Blocco di campi e azioni con un sistema ERP integrato

L'integrazione del sistema ERP con Cost Management crea un collegamento che garantisce la coerenza dei dati e l'accuratezza finanziaria dell'intera organizzazione. Tuttavia, questa integrazione introduce anche la necessità di un'attenta governance dei dati per evitare conflitti tra i due sistemi.

La funzionalità Integrato e bloccato fornisce una protezione essenziale per i dati finanziari, stabilendo confini chiari tra ciò che può essere modificato in Cost Management e ciò che deve rimanere sotto il controllo di ERP. In questo modo si evitano i problemi comuni che si verificano quando gli stessi dati sono presenti in più sistemi: voci duplicate, informazioni in conflitto e sovrascritture accidentali che possono compromettere l'integrità finanziaria del progetto.

Perché bloccare i campi e le azioni?

Integrità dei dati: quando le voci di costo, i budget e i contratti sono gestiti nel sistema ERP, la possibilità di modificare senza restrizioni in Cost Management può creare discrepanze difficili da riconciliare. Il blocco garantisce che il sistema ERP rimanga l'unica fonte di verità per i dati finanziari.

Protezione del flusso di lavoro: i sistemi ERP contengono spesso flussi di lavoro di approvazione e regole aziendali complessi. Bloccando gli elementi integrati, si evitano modifiche involontarie che potrebbero eludere questi controlli critici o interrompere i processi stabiliti.

Prevenzione degli errori: i progetti di costruzione comportano notevoli impegni finanziari. Il blocco impedisce errori costosi come l'eliminazione accidentale di voci di budget, la modifica di valori contrattuali o la creazione di richieste di pagamento duplicate.

Conformità: molte organizzazioni dispongono di controlli finanziari e requisiti di verifica che impongono processi di approvazione specifici. Il blocco aiuta a mantenere la conformità garantendo che tutte le modifiche finanziarie passino attraverso i flussi di lavoro ERP appropriati.

Funzionamento

Dopo l'integrazione del sistema ERP con Cost Management, gli amministratori dell'account possono bloccare i campi e le azioni per evitare incoerenze, modifiche non pianificate ai progetti ed errori.

Nota: Contattare il fornitore del sistema ERP per abilitare l'opzione Integrato e bloccato.

Poiché il sistema ERP è integrato con Cost Management, lo stato sarà visibile nella:

Colonna Stato integrazione
Sezione Integrazione nel pannello dei dettagli dell'elemento

Blocco di campi e azioni

È possibile modificare i campi e le azioni in modalità di sola lettura per gli elementi integrati e bloccati. Esaminare la tabella per vedere cosa può essere bloccato. Utilizzare la ricerca nella parte superiore della tabella per restringere i risultati.

Elementi integrati e bloccati	Sezioni e campi bloccati nel pannello a comparsa	Campi bloccati nella vista tabella	Azioni bloccate
Budget	Codice budget nella sezione Dettagli	Questi campi sono bloccati nella tabella Budget: Codice budget Qtà Costo unitario Importo	Queste azioni sono bloccate nel menu Altro di un budget: Aggiungi elemento secondario Elimina
Contratto principale	Dettagli Ambito del lavoro Dettagli proprietario Dettagli architetto Imposta Approvazione Limite di ritenzione Programmazione master	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	Queste azioni sono bloccate nel menu Altro di un contratto principale: Aggiungi elemento secondario Associa budget in modalità batch Importa pianificazione dei valori Blocca pianificazione dei valori Elimina Se un contratto principale è bloccato, non è possibile creare SOV contratto principale nella scheda Budget.
Elemento secondario del contratto principale	Dettagli	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	Queste azioni sono bloccate nel menu Altro di un elemento secondario del contratto principale: Aggiungi elemento secondario Associa budget in modalità batch Elimina Se un contratto principale è bloccato, non è possibile creare SOV contratto principale nella scheda Budget.
Richiesta di pagamento budget	Dettagli Dettagli proprietario Dettagli ordine di modifica Imposta Costi associati	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	Quando una richiesta di pagamento budget è bloccata, non è possibile procedere con i relativi flussi di lavoro. La richiesta precedente non può più essere impostata come approvata. Nella finestra di dialogo Gestisci cronoprogramma master, l'eliminazione di una richiesta o di un periodo di fatturazione non è disponibile. La gestione dei periodi di fatturazione da un pannello dei dettagli nella scheda Contratto è bloccata.
Elemento secondario di Richiesta di pagamento budget	Dettagli	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	L'opzione Contrassegna come completato è bloccata nel menu Altro di un elemento secondario di Richiesta di pagamento budget
Contratto - nello stato Eseguito o quando è integrato e bloccato	Tutti i campi della sezione Dettagli, tranne Tipo Azienda fornitore nella sezione Dettagli fornitore Ambito del lavoro Budget associato Pianificazione dei valori	Questi campi sono bloccati nella tabella Contratto: Codice Nome Codice budget	Quando un contratto è integrato e bloccato, non è possibile eliminarlo. Nella scheda Budget, l'assegnazione di un budget a un contratto non è disponibile.
Richiesta di pagamento costi	Dettagli Dettagli fornitore Dettagli ordine di modifica Imposta Richiesta di pagamento budget associata	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	Quando una richiesta di pagamento costi è bloccata, non è possibile procedere con i relativi flussi di lavoro. Non è possibile eliminare una richiesta o periodi di fatturazione. La richiesta precedente non può più essere impostata come accettata, approvata o pagata.
Elemento secondario di richiesta di pagamento costi	Dettagli	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	L'opzione Contrassegna come completato è bloccata nel menu Altro di un elemento secondario di richiesta di pagamento costi
Spesa	Dettagli Dettagli fornitore Richiesta di pagamento budget associata Approvazione	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	Queste azioni sono bloccate nel menu Altro di una voce di spesa: Aggiungi elemento secondario Elimina
Voce di spesa secondaria	Dettagli	L'opzione Elimina è bloccata nel menu Altro di una voce di spesa secondaria
Voce di costo	Dettagli Riepilogo costi Ambito del lavoro Approvazione	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	Queste azioni sono bloccate nel menu Altro di una voce di costo: Definisci gerarchia Elimina
PCO	Dettagli Ambito del lavoro Approvazione	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	Quando un PCO è bloccato, non è possibile eliminarlo, modificarne lo stato o procedere con i relativi flussi di lavoro. Nel menu Altro, queste azioni sono bloccate: Modifica dei costi Aggiungi voce di costo Voce di costo di creazione batch Aggiungi markup Ricalcola markup Non è possibile assegnare una voce di costo ad un PCO bloccato nella scheda Voce di costo
RFQ	Dettagli Ambito del lavoro Dettagli fornitore Approvazione	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	Quando una RFQ è bloccata, non è possibile eliminarla, modificarne lo stato o procedere con i relativi flussi di lavoro.
COR	Dettagli Ambito del lavoro Dettagli proprietario Approvazione	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	Quando un COR è bloccato, non è possibile eliminarlo, modificarne lo stato o procedere con i relativi flussi di lavoro. Non è possibile assegnare un PCO a un COR bloccato.
OCO	Dettagli Ambito del lavoro Dettagli proprietario Approvazione Imposta	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	Quando un OCO è bloccato, non è possibile eliminarlo, modificarne lo stato o procedere con i relativi flussi di lavoro. Non è possibile assegnare un PCO o un COR ad un OCO bloccato. L'opzione Aggiungi markup non è disponibile.
SCO	Dettagli Ambito del lavoro Dettagli fornitore Approvazione Imposta	Tutti i campi sono bloccati, tranne Attributi personalizzati	Quando uno SCO è bloccato, non è possibile eliminarlo, modificarne lo stato o procedere con i relativi flussi di lavoro.
Rettifica da previsione	Rettifica da previsione nel pannello dei dettagli di un budget	-	Una volta bloccata, Rettifica da previsione non può essere eliminata

Esempio: bloccare contratto

Per evitare modifiche non programmate ad un contratto, abilitare il blocco attraverso il fornitore del sistema ERP. È possibile farlo con l'integrazione dell'ERP. Richiedere al fornitore del sistema ERP di abilitare il blocco.

Esaminare la tabella per vedere quali campi e azioni sono bloccati. In dettaglio:

Nella prima colonna della tabella, viene visualizzato ciò che può essere bloccato. In questo caso, il contratto è bloccato.
Nella seconda colonna, si può notare che molte sezioni e campi del pannello a comparsa per questo contratto sono bloccati. D'ora in poi sarà possibile apportare modifiche solo ad alcuni di essi, ad esempio: Tipo di contratto, Contatto fornitore, Imposta, Documenti, Limite di ritenzione.
Nella terza colonna è possibile vedere quali campi sono bloccati nella vista tabella Contratto. D'ora in poi, è possibile apportare modifiche solo ad alcuni campi: Nome, Unità, Qtà di input, Posizione.
Nella colonna Azioni bloccate è possibile vedere quali azioni non sono disponibili dopo l'integrazione. Una volta bloccato il contratto, non è possibile aggiungere elementi secondari o eliminare un contratto.

Importante: Se l'elemento principale è bloccato, anche tutti gli elementi secondari della gerarchia sono bloccati. Dopo l'integrazione, evitare di modificare ed eliminare gli elementi bloccati e qualsiasi azione che possa influire sugli elementi bloccati.

Aggiunta, gestione e filtro per colonna Stato integrazione

Aggiungendo la colonna Stato integrazione alle viste tabella degli strumenti Budget, Costo e Ordine di modifica, è possibile vedere quali elementi, sezioni e azioni sono bloccati e integrati.

Come aggiungere questa colonna alle viste:

Selezionare lo strumento dalla navigazione a sinistra.
Passare alla scheda in cui aggiungere la colonna Stato integrazione.
Fare clic sull'icona .
Selezionare l'opzione Stato integrazione.

Dopo la selezione, la colonna viene visualizzata nella vista tabella. Cambiare la posizione:

Utilizzando le icone di snap
Trascinandola con

Suggerimento: Ulteriori informazioni sulla personalizzazione delle tabelle di Cost Management.

È inoltre possibile filtrare la vista tabella in base allo stato dell'integrazione: