変更タスクは、[変更リクエスト] (CR)または[変更指示] (CO)のコンテキスト内で、 [タスク プランニング] タブを使用して作成されます。このタブでは、タスクを開始する前に、まずすべてのタスクの詳細を取り込むことができます。
変更タスクが作成されると、CR または CO から関連情報が [関連変更プロセス] セクションに入力され、元の変更プロセスへのリンクも表示されます。
変更タスクが別のタスクの完了に従属している場合は、このタスクへのリンクが [タスクの詳細] セクション > [従属関係] フィールドと [参照] タブに表示されます。これにより、現在のタスクの前に実行されたタスクをすばやく確認できます。
変更タスクには [影響を受けるアイテム] タブもあります。[追加] をクリックして、タスク中に対処する必要のあるアイテムを追加します。
タスクは、変更リクエスト(CR)または変更指示(CO)のコンテキスト内で作成されます。変更プロセスで [タスクを開始] アクションが実行されると、他のタスクに従属しないタスクがただちに割り当て先に割り当てられます。割り当て先には電子メールで通知が届き、 [仕掛中の作業] リストで割り当てられたタスクを見つけることができます。別のタスクの完了に従属する残りのタスクは、 [プランニング] ステータスのままです。これらのタスクは、従属タスクが完了すると自動的に [割り当て済み] ステータスに移行します。これは、関連する変更リクエスト/変更指示の [スケジュール] タブに表示されます。
タスクの目標開始日を使用して、タスクの作業を開始するマイルストーン日付を定義します。これにより割り当て先は、承認を求められた日時を知ることができます。[承認] 遷移をクリックして、タスクの作業を開始します。
承認が完了すると、日付が実際の開始日として取り込まれます。ワークフロー アクションのコメントが [コメント ログ] に保存されます。
偏差は、後で解析するために自動的に取り込まれます。
タスクの割り当て先は、タスクの [添付ファイル] タブでファイルをアップロードして、アクティビティの結果を提供することができます。また、 [参照] タブで、アイテムやドキュメントなどの他の成果物をリンクすることもできます。
タスクにかかった労力は、 [労力] タブで追跡できます。ここでは、毎日費やした時間を記録できます。労力が入力され、保存されると、労力の合計が計算されます。これらの時間は、タスクの完了時に関連する変更リクエストまたは変更指示の総労力に追加されます。さらに、タスクを完了すると、タスク詳細のタブの労力の合計が取り込まれ、目標値と比較されます。これは、リソース プランニングの検証に役立ちます。労力はオプションですが、変更コーディネータは変更プロセスごとに総労力を追跡できます。
計画どおりにタスクを完了できない問題が発生した場合は、 [保留に設定] ワークフロー アクションを使用してタスクを保留に設定できます。その後、適切なアクションを実行するようシステムからタスク所有者に通知されます。
タスクに取り組むうちに、他のアイテムが影響を受け、対処する必要があると判断する場合があります。これらのアイテムは、 [影響を受けるアイテム] タブに追加することができます。
変更リクエストまたは変更指示の所有者は、関連する変更タスクを監視することができます。各変更タスクは、 [ステータス] セクションにリアルタイムのステータス インジケータを表示します。
各タスクには [フォローアップとステータス更新] セクションがあります。ここでは、タスクの現在の状態に関するコメント、および必要に応じてフォローアップの日付を追加することができます。これらのコメントは [ステータス更新ログ] フィールドに追加されます。
最新のコメント、そのコメントが投稿された日付、およびコメントを投稿したユーザも、 [最後のステータス更新] テーブルの[ステータス]セクションに追加されます。これらはすべて、ワークスペース ビューでアクティビティの現在の状態を追跡するために使用できます。
タスクの割り当て先は、いつでもタスクを完了できます。組織で必須でなければ、労力や添付ファイルなどの詳細を提供する必要はありません。
タスクを完了するには、 [タスクを完了] ワークフロー遷移をクリックします。タスクが完了すると、依存タスクは自動的に [割り当て済み] ステータスに移行します。これが親プロセス(変更リクエストまたは変更指示)で保留中の最終タスクである場合、親プロセスは自動的に次の定義済みのステータスに遷移します。すべてのアクティビティの完了が変更コーディネータに通知されるため、手動で通知を送信する必要はありません。
ドキュメントの成果、アクティビティ、およびタスクの全体的なソリューションなど、タスクの完了に関する追加情報を [完了コメント] フィールドに入力します。関連するイメージやコメントを [イメージ] セクションに追加します。
タスクが完了したら、サポート ドキュメントを [添付ファイル] タブに追加できます。後続のタスクが現在のタスクに従属している場合、これらの添付ファイルが次のタスクの [関連する添付ファイル] セクションに追加されます。
変更タスクの [影響を受けるアイテム] タブにアイテムが含まれている場合、これらのアイテムは、タスクが完了した際に、該当する CR または CO の [影響を受けるアイテム] タブに自動的にコピーされます(既に存在する場合を除く)。これは、変更コーディネータが、変更プロセス全体を通じて影響を受けるすべてのアイテムをモニタできるようにするためです。
変更タスクを定義するときに、変更コーディネータはオプションのレビュー担当者を選択できます。レビュー担当者が選択されている場合、割り当て先が直接タスクを完了することはできません。代わりに、割り当て先は [レビューのために提出] ワークフロー遷移をクリックする必要があります。その後、レビュー担当者に通知され、タスクの結果をレビューするよう求められます。その後、レビュー担当者はタスクを閉じるか、再作業のためのコメントを付けて割り当て先に戻すことができます。
タスクが不要であると判断した場合、変更所有者、割り当て先、またはレビュー担当者は、タスクが保留中または既に完了している場合を除き、どの段階からでもタスクをキャンセルできます。タスクをキャンセルすると、次のようになります。
タスクの以前のステータス、キャンセル日、タスクをキャンセルしたユーザ、およびコメントは、 [キャンセルの詳細] セクションに取り込まれます。
[経過時間] フィールドと [残り日数] フィールドが更新され、「キャンセル」 と表示されます。
対応する変更リクエストまたは変更指示の [タスク プランニング] タブからタスクが削除されます。
従属タスクはキャンセルされませんが、システムで自動的に開始されることはありません。必要に応じて手動で開始する必要があります。
これが最終タスクである場合、親の変更リクエストまたは変更指示は次の段階に進みます。