TradeTapp 統合を構成して使用する

TradeTapp 統合により、Cost Management と TradeTapp の会社事前適格認定プラットフォームが接続され、サプライヤーの審査およびリスク管理が合理化されます。この統合には、いくつかの大きなメリットがあります。

シームレスなデータ共有: システムを切り替えることなく、Cost Management 内で直接、サプライヤーの適格認定およびリスクプロファイルのデータにアクセスできます。
サプライヤーの自動照合: システムでは納税用法人番号を使用して TradeTapp と Cost Management の間でサプライヤー会社が照合され、正確なデータ同期を実現できます。
契約の一元管理: 発効日と有効期限が記載されたマスターサービス契約を 1 つの場所にアップロードして管理できます。
リスク表示の強化: サプライヤーのリスクステータス、適格認定ステータス、財務上の制限を、契約フライアウトで直接確認できます。
保険書類へのアクセス: 有効期限が記載された保険プログラムドキュメントを契約から直接ダウンロードしてレビューできます。
ドキュメントの自動化: ドキュメント変数を使用して適格認定データを契約テンプレートにプルし、ドキュメントの一貫性と正確性を実現します。

実際のワークフローについては、概要ビデオをご覧ください。

この記事の内容:

アカウントレベルの TradeTapp 設定を構成する

このセクションでは、ライブラリにおいてアカウントレベルで TradeTapp アカウントを接続する方法について説明します。接続すると、TradeTapp のサプライヤーの適格認定およびリスクプロファイルのデータが Cost Management の契約と自動的に同期されます。

重要: ハブ管理者と完全な権限を持つメンバーのみが、[Hub Admin]にアクセスして TradeTapp 統合を構成できます。

TradeTapp 統合を構成するには:

[Hub Admin] に移動し、 [ライブラリ] をクリックして、 [Cost Management] を選択します。
[設定] をクリックします。
統合パートナーのリストで [TradeTapp] を見つけます。
[ログイン] をクリックします。
プロンプトに従って TradeTapp アカウントにサインインします。

サインインすると、ログインステータスとアカウント情報が表示されます。

ユーザアカウントが表示された TradeTapp のログイン状態

注: ライセンスが付与されたユーザは、ライブラリ/Cost Management の[設定]で、新しい設定にサインインする必要があります。これは、電子署名アカウントの認証の仕組みに似ています。

TradeTapp で会社情報を設定する

TradeTapp には、さまざまな命名シナリオに対応するために、4 つの会社名フィールドオプションが用意されています。この柔軟性により、契約で法人名と "屋号" を使い分けるといった一般的な課題を解決できます。

会社名フィールドについて理解する:

TradeTapp では、"会社名" として使用するフィールドを 4 つのうちから選択して設定できます。Cost Management ではこのフィールドが使用されます。次のいずれかを選択できます。

会社名: TradeTapp に表示され、Cost Management と同期されるプライマリ名
会社の税名: 納税用法人番号と関連付けられた正式名称
屋号: 商号または営業上の名称
ネットワーク名: ビジネスネットワーク内で使用されている名称

[会社名] フィールドは、Cost Management が契約のサプライヤー情報を入力するために使用するフィールドです。これを使用すると、契約で "法人" と "屋号" の名前および住所を使い分ける必要がある状況に対応できます。

TradeTapp の[会社名]

重要:

納税用法人番号は、TradeTapp と Cost Management の間でサプライヤー会社を照合するために使用されます。データが自動同期されるように、両方のシステムでサプライヤーの納税用法人番号が一致していることを確認してください。
[会社の税名]の設定は TradeTapp アカウント設定から行います。統合設定内で修正することはできません。

マスターサービス契約をアップロードする

TradeTapp でマスターサービス契約(MSA)をアップロードして、契約条件や有効期間を追跡することができます。これらの契約は、アップロードされると、Cost Management の契約フライアウトに自動的に表示されます。

マスターサービス契約をアップロードするには:

TradeTapp で、会社の[一般]タブにナビゲートします。
[マスターサービス契約] セクションまでスクロールします。
[ドキュメントをアップロード] をクリックします。
[MSA ドキュメントをアップロード] ダイアログで、 [発効日] を入力します。これは必須フィールドです。
必要に応じて、 [有効期限] を入力して、契約の有効期限を追跡します。
[ドキュメントをアップロード] をクリックして、コンピュータから MSA ファイルを選択します。

注: サポートされているのは PDF ファイルのみで、最大サイズは 5 MB です。
[アップロード] をクリックして、ドキュメントを保存します。

アップロードされた MSA ドキュメントが[マスターサービス契約]セクションに表示され、発効日が表示されます。Cost Management では、契約フライアウトの [適格認定とリスクプロファイル] セクションから直接このドキュメントにアクセスできます。

契約の適格認定とリスクプロファイルを表示する

TradeTapp 統合が構成されると、契約フライアウトに [適格認定とリスクプロファイル] セクションが表示されます。このセクションには、TradeTapp から同期された包括的なサプライヤー情報が表示されます。

適格認定とリスクプロファイルのデータを表示するには:

Cost Management で、左側のナビゲーションから [費用] ツールを選択します。
契約を開くと、フライアウトが表示されます。
[適格認定とリスクプロファイル] セクションまでスクロールします。
[TradeTapp にログインします。] をクリックすると、TradeTapp プラットフォームにサプライヤーの完全な適格認定およびリスクプロファイルが表示されます。

[適格認定とリスクプロファイル]のフィールド

[適格認定とリスクプロファイル] セクションには、次の情報が表示されます。

フィールド	説明
会社名(法人名)	TradeTapp からのサプライヤー会社の正式な法的名称
リスクステータス	現在のリスク評価レベル
審査ステータス	現在の適格認定の状態
内部の単一制限	個々のトランザクションの最大額(USD)
内部の合計制限	最大合計残高(USD)
事務所(法人の住所)	サプライヤーの法人の住所
内部の一意の ID	TradeTapp で割り当てられた一意の識別子
法人納税者番号	システム間の照合に使用される納税用法人番号
エンタープライズビジネス認定	関連する認定
プロフェッショナルライセンス	識別番号付きの該当するプロフェッショナルライセンス
保険プログラム	有効期限が記載された保険書類。ダウンロードして補償範囲の詳細をレビューできます。
保険書類	一般賠償責任、包括/超過、専門職賠償責任の補償を含む、補償の有効性を追跡するための有効期限が記載された、ダウンロード可能な保険書類
MSA (マスターサービス契約)	アップロードされたマスターサービス契約ドキュメントとその発効日。ドキュメント名をクリックしてダウンロードし、契約の条件をレビューします。[発効日]には、MSA の発効日が MM/DD/YYYY 形式で表示されます。

TradeTapp データにドキュメント変数を使用する

ドキュメント変数を使用すると、TradeTapp の適格認定データを契約テンプレートに自動的にプルすることができます。この機能によって、契約ドキュメントを生成するときの一貫性を確保し、データの手入力を減らすことができます。

[変数ファインダー]ツールにアクセスして使用する方法については、「Cost Management の変数」を参照してください。変数ファインダーを使用すると、使用可能な変数を参照し、データをプレビューし、テンプレートの変数構文をコピーすることができます。

使用可能な TradeTapp 変数

変数ファインダーで、[契約] > [サプライヤー] > [審査]にナビゲートして、関連する変数を見つけます。

TradeTapp の適格認定変数が表示された変数ファインダー

マスターサービス契約の変数:

発効日: {contract.supplier.qualification.msa.effectiveDate} - マスターサービス契約の発効日
ファイル名: {contract.supplier.qualification.msa.fileName} - アップロードされた MSA ドキュメントのファイル名

その他の適格認定変数:

変数ファインダーでは、次のような TradeTapp 適格認定変数にアクセスできます。

法人名と住所情報
識別番号付きのプロフェッショナルライセンス
法人納税者番号
業種分類
会社の Web サイトの URL
リスクステータスと適格認定の指標
財務上の制限

ヒント: 変数ファインダーの [コピー] ボタンを使用すると、任意の適格認定フィールドの正確な変数構文をコピーできます。次に、それを Microsoft Word または Excel のドキュメントテンプレートに貼り付けます。データソースのプレビューに、更新された最新の 5 つのインスタンスが表示され、その変数に正しい情報がプルされることを確認できます。

TradeTapp 統合のトラブルシューティング

このセクションでは、Cost Management との TradeTapp 統合を使用する際に発生する可能性のある一般的な問題の解決方法を示します。

問題	解決方法
TradeTapp アカウントを接続できない	[Hub Admin] で、ハブ管理者または完全な権限を持っていることを確認します。有効な TradeTapp アカウント資格情報を使用していることを確認します。 TradeTapp アカウントがアクティブで、適切なライセンスを付与されていることを確認します。インターネット接続が安定していることを確認します。権限の調整が必要な場合は、ハブ管理者にお問い合わせください
契約に適格認定データが表示されない	[ライブラリ]設定で TradeTapp 統合が正しく構成されていることを確認します。統合設定で TradeTapp にサインインしていることを確認します。有効なプロファイルを持つサプライヤーが TradeTapp に存在することを確認します。 Cost Management のサプライヤーの納税用法人番号が TradeTapp の納税用法人番号と一致していることを確認します。契約サプライヤーフィールドに正しい会社が入力されていることを確認します。重要: 自動データ同期が行われるためには、納税用法人番号が一致している必要があります。両方のシステムで法人納税者番号が同じであることを確認してください。
納税用法人番号の照合に関する問題	システムでは、納税用法人番号を使用して TradeTapp と Cost Management の間でサプライヤー会社が照合されます。データが正しく同期されない場合は、次のようにします。 Cost Management のサプライヤーの納税用法人番号が TradeTapp の納税用法人番号と完全に一致していることを確認します。先頭のゼロ、スペース、特殊文字の違いがないかを確認します。納税用法人番号の形式が正しい規格(US FEIN: 96-7527579 など)に従っていることを確認します。不一致があれば、いずれかのシステムの納税用法人番号を更新して一致させます。納税用法人番号が一致すると、数分以内に適格認定データが自動的に同期されます。
MSA アップロードのエラー	次のことを確認します。ファイル形式が PDF であること(それ以外の形式はサポートされていません) ファイルサイズが 5 MB 以下であること発効日が正しい形式で入力されていること TradeTapp でドキュメントをアップロードするために必要な権限を持っていることファイルサイズの問題を解決するには: Adobe Acrobat または別の PDF ツールを使用して PDF ファイルを圧縮します。ドキュメントから不要なページまたは画像を削除します。 Web 表示または画面表示の最適化設定を行って PDF を保存します。再度、圧縮ファイルのアップロードを試みます。
ドキュメント変数が入力されない	変数の構文が正しいこと、および変数ファインダーから正確にコピーしていることを確認します。サプライヤーの TradeTapp プロファイルに関連データが入力されていることを確認します。ドキュメントテンプレートの形式がサポートされていることを確認します(Microsoft Word または Excel)。変数を追加した後、テンプレートがアップロードされたことを確認します。修正後にドキュメントパッケージを再生成して、更新されたデータを確認します。

ヒント: その他のリソースについては、ヘルプドキュメント「TradeTapp for general contractors (総合請負業者向けの TradeTapp)」を参照してください。