Requisiti di conformità

Durante l'invio di richieste di pagamento costi, contratti, RFQ o ordini di modifica, i subappaltatori devono spesso fornire una grande quantità di documentazione di supporto agli appaltatori generali. Con il flusso di lavoro dei requisiti di conformità, è possibile tenere traccia e memorizzare le deroghe alla licenza o i certificati di assicurazione e di accoppiamento.

Navigazione rapida:

• Fase 1: Impostazione dei requisiti (Amministratori)
• Fase 2: Configurazione dei requisiti (Amministratori)
• Fase 3: Caricamento dei documenti (tutti i membri)
• Fase 4: Monitoraggio della conformità

Introduzione ai requisiti di conformità

Il flusso di lavoro dei requisiti di conformità coinvolge due gruppi principali di membri con responsabilità diverse:

Per amministratori di progetto

1. Configurazione iniziale: creare template di conformità dei requisiti nelle impostazioni progetto → Fase 1: Impostazione dei requisiti
2. Configurazione: impostare i requisiti come facoltativi/obbligatori e configurare le date di scadenza → Fase 2: Configurazione dei requisiti
3. Gestione continua: monitorare lo stato di conformità e sostituire quando necessario → Fase 4: Monitoraggio della conformità

Per membri di progetto

1. Comprensione dei requisiti: conoscere i documenti necessari per l'invio e caricarli → Fase 3: Caricamento dei documenti
2. Monitoraggio dello stato: tenere traccia dello stato di conformità e delle date di scadenza → Fase 4: Monitoraggio della conformità

Fase 1: Impostazione dei requisiti di conformità (Amministratori)

Chi può farlo: solo amministratori di progetto

Prima che i membri del team possano utilizzare i requisiti di conformità, gli amministratori devono creare i template di requisiti nelle impostazioni del progetto.

Creazione di template di requisiti

Scegliere la posizione delle impostazioni appropriata in base a ciò per cui si stanno creando i requisiti:

• Contratti e richieste di pagamento costi: passare a Requisiti di conformità nelle impostazioni di costo
• RFQ e SCO: passare a Requisiti di conformità nella impostazioni dell'ordine di modifica

Ciò consente di creare template come: Certificato di assicurazione, Rinuncia al pegno, Documentazione di sicurezza, Certificato di cauzione.

Riepilogo della configurazione rapida

1. Passare a Impostazioni quindi scegliere la scheda Costo o Ordine di modifica.
2. Espandere la sezione Requisiti di conformità.
3. Fare clic su Aggiungi accanto al tipo di elemento (Contratto, Pagamento, RFQ o SCO).
4. Definire il nome, la descrizione e le condizioni del requisito.
5. Impostare requisiti basati su documenti o condizioni.
6. Salvare il template.

Fase 2: Configurazione dei requisiti di conformità (amministratori)

Dopo aver creato i template, gli amministratori possono personalizzare i requisiti per elementi specifici nei gruppi Dettagli.

Rendere facoltativi o obbligatori i requisiti

Passare al gruppo Dettagli di qualsiasi elemento e individuare la sezione Requisiti di conformità:

1. Fare clic sul menu Altro accanto a qualsiasi requisito.
2. Scegliere Rendi facoltativo o Rendi obbligatorio.

Impostazione delle data di scadenza

Per documenti sensibili al fattore tempo come i certificati di assicurazione:

1. Nei dettagli dei requisiti, abilitare Richiede data di scadenza del documento.
2. Ai membri verrà richiesto di impostare le date di scadenza al momento del caricamento.
3. I documenti scaduti vengono visualizzati nelle viste del calendario e nelle notifiche.

Fase 3: Caricamento dei documenti richiesti (tutti i membri)

Chi può farlo: membri con autorizzazione collaborativa

Quando i requisiti di conformità sono attivi, vengono visualizzati nel gruppo Dettagli dell'elemento.

Comprensione dei requisiti

Quando i requisiti sono necessari, verrà visualizzato quando segue:

• Una nota: il seguente requisito di conformità è obbligatorio
• Pulsante Invia disabilitato fino al caricamento dei documenti
• Elenco dei documenti obbligatori e facoltativi

Processo di caricamento

1. Passare alla sezione Requisiti di conformità nei dettagli elemento.

2. Fare clic su Aggiungi documento accanto al requisito.

3. Scegliere il metodo di caricamento:

   • Seleziona documenti esistenti: scegliere tra documenti già presenti nel progetto
   • Carica dal computer: consente di sfogliare e caricare nuovi file
   • Allega da Autodesk Docs: selezionare da Autodesk Docs connesso

Document Management

• Visualizza/Scarica: fare clic su un documento caricato
• Rimuovi: eliminare i documenti prima dell'invio (non disponibile dopo l'invio)
• Sostituisci: rimuovere e caricare una nuova versione

Fase 4: Tracciamento e monitoraggio della conformità

Monitoraggio dello stato di conformità

La colonna della conformità nelle tabelle di riepilogo mostra lo stato in tempo reale:

• Conforme: tutti i requisiti sono soddisfatti
• In sospeso:documenti necessari
• Non applicabile: a questo elemento non si applicano requisiti di conformità
• Non obbligatorio: i requisiti di conformità non sono obbligatori per questo elemento

Visualizzazione dello stato di conformità nelle tabelle

Aggiungere la colonna *Data di scadenza documento di conformità * per tenere traccia delle date di scadenza:

1. Passare alla scheda pertinente (Contratto, Richieste di pagamento costi, RFQ o SCO) nello strumento Costo o Ordine di modifica.
2. Fare clic sull'icona .
3. Individuare e selezionare la colonna *Data di scadenza documento di conformità *.

La colonna viene visualizzata nella sezione Date. Utilizzare raggruppamento per date per identificare rapidamente le prossime scadenze.

Integrazione del calendario

Le date di scadenza vengono visualizzate automaticamente in:

• Vista calendario della home page del progetto
• Raggruppamenti di tabelle basati sulla data
• Sistemi di notifica

Risoluzione di problemi comuni

Articoli correlati

Impostazione e configurazione:

• Requisiti di conformità in Impostazioni di costo: impostazione dettagliata di contratti e pagamenti
• Requisiti di conformità in Impostazioni dell'ordine di modifica: impostazione dettagliata per RFQ e SCO

Utilizzo e flussi di lavoro:

• Gestione delle autorizzazioni di costo - Informazioni sulle autorizzazioni membro
• Filtraggio e raggruppamento: organizzazione dei dati di conformità in tabelle