteriori informazioni sulla reindicizzazione, consultare la Guida di ADMS Console.

Nota: La modifica dello stato delle proprietà richiede la reindicizzazione del Vault mediante la console del server. Per ulteriori informazioni sulla reindicizzazione di un Vault, consultare la Guida di ADMS Console.

Esame del conteggio degli utilizzi

Il conteggio degli utilizzi di una proprietà ne indica l'importanza all'interno del Vault. Il valore indicato nella colonna Utilizzo rappresenta il numero di file a cui è associata la proprietà. Quando una proprietà è disabilitata, il conteggio degli utilizzi corrispondente viene impostato su 0.

Per visualizzare il conteggio degli utilizzi di una proprietà, selezionare il pulsante Ottieni conteggi utilizzo nella finestra di dialogo Definizioni di proprietà.

Impostazione delle proprietà ricercabili

La disponibilità della proprietà di un file per la ricerca di base dipende dall'impostazione Ricerca di base. Questa impostazione viene applicata solo alla ricerca di base e non alle ricerche per cui viene utilizzata Elaborazione query o la finestra di dialogo Trova. Solo le proprietà del file di tipo stringa possono essere impostate su Ricerca eseguita.

Le proprietà del file di tipo stringa impostate su Ricerca eseguita risultano disponibili per la ricerca di base. Le proprietà impostate su Non ricercato non risultano disponibili per la ricerca di base. È possibile migliorare le prestazioni di ricerca impostando le proprietà del file non utilizzate su Non ricercato. Le proprietà impostate su Non consentito non sono di tipo stringa e non sono disponibili per la ricerca di base. Non è possibile modificare lo stato di una proprietà impostata su Non consentito.

Quando lo stato di una proprietà è impostato su Disabilitato, lo stato della ricerca di base viene automaticamente impostato su Non ricercato. Se in seguito lo stato della proprietà viene impostato su Abilitato, lo stato della ricerca di base rimane comunque impostato su Non ricercato. Per mettere la proprietà a disposizione della ricerca di base, l'amministratore deve impostarne manualmente lo stato su Ricerca eseguita.

Nota: Lo stato di tutte le proprietà di tipo stringa degli articoli e degli ordini di modifica viene impostato su Ricerca eseguita e le proprietà vengono sempre incluse nella ricerca di base.

Gestione delle proprietà definite dall'utente

Selezionare Strumenti Amministrazione Impostazioni Vault.
Nella finestra di dialogo Impostazioni Vault, fare clic sulla scheda Funzionamenti.
Nella sezione Proprietà, fare clic su Proprietà.
È possibile effettuare le seguenti operazioni:
- Fare clic su Nuovo per creare una proprietà definita dall'utente.
- Selezionare una proprietà, quindi fare clic su Modifica per modificarne la definizione.
- Selezionare una proprietà definita dall'utente, quindi fare clic su Elimina per rimuovere la proprietà definita dall'utente.
Fare clic sulla scheda Impostazioni per visualizzare le impostazioni per la proprietà selezionata. Le impostazioni visualizzate nella scheda variano a seconda del tipo di proprietà selezionato.

Creazione di una proprietà definita dall'utente

Mediante la creazione di nuove proprietà definite dall'utente (UDP), è possibile personalizzare la mappatura delle proprietà e le preferenze di riscrittura. È necessario disporre di diritti di accesso amministrativi per eseguire tali operazioni.

Fare clic su Strumenti Amministrazione Impostazioni Vault.
Nella scheda Funzionamenti della finestra di dialogo Impostazioni del Vault, fare clic su Proprietà.
Nella finestra di dialogo Definizioni di proprietà, fare clic su Nuova.
Nella finestra di dialogo Nuova proprietà, immettere un nome.
Nell'elenco Tipo, selezionare il tipo di proprietà.
Assegnare la proprietà UDP ad una o più categorie selezionando le relative caselle di controllo nell'elenco a discesa Associazioni. Le categorie possono essere preselezionate in questo elenco in base al filtro selezionato precedentemente nella finestra di dialogo Definizioni di proprietà. È possibile selezionare o deselezionare le categorie come necessario.
Non è necessario che le nuove proprietà definite dall'utente siano associate ad una categoria. Tuttavia, se una nuova proprietà definita dall'utente non è associata ad alcuna categoria, non viene visualizzata nella griglia delle proprietà per il file, l'articolo o l'ordine di modifica.

Importante Una proprietà viene visualizzata con un'entità (ovvero un file, una cartella, un articolo, un oggetto personalizzato, un ordine di modifica) solo quando si trova nella stessa categoria dell'entità o viene manualmente associata a quest'ultima. Per associare manualmente una proprietà a una categoria, vedere Aggiunta o rimozione di una proprietà.

Nella scheda Impostazioni, alcune impostazioni relative alle proprietà vengono compilate con i valori definiti precedentemente in Nome e Tipo.

Definizione dei valori elenco

Nella scheda Impostazioni, selezionare la riga Valore iniziale. A seconda del tipo di proprietà, la cella a destra diventa un campo modificabile, un elenco a discesa con valori esistenti o un elenco a discesa in cui è possibile aggiungere valori.

Eseguire una delle operazioni seguenti:
- Se la proprietà è di tipo testo, immettere un valore, quindi procedere all'ultimo passaggio.
- Se la proprietà è di tipo booleano o data, selezionare il valore appropriato e procedere all'ultimo passaggio.
- Se il campo è un elenco a discesa in cui è possibile creare valori, fare clic su (...) e procedere al passaggio successivo.
Nella finestra di dialogo Elenca proprietà, fare clic su Elenca valori e immettere un nome per il nuovo valore. Continuare ad aggiungere valori per completare l'elenco.
Eseguire una qualsiasi delle operazioni seguenti:
- Selezionare un valore nell'elenco, quindi selezionare Imposta come default. Se non si imposta un valore di default, l'ultimo valore specificato diventa il valore di default.
- Fare clic su Aggiungi, non immettere alcun valore, quindi fare clic su Imposta come default per iniziare l'elenco con un valore vuoto. In questo modo, l'utente finale avrà la possibilità di non scegliere alcun valore dall'elenco.
- Inserire un nuovo valore in un punto qualsiasi dell'elenco. Selezionare un valore e fare clic su Aggiungi, per inserire una riga vuota sopra il valore selezionato. Immettere un nome per il valore.
- Inserire un nuovo valore in un punto qualsiasi dell'elenco. Selezionare un valore e fare clic su Aggiungi, per inserire una riga vuota sopra il valore selezionato. Immettere un nome per il valore.
- Selezionare un valore e fare clic su Rimuovi per rimuovere il valore dall'elenco.
- Selezionare un valore e fare clic su Sposta su o Sposta giù come necessario per modificare l'ordine dei valori nell'elenco.
Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Elenca proprietà e tornare alla finestra di dialogo Nuova proprietà.
Fare clic su OK nella finestra di dialogo Nuova proprietà.

Nota: Dopo la creazione di una definizione di proprietà, il nome e il tipo di dati non possono essere modificati.

Aggiunta o rimozione di una proprietà definita dall'utente

È possibile aggiungere o rimuovere una proprietà definita dall'utente da un file, una cartella o un articolo. È necessario disporre di diritti di accesso amministrativi per eseguire tali operazioni. La seguente procedura è valida per tutti e 3 i tipi di entità.

Aggiunta o rimozione di una proprietà

Selezionare uno o più file, cartelle, oggetti personalizzati, ordini di modifica o elementi.
Nota: Il comando Aggiungi o rimuovi proprietà è disponibile solo per un'entità alla volta. La voce di menu non è disponibile quando si selezionano più tipi di entità in una volta.
Fare clic su Azioni Aggiungi o rimuovi proprietà.
Nella finestra di dialogo Aggiungi o rimuovi proprietà, selezionare la proprietà nell'elenco Proprietà.
Nel campo Azione della proprietà, selezionare Aggiungi o Rimuovi dall'elenco a discesa.
- Aggiungi: La proprietà viene aggiunta all'oggetto selezionato e viene utilizzato il valore di default. Se la proprietà è già assegnata a un oggetto selezionato, non viene eseguita alcuna azione.
- Rimuovi. La proprietà viene rimossa dagli oggetti selezionati. Se la proprietà non è assegnata ad alcun oggetto selezionato, non viene eseguita alcuna azione.
Fare clic su OK.

Nota: Se una proprietà viene assegnata tramite una categoria, non può essere rimossa da un file. La rimozione dell'associazione alla categoria consente di ripetere la rimozione.

Nota: Se per un oggetto selezionato sono presenti delle restrizioni, la proprietà non viene aggiunta né rimossa e viene visualizzato un messaggio di errore.

Eliminazione di una proprietà definita dall'utente

È possibile eliminare una proprietà definita dall'utente solo se non è associata a una categoria e non è in uso da parte di oggetti del Vault (ad esempio file, cartelle, articoli, ordini di modifica oppure oggetti personalizzati). È necessario disporre di diritti di accesso amministrativi per eseguire tali operazioni.

Fare clic su Strumenti Amministrazione Impostazioni Vault.
Nella scheda Funzionamenti della finestra di dialogo Impostazioni del Vault, fare clic su Proprietà.
Nella finestra di dialogo Definizioni di proprietà, selezionare la definizione di proprietà dall'elenco Nome proprietà, quindi fare clic su Elimina.
Nella finestra di dialogo Avvertimento eliminazione definizione di proprietà, fare clic su Sì.
Se la proprietà non può essere eliminata a causa di restrizioni, viene visualizzata la finestra di dialogo Errore di eliminazione definizione di proprietà.
Fare clic su Anteprima di stampa per creare un documento del rapporto errori che può essere stampato, esportato o distribuito tramite e-mail.