承認ワークフローを作成、編集する
プロジェクト ドキュメントのレビューおよび承認を開始するには、承認ワークフローを使用します。
承認ワークフローを作成する
[モジュール セレクタ]
をクリックします。左パネル(1)で[Document Management]を選択し、[レビュー]タブ(2)をクリックします。
[承認ワークフローを作成]をクリックします。
ダイアログ ボックスで、ドロップダウン リストから承認ワークフロー テンプレートを選択し、[次へ] をクリックします。
次のテンプレートが利用可能です。
- 1 ステップ承認: 1 回の承認ステップでドキュメントを振り分けます。
- 2 ステップ承認: レビュー ステップと承認ステップでドキュメントを振り分けます。
- 3 ステップ承認: 2 段階のレビュー ステップと承認ステップでドキュメントを振り分けます。
- 4 ステップ承認: 3 段階のレビュー ステップと承認ステップでドキュメントを振り分けます。
- 5 ステップ承認: 4 段階のレビュー ステップと承認ステップでドキュメントを振り分けます。
- 6 ステップ承認: 5 段階のレビュー ステップと承認ステップでドキュメントを振り分けます。
- 2 ステップ グループ承認: グループ レビュー ステップ(複数のレビュー担当者)と承認ステップでドキュメントを振り分けます。
- 3 ステップ グループ承認: 最終グループ レビュー(複数のレビュー担当者)を含む 2 段階のレビュー ステップと承認ステップでドキュメントを振り分けます。
- 4 ステップ グループ承認: 最終グループ レビュー(複数のレビュー担当者)を含む 3 段階のレビュー ステップと承認ステップでドキュメントを振り分けます。
フォームを使用して、名前および(または)説明など、ワークフローに関する一般情報を入力します。
ワークフローの各ステップの詳細を次のように指定します。
開始者を選択します。
これにより、Document Management でこのテンプレートを使用してレビューを開始できるユーザが決定されます。開始者は、アクティブなメンバーまたは保留中のメンバーの両方から選択できます。
レビュー担当者を単一にするか複数にするかを指定します。複数のレビュー担当者(グループ承認ステップ)を選択した場合は、グループのすべてのメンバーがレビューしなければならないかどうか(最大 30 人)を指定するか、必要なレビュー担当者の最小数を選択します。
注: 手順 4 でテンプレートを選択した場合、[レビュー担当者タイプ]フィールドに既定値が入力されます。3 つ以上のステップがあるレビューでは、必要に応じてカスタマイズすることができます。たとえば、3 ステップ承認テンプレートを選択した場合は、シングル レビュー ステップの 1 つをグループ レビュー ステップに変更するｊことができます。レビュー担当者や承認者を選択し、各ステップに許される時間を指定します。また、カレンダー日または営業日(月曜日から金曜日に固定)を選択することもできます。必要に応じて、各レビュー ステップおよび承認ステップの名前を入力します。
開始者、レビュー担当者、承認者は、次のいずれかです。
- アクティブなメンバーと保留中のメンバーの両方を含む、個別のプロジェクト メンバー。
- 空の役割を含む、指定した役割を持つすべてのメンバー。
- 指定した会社のすべてのメンバー(空の会社を含む)。
役割や会社が空の場合は、プロジェクトを設定するときに役立ちます。メンバーをプロジェクトに招待して役割または会社に追加すると、メンバーを個別に含める必要がなく、ドキュメントの開始、レビュー、承認する準備が整います。
注: 役割または会社を選択するときに、最小数量を指定しない場合、役割内のメンバーの数が増える可能性があります。レビュー担当者の最大数は、30 人に制限されています。
ドキュメントのレビュー ステータス: ワークフローで使用するドキュメントの承認ステータスを指定します。
[承認済み]ステータスと[却下]ステータスは既定で使用できますが、次のオプションを使用してステータスを追加および編集できます。
- 値: [承認済み]または[却下]から選択します。
- 承認ステータス ラベル: ステータスを説明するカスタム テキストを入力します。
- アイコン: ステータスを表すアイコンを選択します。
注: アイコンおよびステータス ラベルは、Document Management の[フォルダ]ビューの各ドキュメントのステータス列に表示されます。レビューが完了すると、各ドキュメントの承認ステータスが自動的に更新されます。
[完了時のアクション] セクション: ドキュメントを別のフォルダにコピーするかどうかを指定します。属性を更新する場合、また 2021 年 3 月 23 日より後に作成されたプロジェクトについては、レビューを提出する前に、属性を追加し、承認者に属性値を入力するよう要求する場合に選択します。
承認済みドキュメントのコピー先: 完了時に承認済みドキュメントをフォルダにコピーする場合は、このチェックボックスをオンにします。ドキュメントのコピー先フォルダを選択します。これには、命名規則が強制されたフォルダを含めることができます。
開始者にコピー場所の変更を許可するオプションを切り替えて、承認済みドキュメントのコピー先フォルダの場所を開始者が上書きできるかどうかを指定します。これは、たとえば、選択したドキュメントを別の場所に移動する必要がある場合に便利です。
注: ドキュメントのコピー先フォルダは、元の場所と同じ最上位フォルダに属している必要があります。[設計図]フォルダと[プロジェクト ファイル]フォルダ間でドキュメントのコピーはできません。以下の場合の完了時のアクション: 上記の [承認済みファイルも次の場所にコピー] チェックボックスがオンになっている場合にのみ、オプションを選択できます。有効な場合は、次のいずれかを選択します。
- レビュー内の任意のファイルが承認されました
- レビュー内のすべてのファイルが承認されました
属性を更新: テーブルに追加された属性を使用して関連するフォルダを更新する場合は、このチェックボックスをオンにします。次のものから選択できます。
- ターゲット フォルダの属性のみを更新
- ターゲット フォルダとソース フォルダの両方の属性を更新
2021 年 3 月 23 日以降に作成されたプロジェクトの場合は、 [属性を追加] をクリックして、この承認ワークフローから開始された各レビューにカスタム属性または関連属性を追加できます。[承認者によって要求] がオンの場合、承認者がレビューを提出するには選択した属性の値を入力する必要があることを意味します。
- 自動増分: オンにすると、ドロップダウン リストの属性がリストの次の値で自動的に更新されます
必要に応じて、免責事項などのカスタム注記を追加します。カスタム表記はすべてのレビュー担当者に表示されます。
[保存] をクリックします。
承認ワークフローが Project Admin [レビュー]タブに表示され、Document Management で選択した開始者が使用できるようになります。
承認ワークフローを編集および管理する
Project Admin で、[サービス]タブをクリックします。
左パネルで[Document Management]を選択し、[レビュー]タブをクリックして既存の承認ワークフローを表示します。
使用するワークフローの横にある[その他]メニュー
をクリックし、次のオプションから選択します。環境設定: ワークフローの設定を編集します。
複製: ワークフローのコピーを作成します。
ヒント: これは、既存のワークフローと同じような設定を使用してワークフローを作成する場合に便利です。コピーしたワークフローを環境設定して、固有の名前を付け、必要に応じて他の設定を変更します。非アクティブ化: ワークフローを非アクティブ化します。開始者は、このワークフローを使用してレビューを開始できなくなります。
注: 承認ワークフローの削除はできません。